Kuormitetuimmasta kirjanpitäjästä tilitoimiston johtajaksi
Suomalaisia tilitoimistoja vaivaa sijainnista tai koosta riippumatta yhteinen ongelma: aikaa ei ole riittävästi. Tämä näkyy erityisesti johtamisessa.
Porukka on resursoitu tappiin asti ja henkinen, myös fyysinen, jaksaminen on koetuksella. Kiire on toisaalta helppo mutta huono tekosyy laiminlyödä liiketoiminnan ohjaamista ja kehittämistä, puhumattakaan omasta ja työntekijöiden hyvinvoinnista. Jos tarkastelee satunnaisesti valitun suomalaisen tilitoimiston johdon työpäiviä, on varsin tavallista, että tehtävät ovat lähes identtisiä tilitoimiston muiden taloushallinnon ammattilaisten kanssa.
Tilitoimistopäättäjän pöydälle kertyy tyypillisesti kirjanpidollisen työn lisäksi lukuisia muita tehtäviä. Henkilöstöjohtaminen, liiketoiminnan pyörittäminen, sidosryhmien kanssa keskustelu ja niin edelleen. Jos kaikkia mahdollisia langanpätkiä haluaa pitää jatkuvasti omissa käsissään, muuttuu ajanhallinta ennen pitkää mahdottomaksi. Yksilön ylittäessä oman kapasiteettinsa kaiken tekemisen laatu kärsii. Tässä riskinä on yrityksen ajautuminen ongelmiin: kollegojen kanssa jutustelu unohtuu, asiakashuolenpitoa ei ole olemassakaan ja pahimmillaan kaikki muu paitsi orjallinen prosessien runnominen muuttuu hidasteeksi.
Vahingossa kasvamisen ongelma
Ajanhallinnollisesti mahdottoman roolin syntyyn syyllisenä toimii usein “vahingossa kasvamisen ongelma”. Tämä ilmiö tarkoittaa sitä, että yrittäjä aloittaa usein yksin, tarjoten osaamistaan ja palveluitaan omille asiakkailleen, omilla toimintatavoillaan. Vuosien saatossa palvelujen kysynnän myötä yrityksessä aloittaa yksi, kaksi ja kolmekin työntekijää, joille kaikille sen enempää miettimättä ohjataan omat asiakkaat ja kaikille muotoutuvat omat prosessinsa. Tilitoimisto on kasvanut ikään kuin vahingossa ilman, että itse palvelutuotantoon olisi paneuduttu. Taloushallinnon palvelujen kysynnän ja alun kasvun myötä tilitoimistot tuppaavat laiminlyömään kasvun pakottamia, toisaalta mahdollistamia muutoksia.
Tällöin päädytään tilanteeseen, jossa tasalaatuisuus loistaa poissaolollaan. Yrityksen prosessit ovat yhtä värikkäitä kuin sen tekijät ja asiakaskunta. Kaikki tekevät työnsä itse parhaaksi katsomallaan tavalla, ja kuormittunut tilitoimistoyrittäjä tasapainoilee johtamisen ja prosessien ristitulessa. Toisten tuuraaminen on mahdotonta, koska kukaan ei tiedä mitä kenenkin asiakkaalle on tehty ja millä tavalla. Alkuperäistä tuotetta, taloushallintoa, on vaikea kehittää, kun jokaisella on erilaiset mallit ja työkalut. Yrityksellä on yhteinen nimi, mutta ei yhtenäisyyttä.
Provosoivasti voisikin todeta, että tilitoimisto on kehittynyt kuin parturi-kampaamo. Porukka työskentelee saman katon alla, jokainen omalla vuokratuolillaan huolehtien omista asiakkaistaan. Kun jokainen tekijä omistajaa myöten on kiinni operatiivisessa työssä, ei yritystä kehitetä yhtenäisesti kohti jotakin päämäärää. Jonkun mielessä voi käydä: “Miksi tarvitseekaan kehittää, jos olemme tähänkin saakka kasvaneet ilman sen suurempaa kehittämistä?” Yritys on kuitenkin hajanaisena haavoittuvainen ja ulkoisten tahojen ja trendien ohjailtavissa. Suunnitelmallisuuden puuttuminen ja sekavat prosessit vaikuttavat kriittisesti tulevaisuuden kannattavuuteen ja työtyytyväisyyteen alalla, jossa osaavista työntekijöistä on äärimmäisen tärkeää pitää kiinni jos ja kun heitä tiimiin saadaan. Kun tilitoimisto on luisunut sekavaan tilanteeseen, on suunta kuitenkin vielä korjattavissa. Yrittäjän on tehtävä päätös, jatkaako nykyisellä mallilla toivoen parasta, vai suunnitelmallisesti yhtenäistää toimintoja ja kehittyä yhdessä tiiminä.
Johdon ajankäyttö aallonmurtajana
Olen jonkin aikaa tutkinut tilitoimistojen liiketoimintaa pitkin poikin Suomea rakentamalla läpileikkausta monien yksittäisten toimijoiden tekemisestä. Tutkimus on kattanut palvelutuotantoa, myyntiä, markkinointia, asiakashuolenpitoa ja yleistä työn toteutusta. Mielenkiintoista on ollut havaita, miten tilitoimiston johdon ajankäyttö on yksi räikeimmin yrityksiä eri leireihin jakavista piirteistä.
