Asiakkaan tuntemistietojen säilyttäminen
Käytännössä tilitoimiston on tallennettava asiakasyrityksen keskeiset perustiedot. Rahanpesulain 3.3 § listaa keskeisiä tuntemistietoja seuraavasti:
Asiakkaasta säilytettävät tiedot
Asiakkaan tuntemista koskevista tiedoista on säilytettävä:
- nimi, syntymäaika, henkilötunnus ja osoite;
- edustajan nimi, syntymäaika ja henkilötunnus; yleisen edunvalvojan osalta säilytetään kuitenkin edunvalvojan nimen, syntymäajan ja henkilötunnuksen sijasta palveluntuottajan yksilöintitiedot, edunvalvojan nimike sekä, jos palveluntuottajalla on useampi kuin yksi yleinen edunvalvoja, edunvalvojan järjestysnumero; (23.3.2023/444)
- oikeushenkilön täydellinen nimi, rekisterinumero, rekisteröimispäivä, rekisteriviranomainen, kotipaikan osoite ja pääasiallisen liiketoimintapaikan osoite, jos se eroaa kotipaikan osoitteesta sekä tarvittaessa yhtiöjärjestys tai yhteisösäännöt; (7.5.2021/376)
- oikeushenkilön hallituksen tai vastaavan päättävän elimen jäsenten täydelliset nimet, syntymäajat ja kansalaisuudet;
- oikeushenkilön toimiala;
- tosiasiallisten edunsaajien nimi, syntymäaika ja suomalainen henkilötunnus ja sen puuttuessa kansalaisuus sekä tarvittaessa tarkempi kuvaus omistus- ja määräysvaltarakenteesta tai jos tosiasiallista edunsaajaa ei ole pystytty tunnistamaan, edellä tarkoitetut tiedot 1 luvun 5 §:n 4 momentissa tarkoitetusta henkilöstä;
- henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan nimi, asiakirjan numero tai muu tunnistetieto ja myöntäjä taikka kopio asiakirjasta tai jos asiakas on etätunnistettu, tiedot todentamisessa käytetystä menettelystä tai lähteistä;
- tiedot asiakkaan toiminnasta, liiketoiminnan laadusta ja laajuudesta, taloudellisesta asemasta, perusteet liiketoimen tai palvelun käytölle ja tiedot varojen alkuperästä sekä muut 4 §:n 1 momentissa tarkoitetut asiakkaan tuntemiseksi hankitut tarpeelliset tiedot;
- 4 §:n 3 momentissa säädetyn selonottovelvollisuuden ja 13 §:ssä säädetyn poliittisesti vaikutusvaltaiseen henkilöön liittyvän tehostetun tuntemisvelvollisuuden täyttämiseksi hankitut välttämättömät tiedot;
- pankki- tai maksutilin numero, tilin omistajan tai käyttöoikeuden haltijan nimi ja tilin avaamis- ja sulkemispäivä sekä muut tiliin liittyvät tunnistetiedot siltä osin kuin ne eivät sisälly 1–9 kohtaan ja tietojen säilyttäminen on tarkoituksenmukaista ilmoitusvelvollisen liiketoiminnan luonne huomioon ottaen eikä niiden saamiselle ole muusta lainsäädännöstä johtuvaa estettä;
- tallelokeron vuokraajan nimi ja muut tallelokeron vuokraan liittyvät tunnistetiedot siltä osin kuin ne eivät sisälly 1–9 kohtaan sekä vuokra-ajan pituus ja tietojen säilyttäminen on tarkoituksenmukaista ilmoitusvelvollisen liiketoiminnan luonne huomioon ottaen eikä niiden saamiselle ole muusta lainsäädännöstä johtuvaa estettä;
- sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisiin transaktioihin liittyvistä luottamuspalveluista sisämarkkinoilla ja direktiivin 1999/93/EY kumoamisesta annetussa Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EU) N:o 910/2014 säädettyjen sähköisen tunnistamisen menetelmien ja niihin liittyvien luottamuspalvelujen tai asiaankuuluvien kansallisten viranomaisten sääntelemien, tunnustamien tai hyväksymien muiden suojattujen etäältä tai sähköisesti toteutettavien tunnistusprosessien avulla saadut tiedot.
