Hyvä palkkahallintotapa -opas

Tämä opas kuvaa mahdollisimman kattavasti palkkahallinnon hyviä käytäntöjä, jotka jokaisen palkkoja laskevan tilitoimiston tulisi ottaa huomioon laadukkaan ja juridisesti pätevän palvelun tuottamiseksi.

Palkka-asiakkuuden hoitaminen

Yhtenäiset toimistokohtaiset toimintatavat

Tilitoimistossa on suositeltavaa laatia yhtenäinen toimintatapa. Toimintatapaan dokumentoidaan toimiston omat toimintatavat sekä asiakkaan palveluprosessi. Yhtenäisillä tavoilla varmistetaan palvelun jatkuvuus ja varmistetaan palveluntuottajan oman toiminnan laatu. Palkanlaskennassa työskenteleviltä on edellytettävä yhteisesti sovittujen toimintatapojen noudattamista.

Sisäisissä toimintatavoissa on suositeltavaa olla yhtenäiset tavat toimia, muun muassa

  • Töiden suunnittelu ja resurssointi henkilötasolla kaikkien käytössä olevaan järjestelmään
  • Yhtenäinen dokumentointi ohjeistuksille
  • Töiden aloitus- ja lopetusmerkinnät
  • Töiden uudelleenjärjestelyt
  • Työpari tai tiimi jokaiselle asiakkaalle laadun varmistamiseksi, huomioidaan käyttöoikeudet ja eri ohjelmien osaaminen
  • Asiakashaasteiden käsittely asiakkaan ja esimiehen kanssa

Töiden suunnittelu on hyvä olla laadittu niin, että kaikki näkevät tehtävät työt päivittäin ja pidemmällä aikavälillä. Aineiston viivästyessä tai työntekijän sairastuessa jokainen voi tehdä muutoksia suunniteltuun ja työt saadaan tehtyä asiakkaiden kanssa sovitussa aikataulussa.

Ajantasaisilla merkinnöillä työn etenemisestä voidaan seurata kokonaisuutena palkanlaskentatiimin työtilannetta. Työparikäytännöllä varmistetaan asiakkaalle tasalaatuinen palvelu huolimatta mahdollisista työnsuunnittelussa tapahtuvista muutoksista.

Asiakkaan palveluprosessissa on hyvä huomioida muun muassa

  • Aineiston vastaanotto ja sen käsittely
  • Aineistojen käsittely palkanlaskentaa tehtäessä ja arkistointi
  • Valmiin työn raportointi ja hyväksyntä
  • Mahdolliset ohjeistukset ja huomautukset
  • Yhteydenpito asiakkaaseen sovituin väliajoin
  • Asiakkaalle tehdään vain sopimuksen mukaiset palvelut ja, mikäli palveluissa tapahtuu muutoksia, niin ne on päivitettävä asiakkaan kanssa tehtyyn palveluerittelyyn

Yhteisessä prosessissa kuvataan myös palkanlaskennan tehtävien suorittamisjärjestys eli palkanlaskennan työvaiheet-lista. Tällainen ohjeistus toimii myös palkkaprosessin muistilistana, jotta kaikki asiat tulevat oikeassa järjestyksessä hoidetuiksi. Työlistassa voi olla palkkaohjelman toimintoihin liittyvää ohjausta siinä määrin kuin yrityksessä katsotaan hyödylliseksi. Ohjausta on hyvä olla erityisesti silloin, kun ohjelma on vaihtunut tai palkanlaskennassa toimii henkilöitä, joille ohjelma on uusi. Mikäli tilitoimistossa käytetään useita eri palkkaohjelmia, voidaan työlista laatia ohjelmakohtaisesti.

Hyvän palkkahallintotavan mukaista on ohjeistaa palkanlaskijoita käyttämään kaikkien asiakkaiden osalta työlistaa jokaisen laskennan yhteydessä.

Asiakkaan on toimitettava palkanlaskennan aineisto sovitun aikataulun mukaisesti, jotta palvelu voidaan tuottaa oikea-aikaisesti. Aineiston myöhässä toimittavaa asiakasta tulee huomauttaa asiasta. Jos tilitoimisto ei huomauta toistuvasta myöhästymisestä, voidaan tulkita, että tilitoimisto on hiljaisesti hyväksynyt muutoksen kirjallisesti sovittuun palkka-aikatauluun.

