Yritystoiminta vaatii tiukkaa talouden seurantaa – Tilitoimisto pisti lopun turhalle kuittirumballe

Suomessa perustettiin vuonna 2021 yli 40 000 uutta yritystä, näistä reilut 20 000 on osakeyhtiöitä. Tilitoimiston apu korostuu etenkin yrityksen perustamisvaiheessa. Tilitoimistosta saa apua niin liiketoiminnan aloittamiseen, talouden suunnitteluun kuin yrityksen kehittämiseen. Näin on kokenut myös imatralainen Viljami Mehiläinen.

Mehiläinen työskenteli palkkatyönsä ohella sivutoimisena yrittäjänä, kunnes hyppäsi vuonna 2018 päätoimiseksi yrittäjäksi ja perusti yhdessä vaimonsa Riikka Mehiläisen kanssa Elektroway Oy:n. Yhtiö tarjoaa uusiutuvan energian ratkaisuja, kuten aurinkopaneeleita ja maalämpöpumppuja.

Tilitoimisto oli heti alusta alkaen tärkeä neuvonantaja ja auttoi Mehiläisiä yhtiömuodon muuttamisessa toiminimestä osakeyhtiöön.  

Koska Viljami Mehiläinen oli työskennellyt osatoimisena yrittäjänä jo kolme vuotta, hyppy täyspäiväiseen yrittäjyyteen ei ollut niin iso. Asiakaskunta oli valmiina, ja alkupääomaa oli kertynyt riittävästi toiminimiajalta, joten lainarahaa ei tarvittu.  

– Alkuvaiheessa kulut olivat minimaaliset, sillä teimme töitä kotoa käsin. Omaan työhöni liittyvät hankinnat, kuten työkalut ja auton, olin tehnyt jo sivutoimisena yrittäjänä, Viljami Mehiläinen toteaa.  

Aiemmin työterveyshoitajana työskennellyt Riikka Mehiläinen ryhtyi hoitamaan yrityksen taloushallintoa ja markkinointia sekä brändäämään yritystä yhdessä mainostoimiston kanssa. Jo toiminimiaikaan molemmille tuli yllätyksenä yrityksen paperityön ja kuittirumban määrä.   

–  Meillä ei ollut käytössä sähköistä laskujärjestelmää. Joka kuun lopussa kirjasimme Riikan kanssa käsin laskut järjestelmään, ja se työllisti meitä molempia aina monen tunnin ajan. Välillä etsimme kirjanpitäjän pyynnöstä puuttuvia kuitteja.  

Iso panostus toiminnanohjausjärjestelmään 

Hyvä tilitoimisto varmistaa, että asiat menevät varmasti oikein ja lain mukaan. Jos ei itse ole taloushallinnon ammattilainen, kannattaa ottaa tilitoimistokumppani.

Viljami ja Riikka Mehiläinen päättivät, että manuaalinen kuittirumba saa loppua. Kun he olivat palkanneet jo kaksi uutta työntekijää ja Viljami Mehiläinen oli itse siirtynyt asennustöistä hallinnollisiin töihin, he päättivät investoida Admicomin Adminet-toiminnanohjausjärjestelmään. 

– Investointi oli tuolloin iso, mutta koska meillä oli selkeät kasvutavoitteet, ne tukivat järeän toiminnanohjausjärjestelmän hankkimista, Viljami Mehiläinen perustelee. 

Rakentamiseen, talotekniikkaan ja teollisuuteen erikoistunut Adminet-järjestelmä oli Mehiläiselle entuudestaan tuttu. Järjestelmä kattaa kaikki pk-yrityksen ohjelmistotarpeet tarjouslaskennasta kirjanpitoon.  

– Koska Admicom tarjoaa lisäksi tilitoimistopalveluja, saamme sieltä samalla kirjanpitäjän ja palkanlaskijan, Viljami Mehiläinen kertoo.  

Elektrowayn taloushallinto pyörii kokonaan Adminet-sovelluksen kautta. Sinne kirjataan kaikki työtilaukset, työtunnit ja laskut. Myös palkanlaskenta ja kirjanpito hoituvat sen kautta. Järjestelmä koostaa osto- ja myyntilaskuista kirjanpitotiedot ja arvonlisäverovähennykset automaattisesti aina, kun tiedot on hyväksytty. Verot lähtevät maksuun automaattisesti.  

– Tarvitsemme kirjanpitäjää neuvonta-asioissa, erityisesti tilikauden loppupuolella. Aina kun tulee jokin kysymys, voimme kääntyä heidän puoleensa ja luottaa, että asiat menevät oikein. Palkanlaskija tuntee alan tessit ja pykälät, joten niistäkään ei tarvitse itse huolehtia. 

Kasvua myös yritysoston kautta 

Yritysmuodon vaihduttua osakeyhtiöksi pariskunta teki liiketoimintasuunnitelman, johon kirjattiin kasvusuunnitelma ja liikevaihdolliset tavoitteet. Viljami Mehiläisen mukaan yhtiön kolmivuotissuunnitelma on toteutunut pilkulleen, ja tänä aikana yhtiö on kasvanut kahdesta hengestä 23 työntekijän Elektroway-groupiksi.  

– Työntekijän palkkaaminen on aina iso taloudellinen panostus, sillä sen myötä tarvitaan aina myös uudet työkalut ja auto. Olemme palkanneet jokaisen uuden työtekijän vasta kassavirran salliessa ja kun tiedossa on ollut uutta työntekijää tarvitseva projekti, Viljami Mehiläinen toteaa.  

Elektroway on kasvanut myös yritysoston kautta. Vuonna 2020 yhtiö osti lappeenrantalaisen Novoka Oy:n, liikevaihdollisesti Elektrowayta isomman yrityksen, ja samalla Elektrowaysta tuli konserniyhtiö.  

Yrityskaupassa tilitoimistolla oli iso rooli neuvonantajana. Tilitoimiston asiantuntija auttoi Mehiläistä kannattavuuslaskelmien tekemisessä ja ostettavan yrityksen arvon määrittelyssä. Yhdessä punnittiin myös, kannattaako kauppa toteuttaa liiketoimintakauppana vai osakekauppana.  

Kauppa toteutui osakekauppana, jolloin Novoka siirtyi kokonaisuudessaan Elektrowayn omistukseen henkilökuntineen ja irtaimistoineen. Novokan haltuunotto on vienyt vuoden päivät. 

– Yhtiöitä ei ole sulautettu yhteen, molemmat toimivat omilla y-tunnuksillaan. Olemme kuitenkin yhtenäistäneet käytäntöjä, tarkastelleet kriittisesti molempien yhtiöiden toimintamalleja ja poimineet parhaat. Lisäksi olemme yhtenäistäneet yhtiöiden visuaalisen ilmeen, Mehiläinen sanoo.  

Hänen mukaansa iso arjen helpotus Novokan haltuunotossa oli se, että molemmissa yhtiöissä on sama järjestelmä käytössä.  

Siinä missä Elektroway keskittyy tarjoamaan kuluttajille uusiutuvan energian ratkaisuja, kuten lämpöpumppuja ja aurinkopaneeleita, Novoka on ensisijaisesti perinteinen sähköurakointiyritys asiakkainaan pääosin liikeyritykset ja koulut. Yhtiön toimialueena on koko Etelä-Karjala.  

Lue lisää