Rekrytointi on markkinointia – prosessi ja viestintä kuntoon innostavan työnantajakuvan luomiseksi
Rekrytointiprosessi ei ole enää pelkkä työnhakijan ja työnantajan kohtaaminen. Rekrytoinnin prosessi on ensivaikutelma, kulttuurin ilmentymä, sitoutumisen perusta ja tulevaisuuden kasvualusta organisaatiolle. Myös rekrytoinnissa ensivaikutelman voi luoda vain kerran.
Rekrytointiprosessin aikana organisaatio toimii työnantajan kasvoina. Rekrytoiva esihenkilö ja rekrytoija ovat niitä, jotka kommunikoivat työnhakijan kanssa ja muokkaavat hakijan käsitystä organisaatiosta. Rekrytointiprosessi on usein ensimmäinen kontakti yrityksen ja rekrytoinnissa mukana olevan työnhakijan välillä. Ensimmäisellä pisteellä on merkittävä vaikutus työnantajakuvan luomisessa. Työnhakutilanteessa hakijan näkökulmasta ensivaikutelma on ratkaiseva, ja se luo odotuksia, olivat ne sitten positiivisia tai negatiivisia.
Rekrytoivat esihenkilöt kuitenkin unohtavat joskus, että heitäkin arvioidaan rekrytointiprosessin aikana. Hakijat saattavat miettiä, haluavatko he työskennellä kyseisen esihenkilön alaisena ja mitä voivat oppia häneltä. Rekrytoinnin aikana luodaan siis vaikutelma molempiin suuntiin.
Finders Seekers -yrityksen Senior IT Talent Advisor ja partner Ida Lähteenmäki on kokenut konkari rekryalalla. Hän on toiminut erilaisissa organisaatioissa, kuten pörssiyrityksissä, startupeissa ja konsultointifirmoissa. Ida on nähnyt rekrytointiprosessin eri puolet niin ulkoisen rekrytointikonsultin kuin inhouse-rekrytoijan näkökulmasta. IT-alan lisäksi myös talousalan rekrytoinnit ovat tulleet hänelle tutuksi.
Lähteenmäki muistuttaa, että esihenkilön tulisi aina olla päävastuussa rekrytoinnista, vaikka prosessissa olisikin mukana HR tai ulkopuolinen konsultti. Esihenkilö toimii yrityksen kasvoina ja antaa jokaiselle hakijalle kuvan yrityksestä ja tiimistä. Parhaimmillaan esihenkilö käyttää myös omia verkostojaan rekrytoinneissa.
”On paljon henkilökohtaisempaa ja vaikuttavampaa, kun esihenkilö tai tiimiläiset jakavat työpaikkailmoituksen sosiaalisessa mediassa tai aktivoivat muuten omia verkostojaan.” Lähteenmäki kertoo.
Hyvä ja avoin viestintä on koko rekrytointiprosessin ydin
Hyvä rekrytointiprosessi on johdonmukainen, selkeä ja hyvin suunniteltu. Hyvässä prosessissa työnantaja kertoo etukäteen rekrytoinnin kulun vaiheet ja varmistaa, että jokainen kohtaaminen tuo lisäarvoa sekä työnhakijalle että työnantajalle. Samalla on hyvä varmistaa, ettei samoja kysymyksiä kysytä monta kertaa, ja jokaisella tapaamisella on oma teemansa. Nykyaikainen rekrytointiprosessi joustaa myös kandidaatin toiveiden ja tarpeiden mukaisesti esimerkiksi haastatteluiden toteuttamisen osalta.
Erittäin tärkeää on säännöllinen ja avoin viestintä. Hyvä ja avoin viestintä puuttuu monesta rekrytointiprosessista, mikä vaikuttaa suoraan negatiivisesti työntekijäkokemukseen tai työnantajakuvan muodostumiseen. Jokaisessa rekrytoinnissa ja jokaiselle hakijalle tulisi viestiä, mitä tapahtuu ja milloin tapahtuu sekä tiedottaa mahdollisista viivästymisistä rehellisesti. Läpinäkyvyys koko prosessin ajan on erittäin tärkeää. Jopa palkkauksesta kannattaa keskustella heti alkumetreillä, jotta säästetään molempien osapuolten aikaa myöhemmiltä epäselvyyksiltä.
