Vastuut, toimintaohjeet ja koulutus
Tilitoimiston yhtenäiset toimintaohjeet
Tilitoimistolla tulee olla omaan toimintaansa soveltuvat kirjalliset toimintaohjeet, joissa on kuvattu esimerkiksi
- asiakkaan tuntemisen prosessi – tietojen keruu ja käsittely
- epäilyttävien liiketoimien seuranta ja käsittely
- ilmoitusmenettely
Ohjeitten tulee olla konkreettisia sekä tilitoimiston prosesseihin ja ohjelmistoihin soveltuvia. Idea on, että ohjeitten avulla työntekijät voivat täyttää käytännössä keskeiset rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen torjunnan velvoitteet. Kun riskiarvio on riskien pohdintaa strategisella tasolla, toimintaohjeet ovat käytännön ohjeistusta arjen tilanteisiin.
Vastuullisen henkilön nimeäminen
Tilitoimiston on nimettävä johdostaan henkilö, joka vastaa rahanpesulain säännösten noudattamisen valvonnasta. Henkilön tulee laatia tai hyväksyä tilitoimiston rahanpesun torjunnan toimintaohjeet ja valvoa niiden noudattamista. Käytännössä vastuuhenkilön kannattaa laatia myös kirjallinen suunnitelma, miten ohjeiden noudattamista valvotaan sekä kirjata keskeiset suoritetut valvontatoimet.
Henkilöstön koulutus
Tilitoimiston tulee huolehtia siitä, että työntekijät saavat rahanpesulain velvoitteiden noudattamiseksi tarvittavan koulutuksen. Taloushallintoliitto on tuottanut taloushallinnon ammattilaisille verkkokoulutuksen, joka on maksuton jäsenyritysten työntekijöille. Löydät koulutuksen tästä linkistä.
Tilitoimiston kannattaa dokumentoida pidetyt koulutukset ja niiden sisältö pääpiirteittäin sekä koulutuksen suorittaneet työntekijät. Näin tilitoimiston johto voi valvoa koulutuksen riittävyyttä ja varmistaa, että kaikki työntekijät ovat suorittaneet vaadittavat koulutukset. Dokumentin avulla koulutusvelvoitteen noudattaminen voidaan todentaa myös esimerkiksi LVV:n suorittamassa tarkastuksessa.