Asiakkaan tunnistaminen ja henkilöllisyyden todentaminen
Asiakkaan tunnistaminen ja henkilöllisyyden todentaminen sekoitetaan usein tilitoimistoissa. Kyse on oikeastaan kahdesta eri asiasta. Tässä asia selitettynä lyhyesti ja ytimekkäästi.
Rahanpesulain 1:4§ määrittelee tunnistamisen ja todentamisen seuraavasti:
- Tunnistamisella tarkoitetaan asiakkaan henkilöllisyyden selvittämistä asiakkaan toimittamien tietojen perusteella
- Henkilöllisyyden todentamisella tarkoitetaan asiakkaan henkilöllisyyden varmistamista luotettavasta ja riippumattomasta lähteestä peräisin olevien asiakirjojen tai tietojen perusteella.
Tunnistaminen siis tarkoittaa käytännössä sitä, että asiakkaan edustaja ilmoittaa itsensä ja muiden vastuuhenkilöiden nimen, henkilötunnuksen ja muut tiedot. Todentaminen tarkoittaa sitä, että henkilöllisyys todennetaan esimerkiksi passista tai vahvalla sähköisellä tunnistamisella.
Asiakkaan tunnistaminen – henkilöistä kerättävät tiedot
Tilitoimiston tulee tunnistaa asiakkaistaan alla kuvatut tahot ja kerätä ja säilyttää heistä minimissään alla esitetyt henkilötiedot (rahanpesulaki 3:3§). Tietoja tulee säilyttää vähintään viisi vuotta asiakassuhteen päättämisestä.
- Asiakas (luonnollinen henkilö, esimerkiksi toiminimiyrittäjä) – nimi, henkilötunnus, syntymäaika ja osoite sekä tieto PEP-asemasta (poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö)
- Asiakkaan edustaja (esimerkiksi asiakkaan yhteyshenkilönä toimiva toimitusjohtaja) – nimi, syntymäaika ja henkilötunnus
- Asiakkaan hallituksen tai vastaavan päättävän elimen jäsenet – täydelliset nimet, syntymäajat ja kansalaisuudet
- Asiakkaan tosiasialliset edunsaajat – nimi, syntymäaika ja suomalainen henkilötunnus ja sen puuttuessa kansalaisuus sekä tieto PEP-asemasta (poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö)
PEP-asemasta voit lukea enemmän täältä.
Henkilöllisyyden todentaminen
Tunnistamisen lisäksi tilitoimiston pitää aina todentaa henkilöllisyys asiakkaalta (luonnollinen henkilö kuten toiminimiyrittäjä) ja asiakkaan edustajalta (esimerkiksi asiakasyrityksen yhteyshenkilönä toimiva toimitusjohtaja tai talouspäällikkö). Tästä on säädetty rahanpesulain 3:2§:ssä. Myös tosiasiallisten edunsaajien henkilöllisyys on perusteltua todentaa tarvittaessa, esimerkiksi silloin kun asiakkaaseen tai sen edunsaajiin liittyy kohonnut rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen riski.
Henkilöllisyys todennetaan esimerkiksi passin tai henkilöllisyystodistuksen avulla. Asiakirjan kuvasivusta otetaan valokopio, tai asiakirjan numero tallennetaan. Yhä useammalla tilitoimistolla on käytössään ja asiakkaille tarjottavana järjestelmiä, joissa on vahva sähköinen tunnistus. Vahvaa sähköistä tunnistusta käytetään esimerkiksi järjestelmissä, joilla tilitoimistot tekevät asiakkaidensa kanssa sopimuksia tai allekirjoituttavat tilinpäätöksiä. Näitä järjestelmiä voidaan hyödyntää myös henkilöllisyyden todentamiseen.