Etätyöorganisaatiossa panostetaan perehdytykseen ja työntekijäkokemukseen: Mirka Salmisen tarina Fennoalla
Perehdytysprosessi voi olla ratkaiseva tekijä uuden työntekijän onnistuneessa sopeutumisessa organisaatioon ja työtehtäviin. Mirka Salminen, joka aloitti työt Fennoalla muutama kuukausi sitten, kertoo kokemuksistaan ja organisaation lähestymistavasta perehdytykseen.
Olin kesän lopussa kävelyllä Mirka Salmisen kanssa. Hän puhkui intoa ja energiaa. Uusi työ, johon hän todella tunsi kuuluvansa oli löytynyt. Mirka etsi uutta työtään rauhassa tavoitteenaan löytää paikka, jossa tulisi todella viihtymään. Hän haki monia tehtäviä ja huomasi rekrytointien vaikuttavan omaan hakijakokemukseensa merkittävästi. Työnhakijana Mirka kiinnitti huomiota, että organisaatiot kohtelivat kandidaatteja hyvin eri tavoin. Mirkan kokemuksen mukaan jopa 80 prosenttia organisaatioista ei lähettänyt hakijoilleen mitään viestiä rekrytoinnin etenemisestä. Toisin kävi kuitenkin työpaikan kanssa, jonka hän sai. Hakijakokemus lämmitti Mirkan mieltä ensi metreiltä lähtien.
Miten perehdytys vaikuttaa työntekijäkokemukseen?
Uuden työntekijän aloittaessa työt organisaatiossa, suunniteltu, yksilöllinen ja joustava perehdytysprosessi vaikuttaa työntekijäkokemukseen ja työpaikkaan sitoutumiseen. Hyvin suunniteltu perehdytysprosessi luo tunteen, että uutta työntekijää odotetaan ja hän on tervetullut organisaatioon. Perehdytysaikana uusi työntekijä voi varmistaa, että rekrytoinnin aikana annetut lupaukset ja mielikuvat pitävät paikkaansa.
Hyvin suunniteltu perehdytysprosessi luo tunteen, että uutta työntekijää odotetaan ja hän on tervetullut organisaatioon.
Mirka Salminen työskentelee Fennoalla asiakaspalvelun organisaatiossa koulutustiimissä. Organisaatiossa on tällä hetkellä 47 työntekijää. Vuonna 2023 vauhti oli kova, ja henkilöstömäärä kaksinkertaistui. Henkilöstön määrän kasvaminen on vaikuttanut muun muassa perehdytyksen tärkeyteen. Työpiste Mirkalla on omassa kotitoimistossaan, koska Fennoalla on täysi etätyökulttuuri.
Perehdytysprosessi Fennoalla koostuu neljästä vaiheesta
Perehdytys uudessa työssä alkoi mieluisasti. Mirka koki jo ennen ensimmäistä työpäivää, että hänet otettiin hyvin lämpimästi vastaan ja hänellä oli mahdollisuus vaikuttaa omaan aloitusajankohtaan, työskentelysijaintiin ja työkaluihin.
Mirka Salminen näkee oman perehdytyksensä koostuneen neljästä vaiheesta.
Ennen ensimmäistä työpäivää – Perehdytys alkaa ennen uuden työntekijän ensimmäistä työpäivää, ja siihen sisältyy työvälineiden valinta ja toimittaminen kotitoimistolle sekä yrityksen työvälinepolitiikan esittely. Lisäksi sovitaan ensimmäisten päivien perehdytysohjelmasta.
