Palkkahallinnon täsmäytykset tärkeä tehdä säännöllisesti
Täsmäytykset, tuo ikuinen puheenaihe palkanlaskennassa, on osalle pakkopullaa, mutta silti niiden tekemiseen on hyvä luoda toimintatapa. Palkoissa tapahtuu paljon kuukauden aikana ja lopputuloksia raportoidaan monille eri tahoille yrityksessä sisäisesti sekä viranomaisille. Vastaan saattaa tulla tilanteita, joissa jokin asia ei olekaan oikein loppuun asti.
Vain täsmäyttämällä varmistetaan, että tiedot on raportoitu ja siirtyneet eri järjestelmiin, niin kuin ne on käsitelty palkoissa. Ja oikeellisuus tulisi vielä dokumentoida. Tulorekisteri toi omat vaateensa täsmäyttämiseen, ja edelleen palkkojen täsmäyttäminen kirjanpitoon on tehtävä KILA:n menetelmäohjeen mukaisesti.
Muistithan täsmäyttää?
Tiedon oikeellisuuden varmistaminen on tärkeä osa koko kuukausittaista palkkaprosessia ja sen tulee olla jatkuvaa. Kun palkanlaskentaprosessin lopuksi palkat laitetaan hyväksynnän jälkeen maksuun, on tärkeää, että raportointiin liittyvät asiat täsmäävät muuhun aineistoon. Näin varmistetaan, että tiedot ovat yhteneväiset ja kerralla oikein. Aineiston oikeellisuuden varmistaminen alkaa siitä, että pankkiin lähtevän aineisto täsmää hyväksyttyjen palkkojen nettosummaan.
Kun palkka-ajokohtaisen, tai kuukausittaisen, kirjanpitotositteen siirtää eteenpäin kirjanpitoon, on varmistettava, että siinä on sama maksettava summa kuin mitä pankkiin on lähetetty jo aiemmin. Jos nettopalkkasumma kirjanpidon tositteella ei täsmää, siitä tietää heti, että lähtökohtaisesti tositteiden sisällössä on jotakin virhettä. Mahdolliset poikkeamat on hyvä havainnoida jo maksukohtaisesti, jolloin näitä on helpompi lähteä tutkimaan samantien.
Kirjanpidontositteelle kirjataan palkanlaskennassa yleensä myös palkkojen sivukulut. Näiden lakisääteisten vakuutusten määrän on oltava oikeansuuruinen kuin mitä niistä tullaan tilittämään. Samoin verottajalle tilitettävä työnantajan sosiaaliturvamaksun ja ennakonpidätyksen summa on tarkastettava, sekä mahdolliset ulosottotilitykset.
Muuttiko tulorekisteri täsmäyttämistä?
Tulorekisteri on tuonut uuden ulottuvuuden täsmäyttämiseen. Aiemmin oli riittävää, että tiedot täsmäsivät vuositasolla. Mutta nyt, kun ilmoittamisesta on tullut ajantasaisempaa, on tiedon tärkeää olla oikein koko ajan.
Tulihan kaikki tarvittavat erät ilmoitettua ja varmistettua oikeat tulolajit?
Täsmäytys auttaa varmistamaan, että tiedot ovat menneet oikein ja ajallaan tulorekisteristeriin. Myös sen, että yksittäiset lisäajot on tullut laitettua eteenpäin. Täsmäytys vähentää asioiden muistinvaraisuutta ja tukee palkoissa onnistumaan työssä paremmin. Kun jälkikäteen selvitettävää tulee vähemmän, ei virheet ehdi kumuloitua ja tekemisestä tulee tehokkaampaa. Haasteena on, että rekisteriin ilmoitettava tulolaji määrittelee nyt onko ansio ennakonpidätyksen ja/ tai vakuutusten alaista ansiota. Ei siis riitä, että palkka on laskettu työntekijän palkkalaskelmalla oikein, vaan myös tulolajien tulee oikein valittuna. Tulorekisteristä näet myös, että erillisilmoitus, jolla sosiaaliturvamaksu ilmoitetaan kuukausittain, on mennyt ajallaan ja oikein eteenpäin.