Tilitoimisto tarkastaa asiakkaan aineiston oikeellisuuden, mikäli asiakkaan kanssa näin on sovittu. Muutoin asiakas vastaa toimittamansa aineiston sisällön oikeellisuudesta. Kuitenkin palkanlaskennan on ammattitaitonsa mukaisesti kiinnitettävä huomio mahdollisiin virheellisyyksiin, jotka ovat havaittavissa kohtuullisissa määrin.

Keskustelussa asiakkaan kanssa sovitut asiat dokumentoidaan tekemällä muistiinpanoja. Erityisesti palkkoihin liittyvien asioiden tulee olla kirjallisessa muodossa. Merkittävimpiin suuntaviivoihin ja ohjeistuksiin liittyvät asiat tulee aina vahvistaa esimerkiksi lähettämällä asiasta sähköpostia ja pyytämällä niihin asiakkaan kuittaus. Näin vältetään mahdolliset epäselvyydet, virhetulkinnat ja väärinkäsitykset myöhemmin.

Tarvittaessa asiakasta on ohjeistettava oikeasta toimintatavasta, nämä ohjeistukset arkistoidaan tilitoimiston käytännön mukaisesti ns. pysyväisaineistoon asiakkaan perustietoihin. Asiakkaalle annetun ohjeistuksen noudattamista on seurattava. Tilanteessa, jossa asiakas ei oikaise toimintatapaansa, ja kyseinen virheellinen toiminta rikkoo palvelutuotannolle olennaisia alan säännöksiä, tulee harkita toimeksiannosta luopumista.

Asiakaskohtaiset palkanlaskennan ohjeet 

Toimeksiantosopimuksella ja palveluerittelyllä on sovittu yleiset palkanlaskentaan liittyvät asiat. Asiakaskohtaisiin ohjeisiin kerätään tarkemmin eriteltynä tiedot käytännön työn hoitamisesta. Tilitoimistossa on suotavaa laatia yhtenäinen ohjeistus siitä, mitä tietoja asiakaskohtaisesti kerätään, jotta jokaisella palvelua tuottavalla on ajantasaiset tiedot käytettävissä.

