Muistathan lomavuodenvaihteen tarkastukset
Aika kuluu nopeasti ja taas oli aika päättää yksi lomanmääräytymisvuosi. Yksi ensimmäisistä tehtävistä palkkahallinnossa on tarkistaa, kenellä työntekijöistä työsuhde on kestänyt niin kauan, että lomakertymä on seuraavalle vuodelle 2,5 päivää aiemman 2 päivän sijaan. Tämä on hyvä tehdä heti alussa, ettei se unohdu. Monissa ohjelmissa tämä on nopea tehdä päivitysajona.
Palkkablogi:
Toinen asia johon on kiinnitettävä huomiota on se, miten ihmiset ovat olleet töissä, sairaana tai jollakin muulla työssäolonveroisten päivien mukaisella vapaalla. Onko poissaoloja, joilta ei kerry lomaa, tai onko ollut pitkiä lomautuksia niin, että osasta ei ole enää vuosilomaa kertynyt (kokoaikaiset lomautukset 30 työpäivää ja osa-aikaset lomautukset 6 kuukautta per lomanmääräytymisvuosi).
Lomanmääräytymisvuoden vaihteessa on hyvä tarkistaa myös, onko jollain työntekijällä vuosilomaa, joka on siirtynyt sairauden tai vanhemmuuteen liittyvän vapaan vuoksi eikä sitä ole voinut pitää silloin, kun lomat on normaalisti pidettävä. Työnantajan on huolehdittava, että työkyvyttömyyden vuoksi siirtynyt loma on pidettävä viimeistään seuraavan vuoden loppuun mennessä tai maksettava rahana, jos ei lomaa voida pitää aikaisemmin työkyvyttömyyden jatkuessa.
Lomapalkkojen oikeellisuus
Monet järjestelmät laskevat lomapalkat ”nappia painamalla” sen mukaan, mitä taustatiedoissa on määritelty. Tämä asettaa luonnollisesti suuren merkityksen sille, että kaikki taustatiedot ovat oikein ja määritykset toimivat kuten niiden on tarkoitettu toimivan. On tärkeää, että asiantunteva palkanlaskija tarkistaa, että kaikki on oikein ja että suuruusluokka on kohdallaan. Tarkistaminen on hyvä tapa, vaikka ohjelmisto lomalaskennan tekisikin.
Kun esimerkiksi kuukausipalkkaisen työaika ja palkka muuttuvat, muutosten ajankohta vaikuttaa lomapalkan laskemiseen:
- %-perusteinen laskenta, kun työaika ja palkka muuttuvat lomanmääräytymisvuoden aikana. Muista huomioida laskennallinen palkka mahdollisten palkattomien poissaolojen ajalta.
- Ennen muutoshetkeä olleen palkan mukaan, kun työaika ja palkka muuttuvat vasta lomanmääräytymisvuoden vaihtumisen jälkeen, mutta ennen lomien pitämistä.
Lisävapaapäivät tarvittaessa
Työssäolonveroisen ajan yli 75 työpäivän kesto tarkoittaa lomapäivien menettämistä. Silloin on muistettava tarkastella, jäävätkö lomapäivät lomavuoden osalta alle neljän viikon (24 päivän).
Jokaisella palkansaajalla, joka saisi vähintään 24 päivän vuosiloman, jos työskentelisi eikä olisi ollut sairaana, on oikeus 24 päivän lomaan. Jos vuosilomalain mukaan lomaa ei kerry tätä määrää työkyvyttömyyden vuoksi, korvataan nämä puuttuvat päivät vuosilomalain mukaisesti lisävapaapäivillä. Ne pidetään kuten lomapäivät, mutta niiden palkka on normaali työssäoloajan palkka, eivätkä ne oikeuta lomarahaan tai kerrytä uutta lomaa. Lisävapaapäivien antaminen tulee tarkistaa myös lomanmääräytymisvuoden vaihteessa.
Muista myös, että vuosilomakirjanpito on lakisääteinen velvollisuus
Vuosilomakirjanpito on ehkä yksi niistä velvoitteista, joka helposti jää hoitamatta. Vuosilomakirjanpidossa tulee pitää kirjaa esimerkiksi siitä, kuinka paljon lomaa on kertynyt, ja loman lisäksi huomioon tulee ottaa lisävapaapäivät ja säästövapaat.
Koska kysymys on kirjanpidosta, sen lisäksi että siinä huomioidaan kertymät, tulee siinä kertoa, milloin vapaat on pidetty sekä milloin ja millainen palkka niistä on maksettu. Myös sairauslomien ja muiden poissaolojen mahdollinen vaikutus vuosilomien siirtymiseen pitää kirjata, joten huolellinen tulee olla.
Vuosilomakirjanpitoon tulee liittää myös kaikki ne sopimukset, jotka tehdään työntekijöiden kanssa vuosilomiin, niiden siirtämiseen, säästämiseen, lomarahan vapaana pitämiseen tai muuhun vuosilomaa koskevaan asiaan liittyen.
Lomapalkkalaskelma annettava työntekijöille
Vaikka vuosilomakirjanpidossakin on välillä puutteita, lomapalkkalaskelman antaminen työntekijöille on ehkä kaikkein useimmin laiminlyöty asia. Lomapalkkalaskelma on laadittava ja annettava työntekijälle – se on lakisääteinen velvollisuus. Se on annettava viimeistään silloin, kun lomapalkka maksetaan, mutta voisi olla hyvä antaa se heti kun lomapalkat on laskettu ja tarkastettu. Näin jää aikaa tehdä selvityksiä, jos palkansaaja onkin eri mieltä laskelmasta, eikä selvittely jää kiireiseen lomapalkkojen maksuaikaan kesälle, tai pahimmassa tapauksessa palkanlaskijan sijaisen tehtäväksi.
Tarkasta aina työehtosopimusten määräykset
Suomessa on vuosilomalaki, jossa on paljon pakottavaa säännöstöä. Työehtosopimuksiin onkin usein kirjattu, että lomapalkka lasketaan vuosilomalain mukaan, mutta usein on myös omia toimialakohtaisia sääntöjä, esimerkiksi lakia laajemmin prosenttiperusteinen tai keskituntiansioon perustuva lomapalkkojen laskenta. Lisäksi työehtosopimuksissa voi olla lomarahan maksamisvelvoite, mitä taas laki ei tunne. Tarkasta siis aina ennen lomapalkkojen laskentaa ja maksamista, mitä asiasta sanotaan työehtosopimuksessa.
Puhelimme Palkkapodcastissa lomien kertymisestä ja lisävapaapäivistä enemmänkin, kuuntele jakso – ja pistä myös tulevat podcastit seurantaan – Soundcloudista tai Spotifysta!
Riikka Lehtinen, Tilitoimisto Finansia Ky ja Eija Männistö, Taloushallintoliitto
Henkilöstö- ja palkkahallinnon asiantuntijaryhmä
