Ra­han­pe­su­lain­sää­dän­nön vel­voit­teet ti­li­toi­mis­tos­sa

Asiak­kaan tun­te­mis­tie­to­jen säi­lyt­tä­mi­nen

Käy­tän­nös­sä ti­li­toi­mis­ton on tal­len­net­ta­va asia­kas­yri­tyk­sen kes­kei­set pe­rus­tie­dot. Ra­han­pe­su­lain 3.3 § lis­taa kes­kei­siä tun­te­mis­tie­to­ja seu­raa­vas­ti: 

Asiak­kaas­ta säi­ly­tet­tä­vät tie­dot

Asiak­kaan tun­te­mis­ta kos­ke­vis­ta tie­dois­ta on säi­ly­tet­tä­vä: 

  1. nimi, syn­ty­mä­ai­ka, hen­ki­lö­tun­nus ja osoi­te; 
  2. edus­ta­jan nimi, syn­ty­mä­ai­ka ja hen­ki­lö­tun­nus; 
  3. oi­keus­hen­ki­lön täy­del­li­nen nimi, re­kis­te­ri­nu­me­ro, re­kis­te­röi­mis­päi­vä ja re­kis­te­ri­vi­ran­omai­nen sekä tar­vit­taes­sa yh­tiö­jär­jes­tys; 
  4. oi­keus­hen­ki­lön hal­li­tuk­sen tai vas­taa­van päät­tä­vän eli­men jä­sen­ten täy­del­li­set nimet, syn­ty­mä­ajat ja kan­sa­lai­suu­det; 
  5. oi­keus­hen­ki­lön toi­mia­la; 
  6. to­sia­sial­lis­ten edun­saa­jien nimi, syn­ty­mä­ai­ka ja suo­ma­lai­nen hen­ki­lö­tun­nus ja sen puut­tues­sa kan­sa­lai­suus sekä tar­vit­taes­sa tar­kem­pi ku­vaus omistus-​ ja mää­räys­val­ta­ra­ken­tees­ta tai jos to­sia­sial­lis­ta edun­saa­jaa ei ole pys­tyt­ty tun­nis­ta­maan, edel­lä tar­koi­te­tut tie­dot 1 luvun 5 §:n 4 mo­men­tis­sa tar­koi­te­tus­ta hen­ki­lös­tä; 
  7. hen­ki­löl­li­syy­den to­den­ta­mi­ses­sa käy­te­tyn asia­kir­jan nimi, asia­kir­jan nu­me­ro tai muu tun­nis­te­tie­to ja myön­tä­jä taik­ka kopio asia­kir­jas­ta tai jos asia­kas on etä­tun­nis­tet­tu, tie­dot to­den­ta­mi­ses­sa käy­te­tys­tä me­net­te­lys­tä tai läh­teis­tä; 
  8. tie­dot asiak­kaan toi­min­nas­ta, lii­ke­toi­min­nan laa­dus­ta ja laa­juu­des­ta, ta­lou­del­li­ses­ta ase­mas­ta, pe­rus­teet lii­ke­toi­men tai pal­ve­lun käy­töl­le ja tie­dot va­ro­jen al­ku­pe­räs­tä sekä muut 4 §:n 1 mo­men­tis­sa tar­koi­te­tut asiak­kaan tun­te­mi­sek­si han­ki­tut tar­peel­li­set tie­dot; 
  9. 4 §:n 3 mo­men­tis­sa sää­de­tyn se­lon­ot­to­vel­vol­li­suu­den ja 13 §:ssä sää­de­tyn po­liit­ti­ses­ti vai­ku­tus­val­tai­seen hen­ki­löön liit­ty­vän te­hos­te­tun tun­te­mis­vel­vol­li­suu­den täyt­tä­mi­sek­si han­ki­tut vält­tä­mät­tö­mät tie­dot; 
  10. pankki-​ tai mak­su­ti­lin nu­me­ro, tilin omis­ta­jan tai käyt­tö­oi­keu­den hal­ti­jan nimi ja tilin avaamis-​  ja  sul­ke­mis­päi­vä  sekä  muut  ti­liin  liit­ty­vät  tun­nis­te­tie­dot  siltä  osin  kuin  ne  eivät  si­säl­ly 1–9 koh­taan ja tie­to­jen säi­lyt­tä­mi­nen on tar­koi­tuk­sen­mu­kais­ta il­moi­tus­vel­vol­li­sen lii­ke­toi­min­nan luon­ne huo­mioon ot­taen eikä nii­den saa­mi­sel­le ole muus­ta lain­sää­dän­nös­tä joh­tu­vaa es­tet­tä; 
  11. tal­le­lo­ke­ron vuo­kraa­jan nimi ja muut tal­le­lo­ke­ron vuo­kraan liit­ty­vät tun­nis­te­tie­dot siltä osin kuin ne eivät si­säl­ly 1–9 koh­taan sekä vuokra-​ajan pi­tuus ja tie­to­jen säi­lyt­tä­mi­nen on tar­koi­tuk­sen­mu­kais­ta il­moi­tus­vel­vol­li­sen lii­ke­toi­min­nan luon­ne huo­mioon ot­taen eikä nii­den saa­mi­sel­le ole muus­ta lain­sää­dän­nös­tä joh­tu­vaa es­tet­tä; 
  12. säh­köi­ses­tä tun­nis­ta­mi­ses­ta ja säh­köi­siin tran­sak­tioi­hin liit­ty­vis­tä luot­ta­mus­pal­ve­luis­ta si­sä­mark­ki­noil­la ja di­rek­tii­vin 1999/93/EY ku­moa­mi­ses­ta an­ne­tus­sa Eu­roo­pan par­la­men­tin ja neu­vos­ton ase­tuk­ses­sa (EU) N:o 910/2014 sää­det­ty­jen säh­köi­sen tun­nis­ta­mi­sen me­ne­tel­mien ja nii­hin liit­ty­vien luot­ta­mus­pal­ve­lu­jen tai asi­aan­kuu­lu­vien kan­sal­lis­ten vi­ran­omais­ten sään­te­le­mien, tun­nus­ta­mien tai hy­väk­sy­mien mui­den suo­jat­tu­jen etääl­tä tai säh­köi­ses­ti to­teu­tet­ta­vien tun­nis­tus­pro­ses­sien avul­la saa­dut tie­dot. 