Asiakkaittain ylläpidettäviä tietoja voivat olla ovat esimerkiksi

  • Tiedot siitä, voidaanko palkkatietoja antaa muille kuin toimeksiantosopimuksessa nimetyille yrityksen varsinaisille palkanlaskennan yhteyshenkilöille. Yrityksissä voi palkkayhteyshenkilön lisäksi olla esimerkiksi tuotannon esimiehiä, jotka saavat omien alaistensa palkka- ja työsuhdetiedot.
  • Pääsääntöisesti työntekijöille ei anneta palkkatietoja suoraan, koska heidän henkilöllisyyttään ei voida pitävästi varmistaa puhelimessa tai ilmaissähköpostia käytettäessä. Yhteydenotot sovitaan tästä syystä tehtäväksi pelkästään asiakasyrityksen johdon valtuuttamien palkkayhteyshenkilöiden kautta.
  • Tiedot, jotka toimitetaan vain salatun sähköpostin kautta ja tiedot, jotka voidaan lähettää normaalilla sähköpostilla
  • Tiedot yrityksen osakkaista ja osaomistajista sekä tiedot heidän eläkevakuutuksistaan
  • Tiedot työntekijöiden lakisääteisistä vakuutuksista: vakuutusyhtiöt ja vakuutusnumerot
  • Tieto siitä, onko asiakasyrityksen noudatettava yleis- tai normaalisitovaa alan työehtosopimusta vai noudatetaanko yrityksessä vain työsopimuslakeja.
  • Yrityksissä voi olla myös laadittu paikallisia sopimuksia, talokohtaisia sopimuksia tai asiakkaalla voi olla vakiintuneita käytäntöjä tai muodostuneita tapoja, jolloin myös näitä koskevien tietojen tulee olla palkanlaskennan käytettävissä ja niiden on löydyttävä asiakaskohtaisista ohjeista.
  • Alakohtaisten työehtosopimusten voimassaoloa ja sovittujen palkankorotusten ajankohtia on tilitoimistossa seurattava, mikäli asiakkaan kanssa on sovittu tämä tilitoimiston tehtäväksi.
  • Käsiteltävien palkkojen lajit ja palkkiot sekä näiden maksujaksot
  • Palvelusvuosi- tai kokemusvuosilisien laskenta voi olla sovittu tilitoimistossa tehtäväksi. Myös työehto-sopimuksissa olevien henkilökohtaisten lisien seuranta voidaan sopia palkanlaskennan tehtäväksi.
  • Palkkamuutoksien hyväksymismenetelmä
  • Asiakkaan kanssa sovitut palkka-aineistojen toimituspäivät
  • Lopputilien laskentaan liittyvät käytännöt, maksetaanko seuraavan normaalin palkanmaksun yhteydessä vai erillisenä laskentana työsuhteen päättyessä
  • Poissaolojen käsittely palkoissa, esimerkiksi joissakin yrityksissä sairaslomista voi olla sovittu, että ilman työnjohdon kuittaamaa lääkärintodistusta ei palkkaa makseta
  • Vuosilomapalkkojen ja -rahojen käsittelyohjeet ja maksuajankohdat. Pidettyjen/ansaittujen lomien käsittely voi tapahtua joko kuluvan kuukauden ajalta tai edellisen kuun työajanseurannan tietojen mukaan
  • Yrityksessä käytössä olevat luontoisedut ja niiden verotuskäsittely (onko verotettava etu vai peritäänkö verotusarvo palkansaajilta)
  • Matkalaskujen käsittely palkoissa (maksetaanko matkalaskut palkanlaskennan yhteydessä vai kirjataanko asiakkaan jo maksamien matkalaskujen tiedot palkanlaskennan järjestelmään) tai tieto käytössä olevasta erillisestä matkalaskuohjelmasta
  • Palkkalaskelmien tietoturvallinen toimitustapa palkansaajille, sähköpostia käytettäessä on saatava palkansaajan hyväksyntä
  • Maksujen hyväksymismenetelmä, mikäli tilitoimisto maksaa palkat
  • Tieto palkanlaskentajaksoittain tai kuukausittain asiakkaalle toimitettavista palkanlaskennan raportoinnista, esimerkiksi työajantasaussaldot, ylityö-, sairaus- ja muut poissaololistaukset
  • Tulorekisteri-ilmoitusten toimittaminen ja muut mahdolliset ilmoitukset ja tilastot
  • Palkanlaskennasta tuotettavien erien maksatus eri sidosryhmille kuten verottaja, eläke- ja tapaturmavakuutusyhtiöt, työllisyysrahasto, ay-jäsenliitot
  • Asiakkaalle neljännesvuosittain tehtävät palvelut kuten KTA-laskennat tms.
  • Palkanlaskennan tietojen toimittaminen kirjanpitoon (sisältö ja palkkajaksot)
  • Tieto sosiaalikulujen jaksotuksista, tehdäänkö jokaisen palkanlaskennan yhteydessä palkkaohjelman automaattitoiminnolla vai esimerkiksi erillisellä muistiotositteella kuukausittain
  • Tilinpäätöksen yhteydessä tehtävien jaksotusten hoitaminen
  • Tieto työnantajan kuulumisesta työnantajaliittoon, joka vaikuttaa esimerkiksi tilastoihin ja työehtosopimuksessa määriteltyihin paikallisen sopimisen mahdollisuuteen

Käytännön palkanlaskenta 

Käytännön palkanlaskenta koostuu palkkakausikohtaisesta palkanlaskennasta, kuukauden vaihteen töistä, neljännesvuositöistä ja vuositöistä. Asiakkaan ja palkkapalvelun tuottajan välisen sopimuksen liitteenä olevassa palveluerittelyssä kuvataan palvelun sisältö ja vastuunjako asiakkaan ja palkkapalvelun tuottajan välillä. Vastuunjako on suositeltavaa tehdä yhdessä palkanlaskennan kanssa: tämä mahdollistaa yhtenäisen, tilitoimistokohtaisen tavan tuottaa palvelu ja luo perustan asiakaskohtaiselle ohjeistukselle.

