Asiakkaan tuntemistietojen säilyttäminen
Käytännössä tilitoimiston on tallennettava asiakasyrityksen keskeiset perustiedot. Rahanpesulain 3.3 § listaa keskeisiä tuntemistietoja seuraavasti:
Asiakkaasta säilytettävät tiedot
Asiakkaan tuntemista koskevista tiedoista on säilytettävä:
- nimi, syntymäaika, henkilötunnus ja osoite;
- edustajan nimi, syntymäaika ja henkilötunnus;
- oikeushenkilön täydellinen nimi, rekisterinumero, rekisteröimispäivä ja rekisteriviranomainen sekä tarvittaessa yhtiöjärjestys;
- oikeushenkilön hallituksen tai vastaavan päättävän elimen jäsenten täydelliset nimet, syntymäajat ja kansalaisuudet;
- oikeushenkilön toimiala;
- tosiasiallisten edunsaajien nimi, syntymäaika ja suomalainen henkilötunnus ja sen puuttuessa kansalaisuus sekä tarvittaessa tarkempi kuvaus omistus- ja määräysvaltarakenteesta tai jos tosiasiallista edunsaajaa ei ole pystytty tunnistamaan, edellä tarkoitetut tiedot 1 luvun 5 §:n 4 momentissa tarkoitetusta henkilöstä;
- henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan nimi, asiakirjan numero tai muu tunnistetieto ja myöntäjä taikka kopio asiakirjasta tai jos asiakas on etätunnistettu, tiedot todentamisessa käytetystä menettelystä tai lähteistä;
- tiedot asiakkaan toiminnasta, liiketoiminnan laadusta ja laajuudesta, taloudellisesta asemasta, perusteet liiketoimen tai palvelun käytölle ja tiedot varojen alkuperästä sekä muut 4 §:n 1 momentissa tarkoitetut asiakkaan tuntemiseksi hankitut tarpeelliset tiedot;
- 4 §:n 3 momentissa säädetyn selonottovelvollisuuden ja 13 §:ssä säädetyn poliittisesti vaikutusvaltaiseen henkilöön liittyvän tehostetun tuntemisvelvollisuuden täyttämiseksi hankitut välttämättömät tiedot;
- pankki- tai maksutilin numero, tilin omistajan tai käyttöoikeuden haltijan nimi ja tilin avaamis- ja sulkemispäivä sekä muut tiliin liittyvät tunnistetiedot siltä osin kuin ne eivät sisälly 1–9 kohtaan ja tietojen säilyttäminen on tarkoituksenmukaista ilmoitusvelvollisen liiketoiminnan luonne huomioon ottaen eikä niiden saamiselle ole muusta lainsäädännöstä johtuvaa estettä;
- tallelokeron vuokraajan nimi ja muut tallelokeron vuokraan liittyvät tunnistetiedot siltä osin kuin ne eivät sisälly 1–9 kohtaan sekä vuokra-ajan pituus ja tietojen säilyttäminen on tarkoituksenmukaista ilmoitusvelvollisen liiketoiminnan luonne huomioon ottaen eikä niiden saamiselle ole muusta lainsäädännöstä johtuvaa estettä;
- sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisiin transaktioihin liittyvistä luottamuspalveluista sisämarkkinoilla ja direktiivin 1999/93/EY kumoamisesta annetussa Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EU) N:o 910/2014 säädettyjen sähköisen tunnistamisen menetelmien ja niihin liittyvien luottamuspalvelujen tai asiaankuuluvien kansallisten viranomaisten sääntelemien, tunnustamien tai hyväksymien muiden suojattujen etäältä tai sähköisesti toteutettavien tunnistusprosessien avulla saadut tiedot.
Kohta 12 tarkoittaa hallituksen esityksen 228/2016 mukaan seuraavaa: jos asiakkaan tai edustajan henkilöllisyys on todennettu vahvalla sähköisellä tunnistuksella, tallenna tunnistuspalvelun tuottama vahvistus, joka osoittaa, että henkilöllisyyden todentaminen on tehty.
Jos asiakas on ulkomaalainen, jolla ei ole suomalaista henkilötunnusta, on 2 momentissa tarkoitettujen tietojen lisäksi säilytettävä tieto asiakkaan kansalaisuudesta ja matkustusasiakirjan tiedot.
Asiakkaan tuntemistietojen säilytykseen käytettäviä menetelmiä
- Tiedot tallennetaan esimerkiksi Taloushallintoliiton laatimalle Asiakkaan perustiedot -lomakkeelle. (Vain jäsenille)
- Tiedot tallennetaan tilitoimiston käyttämään asiakasrekisteriin tai toiminnanohjausjärjestelmään
- Käytetään rahanpesun torjuntaan liittyvien velvoitteiden hoitamiseen tarkoitettuja ohjelmistoja. Näitä ovat esimerkiksi Clento ja Doks.
Tiedot on säilytettävä luotettavalla tavalla viiden vuoden ajan vakituisen asiakassuhteen päättymisestä.