Jos työhakija ei tule valituksi, hänelle on hyvä tarjota palautetta ja perustelut valinnasta. Jokainen tavattu hakija kannattaa lopuksi soittaa läpi. Näin myös henkilöt, jotka eivät tulleet valituksi, saavat mahdollisuuden palautteelle. Rekrytointiprosessista voi myös lähettää tyytyväisyyskyselyn jokaiselle hakijalle ja saada näin arvokasta tietoa, miten hakijat ovat nähneet prosessin toimivuuden. Tyytyväisyyskyselyn lähettäminen antaa myös positiivisen kuvan kehitysmyönteisestä organisaatiosta.
Jos Lähteenmäki suunnittelee rekrytointiprosessin, voisi se roolista riippuen näyttää esimerkiksi seuraavalta:
- Rekrytoiva esihenkilö tai rekrytoija soittaa työnhakijalle. Puhelussa käydään läpi auki olevan paikan työtehtävät, rooli ja odotukset. Tämän lisäksi työnhakijalta tiedustellaan hänen omia odotuksiaan työtehtävän suhteen
- Rekrytoiva esihenkilö ja rekrytoija haastattelevat työnhakijan. Samalla kartoitetaan tarkemmin hakijan osaamista ja käydään läpi taustaa sekä kerrotaan tarkemmin yrityksestä, tiimistä ja roolista.
- Soveltuvuusarviointi tai haastattelu työskentelytyyliin ja motivaatioon liittyen. Monimenetelmäisyys on yksi laadukkaan prosessin tunnusmerkeistä.
- Seuraavaksi voidaan pitää epävirallinen kahvikeskustelu esimerkiksi tiimiläisten kanssa, jossa ei niinkään arvioida vaan tutustutaan. Keskustelun pohjana voidaan käyttää esimerkiksi kulttuurikäsikirjaa.
- Keskustelu käytännön asioista ja avoimet kysymykset.
Tärkeää on, että rekrytointiprosessi on johdonmukainen, läpinäkyvä ja viestinnältään hyvä.
”Hienosti hoidetulla rekrytointiprosessilla voi kasvattaa merkittävästi oman yrityksen “talent poolia” tulevia rekrytointeja varten. Erityisen positiivisesta ja mieleenpainuvasta kokemuksesta kerrotaan myös eteenpäin, joten parhaimmillaan yrityksen houkuttelevuus kasvaa myös hakijoiden omien verkostojen silmissä”, toteaa Lähteenmäki.
Tehtävän ja kulttuurin sopivuuden huomioiminen rekrytoinnissa
Työnhakijan on tärkeää olla realistinen omien odotusten ja toiveiden suhteen yrityksen kulttuurin osalta. Työpaikka, joka ei sovi omaan arvomaailmaan tai työtapaan, voi olla pitkällä aikavälillä epätyydyttävä, vaikka työnkuva olisikin kiinnostava. Siksi Lähteenmäki suosittelee, että työpaikan kulttuurista keskustellaan esihenkilön, tiimin ja rekrytoitavan henkilön kanssa avoimesti. Keskustelun pohjana voidaan käyttää esimerkiksi yrityksen laatimaa kulttuurikäsikirjaa.
Toisaalta myös työnantajan on tärkeää arvioida kandidaatin sopivuutta yrityksen kulttuuriin. Tämä voidaan tehdä esimerkiksi kysymällä tilanteisiin liittyviä kysymyksiä, joissa arvioidaan, miten kandidaatti toimisi tiimin jäsenenä ja miten hän sopeutuisi yrityksen käytäntöihin ja arvoihin. Kulttuurin sopivuus mahdollistaa viihtymisen yrityksessä pitkällä aikavälillä.
Hienosti hoidetulla rekrytointiprosessilla voi kasvattaa merkittävästi oman yrityksen “talent poolia” tulevia rekrytointeja varten. Erityisen positiivisesta ja mieleenpainuvasta kokemuksesta kerrotaan myös eteenpäin
Ida Lähteenmäki, Finders Seekers
”On hyvä muistaa, että asioista kerrotaan rehellisesti. Nostetaan esille asioita, joista ollaan ylpeitä, mutta avataan myös asioita, jotka vaativat vielä jatkojalostusta tai kehitystä. Liian positiivinen kuva tai epätotuudet paljastuvat kyllä, jos asiat eivät ole niin kuin on kerrottu.” Lähteenmäki summaa.