PALLOKUVA TÄHÄN

Palkkakausikohtaiset palkanlaskentatoimet 

Palkkakausikohtainen laskenta pitää sisällään seuraavat osa-alueet: henkilöiden perustietojen päivittäminen, toistuvat ja muuttuvat palkkatapahtumat, tuntiaineiston siirrot palkkaohjelmaan, poissaolotiedot, lomatiedot, saldojen kerrytykset, vähennystapahtumat, palkka-ajot, maksatus-, tilitys- ja kirjanpidon toiminnot, raportit, tilastot sekä säännöllisiin viranomaisilmoituksiin liittyvät palkkahallinnon tehtävät.

Edellä luetellut toteutetaan yhteisten prosessien mukaisesti. On mahdollista maksaa palkkioita tai korvauksia ulkopuolisille palkkionsaajille tai työ-/käyttökorvauksen saajille erikseen määritellyn prosessin mukaisesti. Myös erilaiset kansainvälisten tilanteiden toimintamallit kuten lähdeverollisten tai lähetettyjen työntekijöiden vakuutuspalkan määrittelyä ja ennakonpidätyksen laskentaa varten on määriteltävä.

On suositeltavaa, että järjestelmien tarjoamien mahdollisuuksien mukaan, aineistot siirretään palkkaohjelmaan sähköisesti joko liittymän tai vakioidun Excel-lomakkeen avulla. Tämä vähentää manuaalista työtä sekä siitä mahdollisesti aiheutuvia virheitä. Myös palkkajärjestelmässä tuotettavan tiedon käsittelyssä on mahdollista hyödyntää järjestelmän automaattitoimintoja ja liittymiä.

Hyvän tavan mukaista on myös järjestelmästä toiseen siirrettävien aineistojen osalta tehdä pistokoeluonteisia tarkastuksia, jotta varmistutaan liittymien toimivuudesta ja siirtyvien tietojen oikeellisuutta.

Palveluntuottajan oikeusturvan kannalta on olennaista, että kaikki palkanlaskennan käsiteltävä aineisto perustuu kirjallisiin dokumentteihin tai järjestelmien välisiin tiedostosiirtoihin. Palkka-aineistoa ei milloinkaan oteta vastaan pelkästään suullisen ilmoituksen perusteella.

Henkilön perustiedot ja työsuhdetiedot 

Hyvän palkkahallintotavan mukaista on, että henkilön perustiedot ja niiden muutokset ilmoitetaan palkkahallintoon kirjallisesti ja dokumentoidaan siten, että tiedot ja voimaantulo ovat jälkikäteen todennettavissa. Henkilön tiedot voidaan siirtää myös HR-järjestelmästä, mikäli sellainen on käytössä. Asiakkaan vastuuhenkilön tulee hyväksyä sekä uudet että muuttuneet tiedot ennen kuin ne toimitetaan palkanlaskentaan.

Palkanlaskennassa tarvittavia työsuhdetietoja ovat muun muassa

  • Työsuhteen alkaessa uuden palkansaajan tiedot, myös toistuvat palkkaperusteet kuten luontoisedut ja vähennykset
  • Työsuhteen aikana tapahtuvat henkilö- ja työsuhdetietomuutokset ja mahdolliset maksuryhmä- ja kustannuspaikkamuutokset
  • Palkkaperusteiden muuttuessa esimerkiksi kuukausi- ja tuntipalkkatiedot, tulospalkkiot, keskituntiansio KTA, joka työehtosopimuksen mukaisesti voidaan laskea palkkakausittain tai neljännesvuosittain.
  • Työsuhteen päättyessä tieto työsuhteen päättymisestä sekä päättymissyy ja lopputilin maksamista varten. Työsuhteen päättymissyy välitetään tiedon käyttäjille Tulorekisterin palkkatietoilmoituksella.

Taloushallintoliiton jäsenten TAL-laatulomakkeissa on Uuden palkansaajan tiedot.

Vakiopalkkatapahtumat/toistuvaistapahtumat 

Kiinteillä eli vakio- tai toistuvaispalkkatapahtumilla tarkoitetaan järjestelmään tallennettavia palkkakausittain toistuvia palkkatapahtumia. Tällaisia ns. vakiotapahtumia voivat olla esim. kuukausipalkat, henkilö- ja tehtäväkohtaiset lisät, luontoisedut ja kiinteät vähennykset.