Työt alkavat – Ensimmäiset työpäivät keskittyvät teknisiin asioihin, kuten työpisteen valmisteluun ja teknisten laitteiden käyttöön. Esihenkilö vierailee uuden työntekijän kotona, tutustuttaen yrityksen tapoihin, työtehtäviin ja kulttuuriin. Tehtävienhallintaohjelmisto Jiraan on luotu perehdytykselle oma projekti, josta seurataan etenemistä ja jonne lisätään tarvittaessa uusia tehtäviä. Fennoalla pikaviestinkanavana toimii Slack, jossa jokainen uusi työntekijä esitellään aloituspäivänä. Ensimmäisinä päivinä pidetään yhdessä esihenkilön kanssa useampia ’höpöttelytuokioita’, joissa jutellaan perehdytyksen etenemisestä, eteen tulleista kysymyksistä, mietteistä ja havainnoista ja välillä myös yleisistä arjen sattumuksista.
Tuotteisiin ja tiimiin perehtyminen – Uusi työntekijä perehtyy itselleen sopivan rytmin mukaan yrityksen tuotteisiin, ohjeisiin ja tiimikavereihin. Tämä vaihe auttaa jokaista ymmärtämään organisaation kulttuuria ja omia tehtäviään. Omaan tehtävään perehtyminen tapahtuu käytännössä kollegoiden työtä seuraten. Yhdessä sovituissa vapaamuotoisissa ’kahvitteluissa’ kollegat kertovat työstään ja vastailevat kysymyksiin.
Yhteisiin ’työskentelytreffeihin’ kannustetaan myös myöhemmin, jotta työntekijöille tulisi hyvä kokonaiskäsitys yrityksen toiminnasta. Aamuisin pidettävillä tikettikahveilla keskustellaan vapaamuotoisesti asiakaspalveluun tulleista yhteydenotoista ja niiden ratkaisuista. Tikettikahvien tarkoituksena on lisätä kaikkien ymmärrystä tuotteesta ja sen toiminnasta, kollegoista ja heidän tehtävistään ja osaamisalueistaan. On helpompi ottaa yhteyttä kollegaan, kun tietää missä asioissa lähestyä ketäkin.
Jatkuva oppiminen – Perehdytyksen viimeisessä vaiheessa korostetaan jatkuvaa oppimista. Esihenkilön kanssa keskustellaan siitä, mitä opiskellaan seuraavaksi ja miten osaamista voidaan ylläpitää.
Osaamistarvetta myös kartoitetaan jatkuvasti tiimien viikoittaisissa palavereissa, joissa keskustellaan ajankohtaisista asioista. Kun palaverissa nousee esiin uusia asioita, mietitään yhdessä vaativatko ne osaamisen päivittämistä, onko sopivaa materiaalia saatavilla, onko koulutus järjestettävissä sisäisillä resursseilla vai tarvitaanko ulkopuolista koulutusta.
Asiakaspalveluorganisaatiolla on tänä vuonna ollut yhteinen koulutus asiakaspalvelusta eri kanavissa, ja koulutustiimillä etänä pidettävien koulutusten vaikuttavuuskoulutus. Lisäksi on juhlittu kollegan PHT-tutkintoa, jonka opiskelua yritys on tukenut.
Perehdytyksen tavoitteet ja yksilöllisyys
Salmisen mukaan Fennoalla pyritään perehdytyksessä saamaan uusi työntekijä nopeasti osaksi yrityksen kulttuuria ja tiimiä.
”Fennoa haluaa varmistaa, että uudet työntekijät tuntevat itsensä arvokkaiksi ja merkityksellisiksi osaksi organisaatiota. Etäorganisaatiossa on niin helppo jäädä oman koneen ja työtehtävien äärelle. Sksi pyritään saamaan jokainen heti mukaan. Olen kyllä huomannut, että uusien työntekijöiden on helppo palavereissa osallistua keskusteluun ja uskon, että se on alkuperehdytyksen ansiota”, Salminen pohtii.
”Koen, että yksilöllisyyden huomioiminen tekee oman oloni arvostetuksi ja esihenkilöllä on tärkeä rooli siinä. Olemme käyneet paljon keskustelua, miten opin ja perehdytys on edennyt sen mukaan, miten olen itse kokenut parhaaksi. Esihenkilö on mukautunut toiveisiini.” Salminen kertoo.