Poikkeuksellisen hyvin tuottavissa ja kasvavissa toimistoissa johto on lähes täysin irtautunut operatiivisesta asiakastyöstä johtamaan ja kehittämään yritystä, kun taas heikommin pärjäävien organisaatioiden johto on kaulaansa myöten kiinni kirjanpidossa. Verrattaessa piirrettä muihin muuttujiin on havaittavissa, että johdon ajankäytöllä on suora yhteys työn tuottavuuteen, organisaation tulevaisuuden selkeyteen ja työilmapiirin laatuun. Asiakaskunta koetaan myös mukavampana, kun sen kokoonpanoon itse vaikutetaan johdon työpanoksella, aktiivisella uusasiakashankinnalla. Alla oleva kuvaus vertaakin vieretysten kahta nykyisin vallitsevaa, hyvin erilaista johtamisen koulukuntaa.
Tämän työn tulisi olla hyvin erilaista kuin taloushallinnon asiantuntijana. Johtaja on vastuussa henkilöstökeskusteluista, kehityssuunnitelmista ja unelmien toteuttamisesta. Johtaja ei ole pelkästään vastuussa vain omien työntekijöidensä vaan myös asiakkaiden menestyksestä, toimeentulosta ja hyvinvoinnista. Koska vastuuta on paljon, on tärkeää seurata, että prosesseja kehitettäessä suunta on oikea. Toimiston on tärkeää jatkuvasti tutkia asiakaskokemusta, asenteita ja olettamuksia tilitoimistoa ja tarjottua palvelua kohtaan. Johtaja henkilönä nousee esiin ja alkaa rohkeasti edustaa yritystään siellä, missä asiakkaat ja muut avainsidosryhmät ovat. Uusi rooli kehittävänä johtajana on luonteeltaan paljon enemmän keskustelua ja vuorovaikutusta kuin aiempi rooli syvällä kirjanpidon ja lakien substanssissa.
Monelle roolin muutos on haastavaa, koska kirjanpitäjän hattua on pidetty päässä alusta lähtien. Sellaisen työn tekeminen, josta ei laskuteta, voi tuntua ajan haaskaukselta, jos on tottunut operatiiviseen työhön, jonka tuloksen näkee heti. “Mitähän muut ovat mieltä, kun minä vain täällä ´kehitän liiketoimintaa´?”-ajatus voi käväistä mielessä. Pelko negatiivisesta leimasta on turha, jos toimii läpinäkyvästi ja osallistavasti, kertoen kuinka aikaa uhrataan tekemisen kehittämiseen ja kaikkia hyödyttävien projektien eteenpäin ajamiseen.
Tekemistä vaille valmis
Ensimmäinen askel on aina vaikein, koska muutos pelottaa. Sellaisia me ihmiset olemme. Haemme turvaa ja tyydymme tuttuun tekemiseen, koska se on ennustettavaa eikä sisällä yllätyksiä. Ei hyviä eikä pahojakaan. Moni pääsee alkuun jo havahtumalla siihen todellisuuteen, että yrityksessä on paljon ammattilaisia, jotka osaavat tehdä asioita joita johto tekee. Kyse on luottamuksesta. Delegointi on ensiarvoisen tärkeä kyky, koska se vapauttaa aikaa itseltä, mutta välittää arvostusta ja luottamusta asiantuntijoiden osaamista kohtaan. Tämä myös antaa muille mahdollisuuden oppia uutta ja kehittää itseään. Delegointi ei ole laiskuutta taikka vastuun välttämistä, vaan resurssien allokointia tehokkaasti.
Vauhtiin pääsee selvittämällä toimiston henkilöstön halukkuutta oppia uutta ja saada vaikutusvaltaa. Luottamusta omiin asiantuntijoihin, uskoa heidän kykyihin ja sen osoittamista. Olisiko joku kykenevä tekemään tarjouksia? Entä ottamaan haltuun avainasiakkuuksien kirjanpitoa? Pelkästään näillä muutamalla teolla johto voi vapauttaa omaa aikaansa ja antaa opettavia tehtäväkokonaisuuksia muille kehittäen loppujen lopuksi koko tiimiä. Se, että asioita ennen tehtiin jollakin tavalla, ei tarkoita, että niin toimitaan ikuisesti. Yritykset ja ihmiset altistuvat liiketoiminnan evoluutiolle jatkuvasti ja ikuisesti. Se, selviytyykö yritys uudessa, erilaisessa ympäristössä on kiinni kyvystä muovautua ja kehittyä. Siihen tarvitaan johtajuutta ja määrätietoista tekemistä, ei tuuria.
Petteri Rantamäki
on Netvisor:lla työskentelevä nuori tilitoimistovalmentaja ja Kasvuohjelma-sparraaja, joka on työstänyt lähes sadan erilaisen tilitoimiston liiketoimintaa kohti modernimpaa kokonaisuutta. Petterin missio on avustaa tilitoimistoja menestymään nyt ja pitkälle tulevaisuuteen alalla, jolla muutosvauhti on päätä huimaavaa. Tähän pyritään läpinäkyvällä ja vilpittömällä yhteistyöllä, avomielisellä suhtautumisella ideoihin ja aktiivisella entisten toimintamallien haastamisella.
Artikkelin on kirjoittanut Petteri Rantamäki.
Artikkeli on julkaistu alun perin Tilitoimistossa-lehdessä nro 2/2021.
Tilaa Taloushallintoliiton uutiskirje
Tilaamalla uutiskirjeemme saat taloushallintoalaa koskevan uusimman tiedon ensimmäisten joukossa suoraan sähköpostiisi. Lisäksi saat tiedon esimerkiksi uusimmista koulutuksistamme ja tapahtumistamme. Lähetämme uutiskirjeen sinulle noin joka toinen viikko.