Ostolaskujen maksatus
Ostoreskontran toimittajien perustamisen ja päivityksen kontrollit
Uuden toimittajan tietojen validointi toimittajan rekisteritietojen ja toimittajan kautta
Jos halutaan maksimaalinen varmuus uuden toimittajan ja sen maksutietojen oikeellisuudesta, voidaan menetellä seuraavasti.
- Tarkastetaan uuden toimittajan tiedot ja yhteystiedot julkisista rekistereistä
- Tilitoimisto tai asiakas on yhteydessä kirjallisesti (sähköposti) toimittajan julkisten rekisteritietojen kautta hankittuun osoitteeseen, käytännössä toimittajan talousosastolle.
- Toimittajan talousosastolta pyydetään vahvistus tilinnumerolle kirjallisesti
Torjuu uhkaa: huijauslaskut
HUOM: Verkkolaskutus estää huijauslaskujen riskiä huomattavasti kansallisissa laskuissa.
HUOM: Usein järjestelmä perustaa usein toimittajan suoraan verkkolaskun tai skannatun ja verkkolaskumuotoon tulkitun laskun perusteella. Tällöin asiatarkastusprosessissa pitää varmistaa sekä hankinnan oikeellisuus, toimittajan oikeellisuus, että toimittajan tilin oikeellisuus. Käytännössä asiakkaan pitää ymmärtää, että tämä on yksinomaan asiakkaan vastuulla. Asian pitää olla dokumentoitu selkokielisesti.
Tilitoimiston asiakas perustaa toimittajat
Tässä toiminta ja vastuu siirtyy asiakkaalle. Tilitoimisto voi tarvittaessa konsultoida asiakas sopivan toiminta- ja kontrollimallin luomisessa.
Ei torju mitään uhkaa, mutta siirtää vastuun huijausmielessä perustettujen toimittajatietojen luomisesta tilitoimistolta asiakkaalle.
Tilitoimisto perustaa toimittajat mutta asiakas vahvistaa ne
Tässä toimintamallissa asiakkaan pitää erikseen vahvistaa tilitoimiston perustama toimittaja, ennen kuin toimittajalle voidaan suorittaa maksuja. Käytännössä tilitoimiston pitäisi kuitenkin itse varmistaa riittävällä tasolla toimittajan tietojen oikeellisuus, koska asiakkaan ei välttämättä tee kattavaa toimittajatietojen tarkastusta.
Torjuu uhkaa: jossain määrin huijauslaskuja, jossain määrin tilitoimiston työntekijän kavalluksia ja verkkorikollisen maksuja.
Toimittajatietojen perustamisen ja päivityksen oikeuksien eriyttäminen maksatusoikeuksista
Käyttöoikeuksien eriyttämisen täydet hyödyt saavutetaan vain, jos maksatuksen suorittava henkilö varmistaa, että maksu menee oikealle toimittajalle ja tilille. Tässä on avuksi, jos ohjelmisto ilmoittaa uusista toimittajista tai muutetuista tileistä. Muutoin maksua suorittavan henkilön tulee verrata maksatuksen tilinnumerot laskuihin. Myös tieto siitä, että maksatuksen yhteydessä tarkastetaan suuret maksut ja loput pistokokein, ehkäisee rikoksia.
Torjuu uhkaa:
- Verkkorikollisen toiminta. Jos käyttäjällä, jonka tunnukset rikollinen on hankkinut, on maksatusoikeudet, rikosta ei voida tehdä, koska maksu menisi oikealla tilille. Jos käyttäjällä on toimittajarekisterin päivitysoikeudet, estää maksajan suorittama tarkastus rikoksen suurella todennäköisyydellä. Tämä antaa myös aikaa, jonka kuluessa rikollisen tunkeutuminen järjestelmään saatetaan havaita
- Kirjanpitäjän maksuvälinepetos. Tieto tarkastuksesta riittää todennäköisesti ehkäisemään rikokset. Käytännössä rikos vaatisi kahden henkilön suunnitelmallista toimintaa.
Asiakasyrityksen tekemä ostolaskujen hyväksyntä
Tässä ei huomioida tilannetta, jossa yrityksen oikea tavaran- tai palveluntoimittaja lähettää yritykselle petostarkoituksessa erheellisiä laskuja, esimerkiksi toimitettua määrää suurempia veloituksia. Näkökulma on rikollisten erehdyttämistarkoituksessa lähettämissä laskuissa, tilitoimiston työntekijän maksuvälinepetoksissa ja verkkorikollisen suorittamissa maksuissa.