Tiimiytymistä korostetaan myös panostamalla erilaisiin tapahtumiin ja aktiviteetteihin.
”Viikoittain pidetään asiakaspalveluorganisaation palaveri ja tiimipalaveri, joissa jokainen saa olla äänessä ja kertoa edellisen viikon ja tulevan viikon tapahtumista. Kerran kuussa koko organisaatio kokoontuu lähitapaamiseen. Viime kuussa olimme esimerkiksi Mäntässä työhyvinvoinnin ja itsensä johtamisen äärellä. Kaksi kertaa vuodessa tehdään myös yhdessä matka eli ”lähityöviikko”, Salminen kertoo.
Tänä syksynä fennoalaiset olivat yhdessä Kroatiassa, kevätreissu tehtiin Vuokattiin. Lisäksi käytössä on vielä Teamsin välityksellä aamu- ja iltapäiväkahvit, joissa pääsee näkemään kollegoita.” Salminen kertoo.
Organisaatiokulttuurin rooli
Organisaatiokulttuuri on osa organisaation dna:ta, keskeinen osa minkä tahansa organisaation identiteettiä ja toimintatapojen perustaa. Mikäli organisaatiokulttuuri ei ole kunnossa tai linjassa uuden tulokkaan kuvitelman kanssa, uusi työntekijä huomaa sen nopeasti aloittaessaan tehtävässään. Organisaatiokulttuuri kuvastaa organisaation arvoja, normeja, käyttäytymismalleja ja yleistä työilmapiiriä. Organisaatiokulttuuri vaikuttaa muun muassa sitoutumiseen, tehokkuuteen, innovointiin, konfliktien hallintaan, työnantajakuvaan ja menestykseen pitkällä aikavälillä.
Salmisen mukaan Fennoan keskustelukulttuuri on hyvin avoin.
”Slackissa käytävissä keskusteluissa huomaan strategian tulevan näkyviin konkreettisesti. Keskustelua on paljon ja niihin osallistuvat kaikki toimitusjohtajaa myöten. Keskusteluissa linjataan kysymyksiin vastauksia ja perustellaan ne. Konkreettiset perustelut ovat auttaneet ymmärtämään, mihin suuntaan olemme menossa.”
Etätyön haasteet ja ratkaisut
Etätyö asettaa erilaisia haasteita muun muassa yhteisöllisyyteen, johtamiskulttuuriin, teknologiaan, työn ja yksityiselämän tasapainoon, organisaatiokulttuurin kehittymiseen tai esimerkiksi ergonomiaan. Haasteet on hyvä huomioida arjessa ja kehittää toimintamalleja, joilla vältytään esimerkiksi eristäytymiseltä tai yksinäisyydeltä.
Etätyössä Salminen nostaa esille juuri osallistamisen ja osallistumisen tärkeyden.
”Kaikki ovat yksin työpöytänsä ääressä eli kun laitat koneen kiinni, olet poissa kaikesta yhteisestä. Täytyy saada herätettyä tunne, että me olemme nyt tässä yhdessä. On tärkeää, että jokainen kantaa itse vastuun ja osallistuu muuhunkin kuin laput silmillä työskentelyyn.”
Salmisen mukaan Fennoan menestys pohjautuu viime kädessä siihen, että ihmiset voivat hyvin. Koko henkilöstölle on tarjottu esimerkiksi Auntien matalan kynnyksen ennalta ehkäisevät mielen hyvinvoinnin palvelut, jotka on otettu lämpimästi vastaan.
”Otin Auntielta juuri itsekin Leading Me -paketin, koska etätyö on varsin itsenäistä ja työtehtäväkin on sellainen, jossa voin itse vaikuttaa aikatauluihini. Koin, että lisätuesta ja vinkeistä siihen, miten hoidan homman mukavasti ja itseäni mahdollisimman vähän kuormittaen, ei varmastikaan ole haittaa”, kertoo Salminen hymyillen.
