Tuotekehitysideoita ohjelmistotaloille

Lähtökohtana tulisi olla se, että ohjelmisto tarjoaa sellaiset mahdollisuudet käyttöoikeuksien rajaamiseen, että vaaralliset työyhdistelmät saadaan estettyä. Samaten perusoletus on se, että väärinkäytöksen tai virheen tapahduttua on mahdollista selvittää kenen toimesta ja koska toimenpide on tehty.

Alla on listattu lisäkehitysideoita ohjelmistotaloille. Tilitoimistojen liiketoiminnalle on tyypillistä pienten asiakkaiden taloushallinnon hoitaminen varsin alhaisilla veloituksilla. Alla esitetyt tuotekehitysideat auttaisivat tilitoimistoa rakentamaan turvallisemman kontrolliympäristön ilman, että prosessit tulevat kohtuuttoman raskaiksi.

Määräaikainen käyttäjätunnus ja käyttöoikeus

Kun henkilö palkataan määräajaksi, olisi suotavaa, että käyttöoikeuden voisi perustaa määräajaksi. Kun hyödynnetään yrityskohtaisia käyttöoikeuksia ja työntekijä sijaistaa toista tiettyjen asiakkaiden hoidossa, olisi hyvä, jos nämä käyttöoikeudet voisi määrittää voimaan määräajaksi. Näin saataisiin vähennettyä tilanteita, joissa ohjelmistoon jää tarpeettomia käyttäjiä tai oikeuksia.

Toisen, nimetyn käyttäjän pitää hyväksyä uusien käyttäjien perustaminen

Tiedossa on tapaus, jossa verkkorikollinen sai kaapattua tilitoimiston pääkäyttäjän tunnukset. Niiden avulla hän sai perustettua uusia käyttäjiä, joiden avulla ohitti maksatuksen kontrolleja. Tämä voitaisiin estää sillä, että toisen nimetyn käyttäjän pitäisi vahvistaa uudet ohjelmistoon perustetut käyttäjät.

Uusien toimittajien perustaminen

Voitaisiin yhdistää toimintoon, jossa asiakkaan pitää vahvistaa nämä toimittajat

Toimittajien tilinnumeroiden keskitetty rekisteri (vertaa verkkolaskuosoitteisto)

Yhdessä pankkien kanssa keskitetty rekisteri toimittajien tilinnumeroille. Toimittajille mahdollisuus ylläpitää tilinnumeroita.

Ohjelmiston maksuliikennetoiminto hyödyntää ohjelmiston toimittajarekisteriä

Peruskäyttöoikeuksilla voi maksaa vain valitsemalla toimittajarekisteristä toimittajan tilinnumeroineen. Näin esimerkiksi vuokran tai verojen maksuissa, jotka menevät aina saman “toimittajan” tilille. Muiden yksittäisten maksujen maksu suoraan vaatisi erillisen käyttöoikeuden.

Uusien palkansaajien perustaminen ja päivittäminen

Mahdollisuus määrittää ohjelma niin, että tilitoimiston ja/tai asiakkaan vastuuhenkilön tulee vahvistaa ohjelmistoon perustetut uudet palkansaajat tai määritettyjen arvojen päivitykset (tilinnumero, palkka)

Maksatusprosessissa tehtävät muutokset

Ohjelmisto estää maksatusprosessissa tehtävät muutokset pankkitiliin.

Maksulistoihin merkintä uusista toimittajista ja palkansaajista sekä tilinnumeromuutoksista

Maksatuksen kontrolleja ja neljän silmän periaatteen hyödyntämistä tehostetaan, kun maksulistoille näytetään:

Ilman toimittajaa suoritetut maksut maksuliikennetoiminnossa