Muuttuvat palkkatapahtumat 

Palkkatapahtuma-aineisto pitää sisällään muun muassa työaikalisiä, ylitöitä, bonuksia, palkkiota tai vähennettäviä eriä kuten palkasta perittävät lounasedut. Muuttuvien palkkatietojen tulee olla asiakkaan tarkastamia ja hyväksymiä, esimerkiksi työaikajärjestelmässä. Hyväksyntä voi tapahtua myös niin, että asiakas toimittaa tarkastamansa manuaalisen aineiston palkanlaskennan käsittelyyn.

Muuttuvat palkkatapahtumat tallennetaan palkkajärjestelmään. Palkkatapahtumat voidaan tuottaa esijärjestelmässä (työajanseuranta, vakioitu Excel), josta ne siirretään sähköisesti palkkatapahtumiksi palkkajärjestelmään, kun asiakkaan nimetty vastuuhenkilö on ne hyväksynyt käsiteltäväksi palkoissa.

Työaikakirjanpidon hoitaminen on asiakkaan lakisääteinen velvoite, jonka oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta asiakas myös vastaa. Työaikakirjanpidon ja palkkatapahtumien on vastattava toisiaan. Mikäli palkkatapahtumiin tehdään korjauksia asiakkaan vastuuhenkilön hyväksynnän jälkeen, on suositeltavaa, että asiakas tekee muutoksen esijärjestelmään. Muutoksen jälkeen tieto siirretään uudelleen palkkajärjestelmään tai tallennetaan muuttunut tieto manuaalisesti.

Poissaolot 

Poissaolot on suositeltavaa käsitellä palkkaohjelmassa, jotta niitä voidaan seurata ajantasaisesti. Esimerkiksi vuosilomien kertyminen ja lomien pitämisen seuranta voidaan näin toteuttaa järjestelmässä eikä manuaalista seurantaa tarvita. Myös poissaolojen palkalliset ja palkattomat jaksot on hyvä seurata järjestelmässä. Tiedot saadaan ilmoitettua suoraan järjestelmästä esimerkiksi tulorekisteriin ja myös mahdolliset Kela- ja vakuutusyhtiön hakemukset. Näin myös palkkatodistuksia tarvitsee toimittaa vähemmän.

Palkka-aineisto voidaan tuoda palkanlaskentaohjelmaan sähköisesti. Mikäli yrityksellä on käytössä esijärjestelmä, poissaolotapahtumat voidaan useissa ohjelmistoissa myös tuoda liittymätiedostolla suoraan järjestelmään.

Manuaaliset poissaoloon liittyvät aineistot on tultava sovitun yhteyshenkilön kautta.

Hyvään palkkahallintotapaan ei kuulu, että palkanlaskija tai asiakkaan yhteyshenkilö ilmoittaa poissaoloista suullisesti palkanlaskentaan, tai kirjaa poissaolotapahtumat suoraan järjestelmään siten, ettei poissaolon käsittelystä muodostu asianmukaista dokumentaatiota.

Palkanlaskijan vastuulla on, että takautuvat poissaolomuutokset tulee huomioiduksi, jotta maksuun menevä summa ja lomakertymät ovat varmasti oikein muutoksen jälkeen.

Vuosilomat 

Vuosilomakirjanpito sovitaan toimeksiantosopimuksen palveluerittelyllä joko työnantajan tai palkkahallinnon palveluita tarjoavan yrityksen pidettäväksi.

Hyvässä käytännössä asiakas toimittaa palkanlaskentaan sovitussa aikataulussa vastuuhenkilön hyväksymät lomatiedot käsiteltäväksi. Hyväksytty lomailmoitus käsitellään palkanlaskennassa pääsääntöisesti lomapalkkana siinä kuussa, kun lomajakso pidetään. Järjestelmän niin salliessa, loma-ajat voidaan lukea lomatapahtumiksi myös liittymätiedoston kautta. Loma-aikoja on mahdollista tallentaa järjestelmään myös manuaalisesti.

Mikäli asiakas on ulkoistanut lomapäivien seurannan, palkanlaskennan tehtävänä on tarkastaa lomaan oikeuttavat päivät ja kerryttää uutta vuosilomaa. Lisäksi pidetyistä loma-ajankohdista on saatava tieto ajallaan palkanlaskentaan. Lomapalkka ja -raha lasketaan työehtosopimuksen tai yrityksessä olevan käytännön mukaisesti.

