Verokortit ja ennakonpidätystiedot vuodenvaihteessa
Palkkahallinnossa arkea on aina uuden vuoden alkaessa käydä läpi kaikki verotuksen ja lakisääteisten sosiaalivakuuttajien vahvistetut tiedot. Muuttuvat arvot on päivitettävä palkkaohjelmistoihin ja kerrottava tarvittavat tiedot asiakkaille. Vuodenalun muutokset on tärkeää ottaa huomioon heti uuden vuoden alkaessa, jotta palkansaajat saavat omat palkkansa oikein. Palkansaajan näkökulman lisäksi nämä muutokset vaikuttavat luonnollisesti myös työnantajan maksuihin sekä kirjanpidon jaksotuksiin.
Palkkahallinto on yksi osakirjanpito ja sen oikeat luvut vaikuttavat myös pääkirjanpidon jaksotuksiin ja sitä kautta koko kirjanpidon oikeellisuuteen.
Tulorekisteri
Lue lisää ja kuuntele podcast!
Ennakonpidätystietojen noutamisessa vaihtoehtoja
Verokortteihin ja ennakonpidätyksen toimittamiseen liittyvän tiedon muutokset ovat olleet yksi aktiivisimmin kehityksen alla olevista yksityiskohdista palkkahallinnossa. Verokorttia voi edelleen käyttää kuten ennenkin ja palkansaaja voi halutessaan toimittaa verokortin työnantajalleen. Edelleen käytössä on myös suorasiirto, jota voinee jo nimittää perinteiseksi tavaksi hakea verokorttitiedot kerran vuodessa.
Suorasiirrolla saa perusverokortit, joita käytetään yleisimmin ansiotulojen ja erilaisten palkkioiden maksussa. Suorasiirrolla voi hakea myös työkorvausten (ei alv) tai (alv) sekä etuuksien verokorttitiedot. Työkorvauksille tarvitaan erillinen verokortti, koska ne eivät enää sisälly palkan verokorttiin vuodesta 2021 alkaen, joten niistä pitää tehdä erikseen suorasiirtopyyntö.
Jos palkanlaskennassa haluaa käyttää suorasiirtoa, on tämä pyyntö tehtävä viimeistään 15.2.2022. Vastuu oikeasta verokortista on työnantajalla, joten noudon aikataulussa on hyvä ottaa huomioon, että verokortit tulevat tuttuun tapaan voimaan 1.2.
Suorasiirto ei välitä muutosverokortin tietoja, joten tarvittaessa työntekijän on erikseen toimitettava ne palkanlaskentaan, paperisena tietoja ei toki enää tarvita vaan työntekijä voi skannata verokortin esimiehelle tai palkanlaskijalle. Sen voi myös toimittaa suoraan OmaVerosta.
Uusi tapana saada verokortin tiedot on ottaa käyttöön rajapinta. Sen avulla voidaan hakea työntekijän voimassa oleva veroprosentti palkanlaskentaohjelmistoon, vaikka jokaisen palkanlaskennan yhteydessä. Tällöin huomioon tulee otetuksi myös muutosverokortit. Toiminnon käyttäminen on vapaaehtoista eli tiedot voi hakea jokaisen palkanlaskennan yhteydessä, muutaman kerran vuodessa tai sitten uutta toimintoa ei tarvitse käyttää lainkaan. Rajapinta liitetään palkanlaskentaohjelmaan, joten jos asia kiinnostaa, kannattaa varmistaa omalta palkkaohjelmiston toimittajalta, onko rajapinta käytettävissä.
Vaikka verokorttitiedot on nyt mahdollista saada muutosverokortteja myöden jokaiseen palkanlaskentakertaan, ei saa kuitenkaan unohtaa palkansaajan oikeutta korottaa prosenttiaan. Siksi onkin muistettava tiedottaa asiasta palkansaajille. Reaaliaikainen verotietojen siirtyminen palkanlaskentaan voi yllättää, jos työntekijä on vaikkapa päivittänyt kotitalousvähennyksen tms. OmaVerossa.
Erilaisista toimintatavoista löytyy varmasti jokaiselle parhaiten sopiva, kun huomioi asiakaskohtaiset tilanteet ja pohtii eri vaihtoehtojen vaikutusta käytännön työhön. Toisaalta palkanlaskennan työtä helpottaa, että työntekijät eivät toimita tarpeettomasti verokortteja.
Työnantajan sosiaalivakuutuksiin pientä hienosäätöä
Koska TyEL-maksua vuonna 2020 alennettiin tilapäisesti koronapandemian vuoksi helpottamaan työnantajien maksutaakkaa, peritään alennus nyt takaisin vuosina 2022–2025. Se vaikuttaa TyEL-maksuun 0,45 % vuonna 2022. Korotus kohdistuu työnantajien maksuosuuteen ja työntekijöiden maksuosuudet pysyvät ennallaan.
Poikkeuksellisesti on yksi muutos tulossa myös vuoden aikana, kun oppivelvollisuuden laajentuminen vaikuttaa 1.8.2022 alkaen työttömyysvakuutusmaksun alaikärajaan. Se nousee 18 vuoteen, joten vakuutuksen maksuvelvollisuus saattaa lakata väliaikaisesti sellaisen työntekijän osalta, joka on 17-vuotias muutoksen tullessa voimaan. Tässä kohdin kannattaa siis olla tarkkana, että järjestelmä käsittelee näiden henkilöiden työttömyysvakuutuspidätykset oikein.