Tulorekisteristä saa tulostettua kuukausi- ja henkilökohtaiset erittelyt koko vuodelta tai yhden kuukauden osalta erikseen, ja kannattaakin hyödyntää tulorekisterin mahdollistamaa raportointia myös täsmäyttämisessä. Silmäyksellä raporteilta näkee, onko ennakonpidätyksen summa oikein verrattuna palkanlaskennan listauksiin, ja kun ennakonpidätyksen summa vielä täsmää kirjanpidon tositteeseen ja kuukauden työnantajatilitykseen, ollaan jo hyvällä mallilla.
Samalla on hyvä varmistaa, että eri sosiaalivakuutusten alaiset ansiot on ilmoitettu kuten pitää. Ja, että ennakonpidätyksen alaisen ansion ja vakuutusten alaisten ansioiden yhteissummissa on looginen ero – jos eroja esiintyy. Eroja aiheuttaa muun muassa YEL-yrittäjien omat palkat, ei työsuhteisille maksetut palkkiot, kertakorvaukset työsuhteen päättyessä ja ylä- ja/tai alaikäisille maksetut suoritukset. Varmista että ero ansioissa on looginen ja selitettävissä poikkeavien palkkalajien kautta.
Takautuvat korjaukset ja myös takaisinperinnät tuovat lisähaasteen täsmäyttämiseen. Jos täsmäytys erottaa, on syy usein virheellisesti tehdyssä takautuvassa korjauksessa tai erillisilmoituksen takautuvassa päivittämisessä. Tulorekisteri toimii korjausten osalta alkuperäisten maksupäivien mukaan, kun taas palkanlaskennassa ja kirjanpidossa toimitaan korjaushetken mukaan. Eriävä rytmitys tulorekisterin osalta tulee ottaa huomioon täsmäytyksessä ja sille laittaa exceliin omat kohtansa.
Hyödynnä tulorekisterin raportointia täsmäytyksessä – varmista, että tiedot on ilmoitettu oikein ja, jos tiedot erottaa, voi tulorekisterissä tarvittaessa porautua henkilötasolle työntekijätason listauksen avulla.
Hyvä työväline täsmäytykseen?
Useimmiten täsmäyttämiseen Excel-taulukko on varsin hyvä työväline, kunhan kaavat tehdään oikein ja tunnistetaan verrattavat tiedot. Rakenna paras mahdollinen tuki työhösi excelin avustuksella, tai muulla työvälineellä erityisesti, jos automaatiota ei ole käytössä. Suuremmissa yrityksissä ja isommilla ulkoistettuja palveluja tarjoavilla toimijoilla on tietojen täsmäytykseen käytössä jo robotteja, jotka kasaavat tarvittavat tiedot järjestelmistä ja raporteilta ja antavat hälytyksen, jos tiedot eivät täsmää.
Entä sitten palkkojen ja kirjanpidon tietojen täsmäyttäminen?
Oletko tullut ajatelleeksi, että palkanlaskenta on osakirjanpito, joka tuottaa yrityksen tulokseen usein suuren osan yrityksen kuluista? Palkanlaskija, olet siis osaltasi kirjanpitäjä, vaikka kirjanpidon tileihin ja kulujen kohdistamiseen liittyen usein saatat neuvotella varsinaisen kirjanpitäjän kanssa. KILA (Kirjanpitolautakunta) julkaisi juuri päivitetyn menetelmätapojen ohjeistuksensa Kirjanpitolautakunnan yleisohje kirjanpidon menetelmistä ja aineistoista 20.4.2021. Nimestään huolimatta siinä on palkanlaskentaan liittyvää tietoa useammassa kohdassa, joten se tulisi palkanlaskentaa tekevien lukea, vaikka ei kirjanpitäjä kokisikaan olevansa.