Fennoalla työskennellään etänä, ja organisaation on oltava aktiivinen osallistamisen suhteen.
Säännölliset keskustelut, kahvitapaamiset ja avoimuuden korostaminen lisäävät yhteenkuuluvuutta, mitä jokainen tarvitsee työssään – vaikka oma tehtävä olisikin hyvin itsenäinen.
”Säännölliset keskustelut, kahvitapaamiset ja avoimuuden korostaminen lisäävät yhteenkuuluvuutta, mitä jokainen tarvitsee työssään – vaikka oma tehtävä olisikin hyvin itsenäinen. Kasvotusten tapahtuvat kohtaamiset ovat myös osa perehdytystä”, kertoo Salminen
”Palavereissa pidetään kameroita auki ja fennoalaisilla on oma profiilikuva teamsissa, jotta kasvotkin tulevat tutuksi, vaikka etänä ollaankin. Lähitapaamisissa on ollut kiva huomata tunnistavansa ihmisiä, vaikka heitä ei ole vielä koskaan nähnyt kasvokkain. Fennoalaisilla on myös varsin aktiivinen tapa aloittaa keskusteluja myös työhön liittymättömistä asioista Slackin Kahvihuone-kanavalla. Siellä on välillä kauhisteltu myrskyvaurioita, myötäeletty kollegan grillin hautautumista lumen alle ja pohdittu vastausta kysymykseen, että olisiko teknisesti mahdollista louhia Mount Everest maan tasalle.”
Tulevaisuuden suunnitelmat
Vielä ei olla valmiita, vaan Fennoalla aiotaan jatkaa perehdytysprosessin kehittämistä. Perehdytyksen parantaminen on jatkuva prosessi, ja nyt on mahdollista keskittyä siihen paremmin, kun HR-henkilö on palkattu tukemaan perehdytystä ja henkilöstön kehitystä.
Fennoalla on myös herätty tarpeeseen seurata perehdytyksen vaikutuksia työntekijäkokemukseen tarkemmin. Vuoden alussa tehtiin ensimmäinen työtyytyväisyyskysely, jossa yksi osa-alue keskittyi perehdytykseen. Kyselyn tulosten avulla voidaan tehdä tietoon perustuvia kehitystoimenpiteitä.
Perehdytyksen onnistumisesta kertovat matala vaihtuvuus ja uusien työntekijöiden aktiivinen osallistuminen organisaatioon. Mirka Salminen kokee, että hänen perehdytyksensä Fennoalla on ollut onnistunut, sillä hän on saanut vaikuttaa omaan perehdytykseensä ja tuntea itsensä tärkeäksi osaksi organisaatiota.
Fennoa on osoittanut, että panostamalla perehdytykseen ja huomioimalla yksilölliset tarpeet, voidaan luoda myönteinen työntekijäkokemus ja sitoutuminen organisaatioon. Tämä on avain menestykseen, erityisesti etätyöskentelyn aikakaudella, jossa aktiivinen osallistaminen ja yhteisöllisyys ovat erityisen tärkeitä tekijöitä organisaation menestyksessä.
Julkaisemme artikkelisarjan siitä, mitä työntekijäkokemus on ja miten sitä voi kehittää taloushallintoalan yrityksissä. Voit selata sarjan edellisiä artikkeleja alta.
Kirjoitussarjan tekijä Linda Paasikallio on liiketoiminnan kehittämisen ammattilainen, joka on työskennellyt verkkokoulutuksen ja mikro-oppimisen edistämisessä Suomessa kansainvälisen koulutusyhtiön maajohtajana. Hänellä on vuosien kokemus talousammattilaisten rekrytoinneista sekä IT- ja talousalan koulutusohjelmien kehittämisestä. Nykyään yrittäjänä Linda keskittyy yritysten arvokkaimman voimavaran – ihmisten – kehittämiseen, integroimalla henkilöstön osaamisen johtaminen tiiviisti osaksi liiketoiminnan strategiaa.