Jos asiakas on ulkomaalainen, jolla ei ole suomalaista henkilötunnusta, on 2 momentissa tarkoitettujen tietojen lisäksi säilytettävä tieto asiakkaan kansalaisuudesta ja matkustusasiakirjan tiedot.
Kohta 12 tarkoittaa hallituksen esityksen 228/2016 mukaan seuraavaa: jos asiakkaan tai edustajan henkilöllisyys on todennettu vahvalla sähköisellä tunnistuksella, tallenna tunnistuspalvelun tuottama vahvistus, joka osoittaa, että henkilöllisyyden todentaminen on tehty.
Miten tiedot hankitaan tilitoimistolle
Yllä esitetyt tuntemistiedot saadaan käytännössä tilitoimistolle
- Keräämällä asiakkailta tiedot vastuuhenkilöistä ja edunsaajista
- Keräämällä esimerkiksi osakeyhtiöltä tiedot ja asiakirjat (kaupparekisteriote, yhtiöjärjestys) jotka perinteisestikin on kerätty asiakkuuden perustamisen yhteydessä
- Normaalisti osana asiakkaan taloushallinnon hoitoa (esimerkiksi pankkitili)
- Osana normaalia asiakkaan liiketoiminnan ymmärrystä ja taloushallinnon hoitoa (tiedot asiakkaan toiminnasta, liiketoiminnan laadusta ja laajuudesta, taloudellisesta asemasta, perusteet liiketoimen tai palvelun käytölle ja tiedot varojen alkuperästä)
- Tarvittaessa pyytämällä asiakkaalta esimerkiksi selvitys ja taustatiedot liiketapahtumasta osana rahanpesulain edellyttämää asiakkaan liiketoiminnan seurantaa
Miten pitkään tiedot pitää säilyttää ja miten säilytys kannattaa järjestää
Rahanpesulain mukaan ilmoitusvelvollisen on pidettävä kaikki asiakkaan tuntemista ja liiketoimia koskevat asiakirjat ja tiedot ajantasaisina ja olennaisina. Tiedot on säilytettävä luotettavalla tavalla viiden vuoden ajan vakituisen asiakassuhteen päättymisestä.
Lainsäädännössä ei ole selkeää määritelmää, mitkä raportit tai tiedot todentavat asiakkaan liiketoiminnan laadun ja laajuuden ja tiedon taloudellisesta asemasta. Käytännössä esimerkiksi asiakkaan tilinpäätösten sekä päivä- ja pääkirjojen säilyttäminen on hyvä tapa näiden tietojen säilyttämiseen. Koko tositeaineistoa ei ole perusteltua säilyttää rahanpesulain vaatimusten nojalla, paitsi esimerkiksi tilanteissa, joissa asiakkaasta on tehty ilmoitus epäilyttävästä liiketoimesta.
- Käytännössä yllä esitetyt rahanpesulain edellyttämät tuntemistiedot kannattaa säilyttää omana kokonaisuutenaan, vaikka ne olisivat asiakassuhteen aikana saatavilla myös esimerkiksi taloushallinto-ohjelmistossa.
- Tietojen kerääminen yhteen paikkaan tehostaa ja helpottaa LVV:n tietopyyntöihin vastaamista ja LVV:n tarkastuksen suorittamista ja säästää myös tilitoimiston aikaa. LVV voi määrätä rike- tai seuraamusmaksun, jos tilitoimisto ei pysty todentamaan, että se on kerännyt ja säilyttänyt rahanpesulain edellyttämät tiedot.