Kun pidetyt lomapäivät on palkanlaskennassa käsitelty ja uusi lomaoikeus kerrytetty, saadaan lomapalkkavaraus ja kirjanpidon jaksotukset tehtyä kuukausitasolla.

Saldot palkanlaskennassa 

Toimeksiantosopimuksella sovitun mukaisesti ulkoistettu palkanlaskenta voi seurata asiakasyrityksen erilaisia tuntikertymiä kuten työajanlyhennyksiä, joustosaldoja, liukumatunteja sekä lisä- ja ylityökertymiä. Seuranta sovitaan joko asiakasyrityksen tai palkkahallinnon palveluntarjoajan tehtäväksi. Kertyneiden saldojen vähennys tapahtuu

työaikakirjausten perusteella, jolloin saldon mukainen poissaolo maksetaan työtekijälle palkkana. Tällainen saldokerrytykseen perustuva palkallinen poissaolo voi olla esimerkiksi työajanlyhennysvapaa (pekkanen).

Saldoseuranta voidaan toteuttaa myös käytettävässä palkkajärjestelmässä, mikäli se on järjestelmässä teknisesti mahdollista. Tällöin kirjanpitoon on mahdollista tuottaa jaksotukset työntekijöiden tuntikertymistä kuukausittain, jos raportointi on sovittu näin tehtäväksi.

Työaikakirjanpidosta huolehtiminen on työnantajan lakisääteinen velvoite. Työajan enimmäismäärän seurantaan palveluntuottaja voi toimittaa sovittaessa asiakasyrityksen avuksi esimerkiksi raportteja toteutuneesta työajasta.

Vähennykset palkanlaskennassa 

Vähennystiedot pitävät sisällään kaikki lakisääteiset työntekijältä perittävät vähennykset kuten TyEL-maksut, työttömyysvakuutusmaksut ja ennakonpidätyksen. Vain työnantajaa velvoittavat ay-maksut peritään palkasta. Vapaaehtoisia ay-maksuja pidätetään palkasta, mikäli työnantaja näin ohjeistaa.

Mikäli palkan- tai työkorvauksen saajaa koskeva maksukielto on toimitettu palkanlaskentaan, ulosmittaus tehdään ja tilitetään ulosottoviraston maksukiellon mukaisesti.

Mahdolliset sairauskassan jäsenmaksut pidätetään palkasta vähennyksiin kuuluvana eränä.

Työntekijältä palkasta vähennettävä luontoisedun verotusarvon laskeminen tehdään palkanlaskennassa. Vähennys voi perustua myös luontoisedun- tai henkilökuntaedun tarjoajan toimittamiin veloituslaskuihin.

Muita tehtäviä vähennyksiä ovat esimerkiksi asiakasyrityksessä sovitut puhelinkulujen vähennykset ja henkilökuntaostot.

Pidätettävistä vähennyksistä suoritetaan tilitykset ja tehdään ilmoitukset eri tahoille siltä osin kuin asiakasyritys on ulkoistanut ne palkanlaskennan tehtäväksi toimeksiantosopimuksella.

Päättyvien työsuhteiden käsittely 

Hyvän palkkahallintotavan mukaisesti loppupalkan laskenta perustuu aina kirjalliseen työsuhteen päättämisilmoitukseen, jonka palkanlaskennan tietoon toimittaa asiakasyrityksen yhteyshenkilö. Työsuhteen päättyessä tarkastetaan lomaoikeus ja lasketaan lomakorvaus, kertyneet saldot ja luontoisedut sekä muut mahdolliset erät, jotta työntekijän saatavat tulevat huomioitua. Myös mahdolliset työnantajan saatavat työntekijältä käsitellään sovitun mukaisesti.

Lopputili maksetaan yritys- tai työehtosopimuskohtaisesti joko erillisenä maksuna tai seuraavana normaalina palkanmaksupäivänä.

Palkka-ajo 

Palkanlaskennassa jokaisesta laskennasta tuotetaan muun muassa tapahtumalista, palkkalista, maksutiedot- ja/tai tiedosto, palkkalaskelmat ja kirjanpidon yhteenveto sekä mahdolliset maksettavat tiedot ja/tai tiedostot.