Tässä on oletuksena se, että ohjelmisto ei anna tehdä maksua, jos asiakasyrityksen hyväksyntä on tekemättä. Jos maksujen suorittaminen ilman hyväksyntää on mahdollista, täytyy tällaisia maksuja seurata säännöllisesti.
Monesti ohjelmisto perustaa uuden toimittajan verkkolaskun tai skannatun ja tulkitun paperilaskun perusteella. Erityisesti uusien toimittajien osalta asiakasyrityksen hyväksyjän tulee huolellisesti tarkastaa toimittajan oikeellisuus.
Torjuu uhkia:
- Rikollisen erehdyttämistarkoituksessa tekemät laskut
- Toimittajan oikeellisuuden ohella täytyy tarkistaa myös uusien toimittajien pankkitilin oikeellisuus – erityisesti paperilaskuja on mahdollista lähettää oikean toimittajan nimellä ja tiedoilla, mutta väärällä pankkitilinnumerolla
- Verkkorikollisen suorittamat maksut
- Toimii vain, jos maksatus ei ole mahdollista ilman hyväksyntää
- Tilitoimiston työntekijän maksuvälinepetokset
- Asiakasyrityksen huolellisella hyväksyntätoiminnolla ehkäistään tekotapa, jossa tilitoimiston kirjanpitäjä ujuttaa prosessiin perusteettomia laskuja, joissa on hänen rikoskumppaninsa tilinnumero. Asiakasyrityksen on käytännössä hankalampaa havaita tilannetta, jossa tilitoimiston työntekijä on vaihtanut oikeisiin laskuihin liittyvän toimittajan perustietoihin oman tai rikoskumppaninsa tilinnumeron. Tätä riskiä voidaan torjua sillä, että maksatusvaiheessa verrataan ainakin pistokokein pankkitilinnumeroita lasku – toimittajarekisteri – maksatuslista.
Ostolaskujen maksatus
Neljän silmän periaate
Kirjanpitäjä luo ohjelmiston ostolaskutoiminnosta maksatuslistan. Toinen henkilö tarkastaa ja kuittaa maksulistan. Hän vertaa toimittajan perustietoja, laskun tietoja ja maksatuslistan tietoja. Tämä on varsin raskas prosessi ja sitä helpottaisi, jos maksatuslistassa näytettäisiin toimittajan tilinnumeron viimeinen muutospäivä ja se, onko kyseessä uusi toimittaja. Tällöin tarkastus voitaisiin rajoittaa näihin laskuihin.
- Torjuu työntekijän suorittamia maksuvälipetoksia varsin luotettavasti
- Torjuu verkkorikollisen suorittamia maksuja vain, jos maksulistan hyväksyntätoiminto on pakotettu, kuten eräissä ohjelmistoissa
Maksunsaajan tarkastus
Maksunsaajan tarkastusta ei ole toteutettu useimpiin talous- ja palkkaohjelmistoihin. Vaikka toiminto ohjelmistosta löytyisi, maksunsaajan tarkastusta on erittäin hankalaa soveltaa tilitoimiston massamaksatuksessa, koska vääriä hälytyksiä tulee paljon. Käytännössä niiden kuittaus pitäisi saada aina asiakkaalta, mikä hidastaisi prosessia.
Käytännössä torjuisi ainoastaan huijauslaskuja
Asiakasyrityksille osoitetut maksukehotukset käsitellään eri henkilön kuin kirjanpitäjän toimesta
Yleinen rikoksen tekotapa on, että tilitoimiston työntekijä maksaa oikeita laskuja omalle tililleen tai rikoskumppaninsa tilille. Tällöin toimittaja jää osin tai kokonaan ilman maksusuoritusta ja lähettää maksukehotuksia. Toistuvista maksukehotuksista hyvällä maksuvalmiudella varustetulle yritykselle voidaan epäillä, että maksuja on suoritettu väärälle tilille. Tämän vuoksi on tärkeää, että maksukehotukset tulevat tiedoksi myös muulle henkilölle kuin asiakasyrityksen päävastuulliselle kirjanpitäjälle. Mitä todennäköisimmin maksukehotuksen syynä maksukyvykkäällä yrityksellä on yrityksen huono ostolaskujen hyväksyntäkulttuuri, mutta asian selvittäminen auttaa sivutuotteena myös tuomaan tämänkin ongelman selkeästi asiakkaan tietoon