Maksuliikenteen rikosten torjunta tilitoimistossa
Tämä kokonaisuus on laadittu ohjeistukseksi maksuliikenteeseen kohdistuvien rikosten torjumiseksi tilitoimiston ja sen asiakkaan yhteisesti hallinnoimassa maksatusprosessissa. Ohjeessa ei ole huomioitu muita maksuliikenteen kontrollien soveltamiskohteita ja kehitystarpeita.
Voit ladata koko ohjeistuksen tietokoneellesi alta.
Ohjeistus on laadittu matriisimaisesti. Näkökulmina ovat:
- Maksatuksen tilanteet kuten ostolaskujen maksatus, muiden maksujen maksatus maksuliikenneohjelmistolla tai palkanmaksu
- Maksatukseen liittyvät eri uhkatyypit
- Uhkien torjuntakeinot (kontrollit)
Esimerkiksi ostolaskujen maksatukseen liittyy erityyppisiä uhkia ja eri uhkia voidaan torjua yhdellä tai useammalla kontrollilla.
Ohjeistuksen käytännön soveltamismahdollisuuksiin vaikuttavat esimerkiksi asiakaskohtaisen palvelumallin ja prosessin yksityiskohdat sekä ohjelmiston tarjoamat mahdollisuudet. Tarkoituksena on luoda ymmärrystä uhista ja niiden torjuntakeinoista. Tilitoimisto voi suunnitella ja dokumentoida kontrollit yksityiskohtaisesti esimerkiksi ohjelmistotoimittajansa asiantuntijan kanssa.
Ohjeistuksen ideana ja käyttötarkoituksena on se, että tilitoimisto käy omien palvelujensa ja toimintojensa osalta läpi eri maksatuksen tilanteet, niihin liittyvät uhat ja kontrollikeinot ja
- valitsee eri uhat kattavat kontrollikeinot TAI
- tekee tietoisesti valinnan, että tiettyjä uhkia ei pyritä torjumaan.
Tärkeintä on, että tilitoimisto tarkastelee asiakaskuntaansa, prosessejaan ja järjestelmiään riskiperusteisesti, esimerkiksi
- millä asiakkailla pankkitilillä säilytettävä rahasumma on huomattava
- mitkä uhat mahdollistavat huomattavien summien maksamisen ennen rikoksen havaitsemista.
Dokumentin ulkopuolelle on kokonaan tai osittain rajattu seuraavat teemat, toimintamallit ja tilanteet:
- Tilitoimiston asiakkaan itsenäisesti verkkopankissa tai taloushallinto-ohjelmistossa hoitama maksuliikenne
- Tilanne, jossa tilitoimiston henkilökunnan pieni määrä tekee vaarallisten työyhdistelmien syntymisen väistämättömäksi
- Matka- ja kululaskuihin liittyvä matka- ja kululaskun laatijan petollinen toiminta kuten perusteettomat kilometrikorvaukset tai tekaistut kuitit.
- Ohjelmistoon kirjautumisen tekniset ratkaisut ja ohjelmiston tekninen tietoturva
Kontrolleja ja vastuita on tarkasteltu tilitoimiston vastuiden näkökulmasta. Yhteiskäyttöisissä järjestelmissä myös asiakkaalla saattaa olla laajat oikeudet järjestelmään, esimerkiksi perustietojen ylläpitoon ja maksatukseen. Oppaassa kuvatuissa kontrolleissa tulee huomioida myös asiakkaan käyttäjät.
Dokumentissa käsitellyt maksatuksen tilanteet
Dokumentissa käydään läpi seuraavat maksatustilanteet ja –prosessit.
Ostolaskujen maksatus
Tilitoimistolle tulee maksettavaksi asiakkaalle kuuluva ostolasku. Lasku voi tulla esimerkiksi paperi-, sähköposti- tai verkkolaskuna.
Muiden maksujen maksu taloushallinto-ohjelmistokokonaisuuden maksatustoiminnolla
Tilitoimistolle tulee maksettavaksi asiakkaan puolesta suoritettava maksu, joka ei perustu laskuun, esimerkiksi:
- Rahoitustapahtumat
- Osa veroista
- Yritysjärjestelyt
- Osa vuokrista
Palkanlaskenta ja matkalaskujen sekä palkkioiden maksatus
Tilitoimisto laskee ja maksaa asiakkaansa työntekijöiden palkkoja. Tässä käsitellään myös toimintamalli, jossa tilitoimisto laskee palkat, mutta asiakas maksaa ne itse esimerkiksi palkkalistan perusteella. Palkanlaskentaan voidaan rinnastaa myös matka- ja kululaskujen käsittely.
Näihin tilanteisiin liittyy yksi tai useampi seuraavassa luvussa tunnistettu uhka. Kutakin uhkaa voidaan torjua tai vähentää yhdellä tai useammalla oppaassa kuvatulla kontrollilla.