Vuodenvaihde ei tuonut tältä osin muita muutoksia palkkahallintoon. Perinteinen päivitys työntekijän ja työnantajan vakuutusmaksuprosentteihin ja ansiorajoihin on toki muistettava tehdä, mutta se on palkkahallinnon ihmisille normaalia rutiinia vuoden vaihtuessa.
Verottomat matkakustannusten korvaukset
Tilapäisen työskentelyn enimmäisaikaa erityisellä työntekemispaikalla pidennettiin määräaikaisesti 3 vuodesta 3,5 vuoteen vuosina 2021–2022, mikäli normaali kolmen vuoden määräaika päättyi vuoden 2021 aikana.
Kuten joka vuosi, tuli tässäkin vuodenvaihteessa päiväraha- ja kilometrikorvauksien määriin verohallinnon päätöksellä euromääräisiä muutoksia, mutta muutoin säännökset pysyivät ennallaan.
Vähäpäästöisiin autoihin verohuojennuksia
Erityistä tarkkuuttaa edellyttää nyt vähäpäästöisten autojen luontoisetuarvojen laskeminen. Siinä on monta ulottuvuutta ja palkanlaskennassa ehdottomasti suositeltavin tapa on pyytää asiakasta toimittamaan autoliikkeestä saatava laskelma auton luontoisetuarvosta. Koska monet asiakkaat haluavat usein hankintapäätöksen tueksi tietoa luontaisedun arvosta, on palkanlaskijan osattava kuitenkin laskea edun arvo.
Toistaiseksi voimassa olevina vapaan autoedun huojennuksina on verohallinnon päätöksessä käyttökustannusten osuudesta tehtävä vähennys täyssähköauton arvosta 120 euroa/kuukausi tai 0,08 euroa/kilometri. Mikäli ulkoisesta lähteestä ladattavan auton käyttövoima on sähkö ja moottoribensiini tai sähkö ja dieselöljy taikka auton käyttövoima on metaanista koostuva polttoaine, on vähennyksen määrä 60 euroa/kuukausi tai 0,04 euroa/kilometri.
Lisäksi määräaikaisesti vuosina 2022-2025 alennetaan vähäpäästöisten sekä vapaan että käyttöetuna annettujen työsuhdeautojen verotusarvoa 85 euroa kuukaudessa, kun kyseessä on hybridi- tai kaasuauto, joiden hiilidioksidipäästöt ovat 1 – 100 g/km ja jotka on otettu käyttöön aikaisintaan vuonna 2021. Tämä etu koskee autoja, jotka eivät kuulu vuoden 2021 alusta tulleen määräaikaisen täyssähköisten työsuhdeautojen veroedun (170 euroa kuukaudessa) piiriin.
Määräaikaiset alennukset vuosina 2022-2025 tehdään, kun auton verotusarvo on muutoin laskettu verohallinnon päätöksen mukaisesti. Uutena tietona tulorekisteriin on ilmoitettava auton päästöarvo, mikäli verotusarvoa on alennettu työsuhdeauton nolla- tai vähäpäästöisyyden vuoksi.
Oman tai käyttöetuauton voi ladata työnantajan kustantamana vuosina 2021 – 2025 verovapaasti. Vapaassa autoedussahan työnantaja maksaa muutoinkin myös käyttövoimakustannukset. Vapaan autoedun ollessa kyseessä voi työnantaja korvata myös lataamisen kotona, kunhan lataamiseen käytetyn sähkön määrä on luotettavasti todennettavissa erillisellä mittauslaitteella.
Tulorekisteri
Lue lisää ja kuuntele podcast!
Polkupyöräedun muutoksia
Polkupyöräetu on saavuttanut työnantajien ja työntekijöiden keskuudessa suuren suosion. Palkanlaskijan on muistettava varmistaa asiakkaalta, onko etu annettu bruttopalkkaa alentamalla vai normaalin palkan lisäksi. Palkkaa alentamalla annetut polkupyörä- ja työsuhdematkalippu katsotaan tehdystä työstä maksetuksi korvaukseksi ja siksi ne ovat työntekijän eläke-, työttömyys- ja tapaturmavakuutuksen alaisia suorituksia.
Tiedot ilmoitetaan tulorekisteriin vuodesta 2022 alkaen tulolajeilla Polkupyöräedun verovapaa osuus (363) ja Työsuhdematkalipun verovapaa osuus (341), tulolajien vakuuttamistiedot muutetaan vastaamaan tilannetta. Polkupyöräedun huolto- ja käyttökustannuksiin tuli vuodenvaihteessa sähköpyörälle erillinen 30 euron verotusarvo. Muiden pyörien osalta verotusarvo on edelleen 20 euroa.
Vuoden 2022 palkkahallinnon muutoksista myös #palkkapodcastissa! Kuuntele jakso alta, tai laita seurantaan Spotifyssa.
Riikka Lehtinen ja Eija Männistö
Henkilöstö- ja palkkahallinnon asiantuntijaryhmä