Täsmäyttämiseen liittyen KILA edellyttää, että palkat on täsmäyttävä kirjanpitoon vähintään kerran vuodessa tilikausittain. Samoin kuin tulorekisteritäsmäytyksissä, on kirjanpidon osalta hyvä luoda tilitoimistoissa yhtenäinen käytäntö, jolla varmistetaan, että tiedot ovat kirjanpidossa samat kuin palkanlaskennassa. Excel tms. taulukkolaskentaohjelma toimii tässäkin hyvänä apuna, niin ei tarvitse kuin täyttää lukuja valmiiksi laadittuun täsmäytystaulukkoon. Palkanlaskennasta tiedot saadaan useimmiten palkkalistasta, mutta joskus tarvitaan myös palkkalajeittain (ja ehkä henkilöittäin) oleva summalista avuksi. Kirjanpidon osalta tarvitaan tuloslaskelma, sekä tase, jossa näkyy ainakin osa työntekijältä perityistä maksuista.
Esimerkkejä mitä täsmäytyksessä huomioidaan. Muokkaa kuitenkin omiin tarpeisiisi sopiva pohja, eriä kannattaa lisäillä tai yksilöidä sen mukaan, miten niitä palkkalajeilla ja kirjanpidon tileillä käsitellään.
- Rahapalkat
- Luontoisedut
- Työntekijän eläkevakuutusmaksut
- Työntekijän työttömyysvakuutusmaksut
- TyEL:n alaiset ansiot
- Työttömyys- ja tapaturmavakuutuksen alaiset ansiot
- Työantajan sairausvakuutusmaksu (huom. maksusta tehdyt vähennykset)
- Verottomat kustannusten korvaukset (onhan kaikki maksettu palkkojen kautta)
Palkanlaskennan ja kirjanpidon tiedoissa täsmäytyksissä mahdollisesti esille tulleita eroja voi joutua korjaamaan joko kirjanpidon tai palkanlaskennan puolella, riippuen siitä mistä virhe on johtunut. Yleensä palkanlaskentaan tehtävät korjaukset tarkoittavat myös korjauksia tulorekisteriin, jos esimerkiksi kirjanpidossa on maksettu eriä, joita ei ole palkanlaskennassa käsitelty ajallaan.
Kirjanpitäjän tulisi seurata kuukausittain myös palkanlaskennan tuottamia tietoja tuloslaskelmassa ja taseessa. Ainakin taseen tilitettävissä erissä olisi tärkeää katsoa, että siellä on vain viimeisimmät palkkakirjaukset, ettei aiempia eriä ole jäänyt yritykseltä maksamatta. Ja henkilöstökulujen sosiaalivakuutusmaksujen osuutta maksetuista palkoista, joskus näissäkin voi tapahtua virheitä puolin tai toisin.
Dokumentoithan täsmäytykset?
Täsmäyttämisen tapa ja aikataulu on hyvä pohtia sisäisten tarpeiden näkökulmasta kuntoon – yritykset ovat erilaisia, ja tähän vaikuttavat myös yritysten tarpeet ja yritysten kokokin, mutta hyvälle täsmäytykselle on aina tarve. Täsmäytys työvälineenä tehostaa ja vähentää selvitysten määrää jälkikäteen.
Erityisesti tilantarkastajat antavat kiitosta hyvin tehdystä täsmäytyksestä – tämä varmistaa raportoinnin laatua ja oikeellisuutta – ja kertoo yhdellä silmäyksellä tilinpäätöksestä löytyvät velkasaldot ja muutenkin siitä voi todeta kaiken olevan oikein. Kun palkanlaskennassa täsmäytykset tehdään suunnitelmallisesti ja säännöllisesti, niin ei tilintarkastajaa varten tarvitse tehdä mitään erillistä dokumenttia, toimittaa tarkastukseen vain täsmäytystaulukon, josta vuoden tiedot ovaat nähtävissä. Ja onhan palkanlaskijan kunnia-asia, että tietää kaiken olevan kunnossa!
Mervi Nieminen, Accountor Services Oy ja Eija Männistö, Taloushallintoliitto
Henkilöstö- ja palkkahallinnon asiantuntijaryhmä
Juttelimme palkkapodcastissa täsmäyttämisestä erityisesti tulorekisterin osalta, kuuntele jakso alta!
