Työharjoittelun kautta taloushallinnon asiantuntijaksi
Löydämmekö sopivan henkilön? Onko harjoittelijalla tarpeeksi motivaatiota? Meneekö meidän kaikki aika perehdyttämiseen? Muun muassa tällaisia kysymyksiä risteili Birgitt Karhusaaren mielessä, kun hän alkoi hakea vahvistusta viisihenkiseen Talous, sisäinen valvonta ja tarkastus -yksikköönsä Joensuussa. ”Mietimme paljon sitä, ehdimmekö riittävästi perehdyttämään harjoittelijaa ja onko harjoittelijasta oikeasti apua työruuhkaamme.”
Huoli osoittautui turhaksi. ”Talouden suunnittelu, seuranta ja raportointi. Nämä tehtävät ovat täyttäneet arkipäiväni siitä lähtien, kun harjoittelu Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksessa Palkeissa alkoi”, kertoo Niko Heikkinen, joka aloitti harjoittelijana ja joka nyt työskentelee taloushallinnon asiantuntijana.
”Käynnistimme hyvissä ajoin sisäisen keskustelun työnjaon päivittämisestä ja työkuorman tasaamisesta. Tässä yhteydessä muodostui käsitys myös tulevalle harjoittelijalle siirrettävistä tehtävistä. Työnjako tehtiin joustavasti huomioiden harjoittelun määräaikaisuus”, sanoo Birgitt Karhusaari. ”Harjoittelijan perehdyttämiseen liittyvät keskustelut tiimissä ovat tuoneet uusia kysymyksiä ja myös ideoita taloushallinnon prosessien kehittämiseen ja automatisointiin.”
Tehtäviin perehtymiseen vaaditaan koko vuoden kierto
Nikon perehdyttäminen jatkui kuukausia vaiheittain työn tekemisen ohessa. Alkuvaiheessa perehdytystä tehtiin kasvokkain korona-ajasta huolimatta, mutta perehdytys on onnistunut hyvin myös etänä. Perehdyttämisessä on ollut koko yksikkö mukana. ”Jokaisella on omat vahvuusalueensa, joista olen ottanut oppia ja saanut siten haltuuni hyvin monipuolista osaamista”, toteaa Niko Heikkinen.
Birgitt Karhusaari: ”Heti alusta asti Niko otettiin mukaan koko yksikön toimintaan, koska hänelle annettujen tehtävien tekeminen edellyttää ymmärtämystä taloushallinnon kokonaisprosessista. Perehdytyksen edetessä Nikolle annettiin itsenäisiä vastuita ja sovittiin toimet, joiden avulla voidaan varmistua tehtävien onnistumisesta. Nikon tehtäviin liitettiin vähitellen myös haastavia, tietoteknistä osaamista vaativia ja osittain uusia ylläpito- ja kehittämistehtäviä.”
Harjoittelijahaku edellyttää ennakointia ja aktiivista viestintää
”Saamme vuosittain noin 200 hakemusta. Koemme Palkeissa tärkeäksi sen, että voimme tarjota opiskelijoille mahdollisuuden tutustua työelämään ja päästä työuran alkuun” korostavat Heli Koivunen ja Mia Hällström. ”Hyöty on molemminpuolinen, sillä harjoittelijat tuovat aina mukanaan uutta osaamista ja näkemystä. Me tarvitsemme jatkuvasti osaajia ja monet harjoittelijoista työllistyvätkin meille harjoittelunsa jälkeen”, sanovat Heli Koivunen ja Mia Hällström.
”Seuraavan vuoden harjoittelijahaun suunnittelu alkaa jo edellisenä syksynä, hakuaika on marras-joulukuussa ja valinnat tehdään tammi-helmikuussa. Julkaisemme harjoittelijahakumme valtion rekrytointijärjestelmässä valtiolle.fi:ssä ja teemme myös aktiivista someviestintää koko prosessin ajan. Lisäksi olemme yhteydessä oppilaitoksiin ja käymme muutamissa oppilaitoksissa esittelemässä Palkeita.”
HR ja oma esimies ovat on yhteydessä tulevaan harjoittelijaan ennen harjoittelun alkua. Aktiivinen yhteydenpito on osoittautunut hyväksi tavaksi sitouttaa harjoittelijat Palkeisiin jo ennen kuin varsinainen harjoittelu alkaa.
Alusta asti osa tiimiä
Pienessä yksikössä korostuvat erityisesti yhteistyö- ja kommunikaatiotaidot sekä oma-aloitteisuus toteavat Birgitt Karhusaari ja Niko Heikkinen. ”Jokaisella on omat vastuualueet, joiden työtehtävät hoidetaan pääsääntöisesti itsenäisesti. Sen lisäksi ideoimme ja toteutamme yhdessä suurempia projekteja.”
”Kynnys kysyä apua ongelmatilanteissa on ollut matala ja selkeän vastuunjaon vuoksi tiesin aina, keneen voin ottaa yhteyttä”, kehuu Niko. ”Meillä on hyvin tiivis työyhteisö ja olen ensimmäisestä päivästä saakka kokenut olevani tervetullut lisä yksikköön. Töitä tehdään todella tiiviisti yhteistyössä paitsi yksikön sisäisesti myös muiden yksiköiden välillä.”
”Jo haastattelussa minulta kysyttiin kiinnostuksesta jatkaa harjoittelun jälkeen töissä Palkeilla. Silloinen haastattelijani mainitsi, että puolessa vuodessa ehtii todennäköisesti juuri ja juuri oppimaan taloushallintoon liittyvät työtehtävät. Kuinka oikeassa hän olikaan. Hyppäys harjoittelusta taloushallinnon asiantuntijan tehtäviin oli saumaton; työtehtävät jatkuivat samoina ja oman osaamisen kehittäminen on jatkunut edelleen.”
Palkeet
Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus, Palkeet, tuottaa talous- ja henkilöstöpalveluja valtionhallinnon virastoille, laitoksille ja rahastoille sekä n. 70 000 yksittäiselle palkansaajalle. Palkeissa työskentelee noin 650 ammattilaista viidellä eri paikkakunnalla.
Vuonna 2021 Palkeissa oli 26 ammattikorkea- tai yliopistoharjoittelijaa ja tälle vuodelle on tavoitteena palkata noin 30 harjoittelijaa.