Kohta 12 tar­koit­taa hal­li­tuk­sen esi­tyk­sen 228/2016 mu­kaan seu­raa­vaa: jos asiak­kaan tai edus­ta­jan hen­ki­löl­li­syys on to­den­net­tu vah­val­la säh­köi­sel­lä tun­nis­tuk­sel­la, tal­len­na tun­nis­tus­pal­ve­lun tuot­ta­ma vah­vis­tus, joka osoit­taa, että hen­ki­löl­li­syy­den to­den­ta­mi­nen on tehty. 

Jos asia­kas on ul­ko­maa­lai­nen, jolla ei ole suo­ma­lais­ta hen­ki­lö­tun­nus­ta, on 2 mo­men­tis­sa tar­koi­tet­tu­jen tie­to­jen li­säk­si säi­ly­tet­tä­vä tieto asiak­kaan kan­sa­lai­suu­des­ta ja mat­kus­tus­asia­kir­jan tie­dot. 

Asiak­kaan tun­te­mis­tie­to­jen säi­ly­tyk­seen käy­tet­tä­viä me­ne­tel­miä

  • Tie­dot tal­len­ne­taan esi­mer­kik­si Ta­lous­hal­lin­to­lii­ton laa­ti­mal­le Asiak­kaan pe­rus­tie­dot -​lomakkeelle.  (Vain jä­se­nil­le)
  • Tie­dot tal­len­ne­taan ti­li­toi­mis­ton käyt­tä­mään asia­kas­re­kis­te­riin tai toi­min­na­noh­jaus­jär­jes­tel­mään  
  • Käy­te­tään ra­han­pe­sun tor­jun­taan liit­ty­vien vel­voit­tei­den hoi­ta­mi­seen tar­koi­tet­tu­ja oh­jel­mis­to­ja. Näitä ovat esi­mer­kik­si Clen­to ja Doks. 

Tie­dot on säi­ly­tet­tä­vä luo­tet­ta­val­la ta­val­la vii­den vuo­den ajan va­ki­tui­sen asia­kas­suh­teen päät­ty­mi­ses­tä.