Rekrytointiprosessin mittaaminen ja arvioiminen osana työntekijäkokemusta
Lähteenmäki suosittelee yrityksen rekrytointiprosessin tarkastelua tietyin väliajoin. Hyvä tapa arvioida rekrytointia on käydä keskustelu tai tehdä anonyymi kysely uudelle tulokkaalle esimerkiksi kolmen ja kuuden kuukauden sekä vuoden kuluttua aloituksesta ja selvittää, miten rekrytointivaiheessa luotuihin odotuksiin on vastattu. Kyselyiden perusteella on helppoa tehdä jatkokehitystä.
Joissain yrityksissä on myös suositteluohjelma eli suosittelemalla työpaikkaa tuttavalleen saa bonuksen. Rekrytointiohjelmaa voidaan käyttää myös mittarina, koska sen avulla nähdään, miten ihmiset suosittelevat organisaatiota ja millaisena ihmiset näkevät työpaikkansa.
Miten rekrytointiprosessilla voidaan vaikuttaa työnantajaan sitoutumiseen?
Rekrytointiprosessi voi joko vahvistaa työnantajaan sitoutumista tai heikentää sitoutumista. Hyvin hoidetun rekrytointiprosessin jälkeen pitäisi alkaa hyvin suunniteltu, selkeä ja etukäteen mietitty työntekijän perehdytys. Positiivisia tunteita herättävä käytäntö on, että jo ennen ensimmäistä päivää uuteen työntekijään ollaan yhteydessä: esimerkiksi puhelu esihenkilöltä tai viesti uudelta kollegalta. Myös verkkoperehdytysmateriaalia voi lähettää jo ennen ensimmäistä työpäivää. Näin saadaan purettua alkujännitystä ja rakennetaan hyvää keskustelun pohjaa ensimmäisiin päiviin.
”Kun aloitin nykyisessä työpaikassani, sain videotervehdyksen useammalta kollegalta. Siitä tuli todella tervetullut ja lämmin fiilis. Pienikin ele voi tehdä suuren vaikutuksen” Lähteenmäki hymyilee.
Rekrytoinnin tulevaisuus
”Tällä hetkellä puhutaan paljon anonyymistä rekrytoinnista, mikä tulee varmasti kehittymään tulevaisuudessa luoden tasa-arvoisempia rekrytointiprosesseja. Haluaisin nähdä rekrytoinnin kehittyvän siihen, että organisaatiot rakentaisivat strategisesti ”talenttiyleisöjä” tai ”talent pooleja” hyödyntäen rekrytointeja pitkän tähtäimen kilpailuetuna.”
“Lisäksi toivoisin, että rekrytointien onnistuminen olisi sidottu myös rekrytoivien esihenkilöiden tavoitteisiin. Näin varmistettaisiin sitoutuminen ja omistajuus jokaiseen rekrytointiin ja mahdollisen palkkauksen jälkeiseen perehdytykseen.” Lähteenmäki sanoo.
Hyvän rekrytointiprosessin vaiheet
- Rekrytoiva esihenkilö tai rekrytoija soittaa työnhakijalle. Puhelussa käydään läpi auki olevan paikan työtehtävät, rooli ja odotukset. Tämän lisäksi työnhakijalta tiedustellaan hänen omia odotuksiaan työtehtävän suhteen
- Rekrytoiva esihenkilö ja rekrytoija haastattelevat työnhakijan. Samalla kartoitetaan tarkemmin hakijan osaamista ja käydään läpi taustaa sekä kerrotaan tarkemmin yrityksestä, tiimistä ja roolista.
- Soveltuvuusarviointi tai haastattelu työskentelytyyliin ja motivaatioon liittyen. Monimenetelmäisyys on yksi laadukkaan prosessin tunnusmerkeistä.
- Seuraavaksi voidaan pitää epävirallinen kahvikeskustelu esimerkiksi tiimiläisten kanssa, jossa ei niinkään arvioida vaan tutustutaan. Keskustelun pohjana voidaan käyttää esimerkiksi kulttuurikäsikirjaa.
- Keskustelu käytännön asioista ja avoimet kysymykset.
Julkaisemme artikkelisarjan siitä, mitä työntekijäkokemus on ja miten sitä voi kehittää taloushallintoalan yrityksissä. Voit lukea edellisen osan täältä.
Linda Paasikallio, toimitusjohtaja, eFace
