Asiakkaan liiketoimien seuranta
Rahanpesulain tavoitteiden kannalta asiakkaan liiketoimien seuranta on tilitoimiston rahanpesun ja terrorismin rajoittamiseen liittyvistä velvoitteista tärkein. Asiasta säädetään rahanpesulain 3:4 §:ssä. Alla otteita kyseisen säännöksen sisällöstä.
Rahanpesulaki 3:4,1§ “Ilmoitusvelvollisen on hankittava tietoja asiakkaansa ja tämän tosiasiallisen edunsaajan toiminnasta, liiketoiminnan laadusta ja laajuudestasekä perusteista palvelun tai tuotteen käyttämiselle. Ilmoitusvelvollinen saa hyödyntää asiakkaasta tai tämän tosiasiallisesta edunsaajasta eri tietolähteistä saatavilla olevia tietoja asiakasta koskevan riskiarvion laatimiseksi ja ylläpitämiseksi, rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi sekä tässä laissa tarkoitetun ilmoitusvelvollisuuden ja selonottovelvollisuuden täyttämiseksi.”
Lähtökohtana tilitoimiston suorittamalle asiakkaan liiketoimien jatkuvalle seurannalle on asiakkaan liiketoiminnan laadun ja laajuuden tuntemus. Tilitoimisto perehtyy asiaan joka tapauksessa voidakseen hoitaa kirjanpitoon, palkkoihin ja verotukseen liittyvät velvoitteet asianmukaisesti ja riittävän liiketoimintaymmärryksen pohjalta. Asiasta ei siis aiheudu olennaista lisätyötä tilitoimistolle.
Rahanpesulaki 3:4,2§ “Ilmoitusvelvollisen on järjestettävä asiakkaan toiminnan laatuun ja laajuuteen, asiakassuhteen pysyvyyteen ja kestoon sekä riskeihin nähden riittävä seuranta sen varmistamiseksi, että asiakkaan toiminta vastaa sitä kokemusta ja tietoa, joka ilmoitusvelvollisella on asiakkaasta ja tämän toiminnasta.”
Riskiarvion pohjalta tilitoimiston tulee seurata asiakkaansa liiketoimintaa ja varmistaa, että se vastaa sitä ymmärrystä, joka tilitoimistolla asiakkaasta on. Tämänkin velvoitteen täyttämisessä voidaan hyödyntää normaaliin asiakassuhteen hoitoon ja taloushallintopalvelun asianmukaiseen hoitoon muutoinkin kerättäviä tietoja ja asiakasymmärrystä.
Haasteena tällä hetkellä on taloushallinnon lisääntynyt automaatio. Kun yhä suurempi osa liiketapahtumista käsitellään automaation avulla, kirjanpitäjä ei välttämättä enää seuraa ja käsittele asiakkaan kaikkia liiketapahtumia. Toisaalta taloushallintojärjestelmissä ei vielä yleensä ole sisäänrakennettuna rahanpesun ja terrorismin rahoittamiseen liittyvää automaattista monitorointia.
Rahanpesulain 3:4,3 § “Ilmoitusvelvollisen on erityisesti kiinnitettävä huomiota liiketoimiin, jotka rakenteeltaan tai suuruudeltaan taikka ilmoitusvelvollisen koon tai toimipaikan osalta ovat epätavallisia. Samoin on meneteltävä, jos liiketoimilla ei ole ilmeistä taloudellista tarkoitusta tai ne eivät sovi yhteen sen kokemuksen tai tietojen kanssa, jotka ilmoitusvelvollisella on asiakkaasta. Tarvittaessa liiketoimeen liittyvien varojen alkuperä on selvitettävä.”
Vaikka tilitoimisto olisi automatisoinut liiketapahtumien hoitoa kattavasti, sen tulee rakentaa prosessi ja ohjeistus, jossa henkilöstö tarkastelee asiakkaan liiketapahtumia ja kiinnittää huomioita poikkeuksellisiin tapahtumiin. Manuaalisen seurannan lisäksi tekoälyvälineiden kehitys mahdollistaa pikkuhiljaa myös automatisoidun poikkeamien havainnoinnin pienemmänkin tilitoimiston resursseilla. Huomiota voidaan kiinnittää esimerkiksi poikkeuksellisen suuriin liiketapahtumiin, poikkeuksellisiin toimittajien tai asiakkaiden kotimaihin, poikkeaviin tuotteisiin tai palveluihin tai näiden yhdistelmiin. Sivutuotteena tietoa on mahdollista hyödyntää myös laadunvarmistuksessa ja asiakasymmärryksen keruussa. Tilitoimiston tulee tarvittaessa pyytää asiakkaaltaan selvitys huomiota herättävien liiketoimien tarkoituksesta ja/tai rahoituserien lähteisteistä.
Osa tilitoimiston asiakkaista on voitu riskiarviossa nostaa tehostetun tuntemisvelvollisuuden kohteiksi. Näiden asiakkaiden liiketoimintaa ja liiketapahtumia tulee seurata aktiivisemmin ja yksityiskohtaisemmin. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi asiakkaan liiketapahtumien seurantaa ja selvityspyyntöjen tekemistä asiakkaalle matalammalla kynnyksellä sekä asiakkaan liiketoiminnan läpikäyntiä säännöllisesti asiakkaan vastuukirjanpitäjän ja tilitoimiston rahanpesun torjunnasta vastaavan henkilön välillä.