Palkanlaskenta
Palkanlaskennan kontrolleja suunnitellessa tulee varautua kahteen täysin erityyppiseen uhkaan:
- Akuutein uhka on verkkorikollisen pääsy järjestelmään ja mahdollisuus maksaa palkanlaskennasta maksuja rikoskumppaniensa (maksumuulit tileille). Tämä mahdollisuus tulee eliminoida palkanlaskennassa samoin kuin ostolaskujen käsittelyssä ja maksuliikennetoiminnossa.
- Palkanlaskija tai vastuuhenkilö maksattaa perusteettomia eriä tai korvauksia itselleen tai lähipiirilleen. Tällöin vahingot ovat yleensä pieniä ja myös jälkikäteen tehtävistä kontrolleista on hyötyä.
Palkkaohjelmiston perustietojen ja parametrien hallinta
- Käyttöoikeudet laskentaan vaikuttaviin parametreihin eriytetään eri käyttäjälle, käytännössä vastuuhenkilölle.
- Parametrit tarkastetaan säännöllisesti
Tällä torjutaan uhkaa, jossa ohjelmiston laskentasäännöt (esimerkiksi ylityölaskennan tai lomalaskennan tai KTA-jakajan kertoimet) määritetään tarkoituksella väärin, niin että työntekijöille maksetaan ylisuuria korvauksia. Kontrollit ovat hyödyllisiä myös yleisen laadunvalvonnan näkökulmasta.
Palkansaajien perustamisen, ylläpidon ja työsuhteen päättämisen kontrollit
Työntekijöiden perustaminen ja ylläpito tilitoimistossa eri käyttöoikeuksilla kuin laskenta ja maksatus
Käyttöoikeuksien eriyttämisen täydet hyödyt saavutetaan vain, jos maksatuksen suorittava henkilö varmistaa, että maksu menee oikealle palkansaajalle ja tilille. Tässä on avuksi, jos ohjelmisto ilmoittaa maksattajalle edellisen maksatuksen jälkeen lisätyistä uusista työntekijöistä tai muutetuista tileistä. Muutoin maksua suorittavan henkilön tulee verrata maksatuksen tilinnumerot työntekijän ilmoittamaan tilinnumeroon. Myös tieto siitä, että maksatuksen yhteydessä tarkastetaan suuret maksut ja loput pistokokein, ehkäisee rikoksia.
Torjuu uhkaa:
- Verkkorikollisen toiminta. Jos käyttäjällä, jonka tunnukset rikollinen on hankkinut, on maksatusoikeudet, rikosta ei voida tehdä, koska maksu menisi oikealla tilille. Jos käyttäjällä on palkansaajarekisterin päivitysoikeudet, estää maksajan suorittama tarkastus rikoksen suurella todennäköisyydellä. Tämä antaa myös aikaa, jonka kuluessa rikollisen tunkeutuminen järjestelmään saatetaan havaita.
- Palkanlaskijan maksuvälinepetos. Tieto tarkastuksesta riittää todennäköisesti ehkäisemään rikokset. Käytännössä rikos vaatisi kahden henkilön suunnitelmallista toimintaa.
Tilitoimistossa tai asiakkaalla toinen henkilö tarkastaa tai vahvistaa uudet työntekijät ja päivitykset
Toinen henkilö tarkastaa ja erikseen hyväksyy jokaisen uuden perustettavan työntekijän tai työntekijätietoihin tehtävän muutoksen, mikä luo riskin kiinnijäämisestä. Ideaalitilanteessa hyväksyntä olisi pakollinen eli muutokset astuisivat voimaan vasta hyväksynnän jälkeen.
Torjuu uhkaa:
- Verkkorikollisen toiminta. Jos käyttäjällä, jonka tunnukset rikollinen on hankkinut, on esimerkiksi tilinnumeron päivitysoikeudet, rikosta ei voida tehdä, koska muutos ei olisi voimassa ilman hyväksyntää.
- Palkanlaskijan maksuvälinepetos. Tieto tarkastuksesta riittää todennäköisesti ehkäisemään rikokset. Käytännössä rikos vaatisi kahden henkilön suunnitelmallista toimintaa.
Asiakkaan edustaja perustaa ja ylläpitää työntekijät yhteiskäyttöisessä järjestelmässä tai asiakkaan omassa HR-järjestelmässä, josta integraatio palkanlaskentaan
Tässä uhat eivät poistu, mutta vastuu siirtyy pitkälti tilitoimistolta asiakkaalle. Tilitoimisto voi nojautua asiakasyrityksen ylläpitämiin perustietoihin. Riski vähenee myös, jos tilitoimiston palkanlaskija tai ohjelmistoon tunkeutunut ei pysty päivittämään palkansaajan tilinnumeroa.
Palkan laskemisen kontrollit
Esimies tai muu vastuuhenkilö tarkastaa maksuun vaikuttavat erät (tunnit, lisät jne) ennen palkanmaksua
Hyväksynnän jälkeen maksuun ei voi lisätä eriä tai tehdä muutoksia.
Torjuu uhkaa:
Palkanlaskijan maksuvälinepetos. Tieto tarkastuksesta riittää todennäköisesti ehkäisemään rikokset. Käytännössä rikos vaatisi kahden henkilön suunnitelmallista toimintaa.
Palkanlaskennan jälkikäteinen täsmäytys työaikajärjestelmään ja muihin järjestelmiin (tuntimäärät henkilöittäin, provisioperusta jne)
Jälkikäteen manuaalinen tarkastus mahdollistaa väärinkäytösten löytämisen ja tekokierteen katkaisemisen.
Täsmäytys on perusteltua myös laadunvalvonnan ja kirjanpidon menetelmäsäännösten näkökulmasta.
Torjuu uhkaa:
Palkanlaskijan maksuvälinepetos. Tieto tarkastuksesta riittää todennäköisesti ehkäisemään rikokset. Käytännössä rikos vaatisi kahden henkilön suunnitelmallista toimintaa.
Palkkasummien täsmäytys tulorekisteriin
Täsmäytetään yritystasolla palkkasummat palkkajärjestelmän ja tulorekisterin välillä.
Torjuu uhkaa:
Työntekijän maksuvälinepetos. Täsmäytykselle voidaan jälkikäteen havaita esimerkiksi tilanteet, joissa palkanlaskija on maksanut suorituksia omalle tai rikoskumppaninsa tilille.
Erilliset kirjanpidon tilit erityyppisille palkkaerille
Palkanlaskennan seuranta voi olla tehokkaampaa, jos esimerkiksi kuukausipalkat, tuntipalkat ja palkanlisät kirjataan omille pääkirjatileilleen. Näin voidaan tehokkaammin valvoa palkkaerien muodostamista ja oikeellisuutta työaikajärjestelmästä kirjanpitoon.