Hyvän käytännön mukaisesti on palveluntuottajalla suunniteltu tarkastuspisteet ennen palkkatietojen toimittamista asiakasyritykselle tai palkansaajalle. Tietojen täsmäytys olennaisilta osin kuuluu hyvään palkanlaskentaprosessiin.

Maksatus 

Välitettäviä maksutiedostoja ovat palkat, ay-jäsenmaksut, ulosotot sekä työnantajan sairausvakuutusmaksu- ja ennakonpidätystilitykset. Muita mahdollisia maksuja ovat esimerkiksi sairauskassa. Matkalaskujen käsittely ja maksatus tehdään, jos toimeksiantosopimuksella on niin sovittu. Hyvän palkkahallintotavan mukaisesti maksutiedostot täsmäytetään palkkalistan yhteissaldoon.

Maksatuksessa käytettävät varmistustoimet tulee sopia asiakkaan kanssa. Hyvä tapa on saada ennen maksua asiakkaalta hyväksyntä kirjallisesti, joka arkistoidaan palkanlaskennan käytännön mukaisesti.

Palkanlaskennan tuottajalla on hyvä mahdollisuuksien mukaan (ulkoistetun palveluntuottajan työntekijämäärä yms. huomioiden) miettiä käytännöt, kuinka maksatukset suoritetaan, jotta vältetään vaaralliset työyhdistelmät.

Tilinumeron muutoksen prosessissa tulee varmistaa mahdollisten väärinkäytösten ehkäisy, muutokset on hyvä vastaanottaa vain sovitulta yhteyshenkilöltä eikä suoraan työntekijältä itseltään. Erityistä huomiota tulee kiinnittää sähköpostilla tuleviin tilinumeromuutoksiin. HR-järjestelmässä työntekijä kirjautuu omilla tunnuksillaan, jolloin muutosten ilmoittaja tulee varmistettua.

Tulorekisteri-ilmoittaminen 

Tulorekisteri on kansallinen tulotietojärjestelmä, johon työnantaja tai muu suorituksen maksaja ilmoittaa tulorekisteriin tiedot tulonsaajatasolla pääsääntöisesti viiden päivän kuluessa palkanmaksusta. Joissain tilanteissa ilmoituksen voi tehdä kerran kuukaudessa. Tiedot annetaan tulonsaajakohtaisella palkkatietoilmoituksella. Lisäksi työnantajan erillisilmoitus on annettava kuukausittain, kun suorituksia maksetaan tai työnantaja on verohallinnon työnantajarekisterissä.

Tulorekisteri toimittaa tiedot edelleen eri tiedonkäyttäjille näitä koskevien erillisten lainsäädäntöjen velvoitteiden mukaisesti kuten verottajalle, eläke- ja tapaturmavakuutusyhtiöille, työllisyysrahastoon, työttömyyskassoille, Kelalle ja Tilastokeskukselle.

Ilmoittamiseen liittyy useita tarkastettavia kohtia, jotta varmistutaan tiedon siirtyvän eri tiedon käyttäjille oikeellisena ja siinä muodossa kuin heillä tietoon on lakien mukaan oikeus. Palkanlaskentajärjestelmästä toimitettavien tietojen oikeellisuus on syytä tarkastaa säännöllisesti, esimerkiksi palkkajärjestelmästä saatavien raporttien avulla. Tarkastuskohteita ovat muun muassa

  • Miinusmerkkiset tulolajit, joista on pääsääntöisesti tehtävä takautuva korjausilmoitus
  • Tapahtumat ilman tulolajia edellyttävät, että palkkalajille viedään tulorekisterin tulolaji
  • Palkkaohjelmassa mahdollisesti olevia tilastopalkkalajeja (eivät liity palkanmaksuun) ei ilmoiteta tulorekisteriin, nämä liittyvät esimerkiksi palkattomiin poissaoloihin liitettyihin tapahtumiin
  • Henkilötietoihin tehtyjen muutosten jälkeen varmistuttava, että tiedot siirtyvät oikein, kuten ammattiluokitus ja tehtäväkoodit sekä eläke- ja tapaturmavakuutusyhtiöiden tiedot
  • Yhteenvetoraporttien tms. kautta on hyvä varmistaa, että palkkalajit on yhdistetty oikein tulolajeille
  • Järjestelmän tuottamat virhelistat tarkistettava ja mahdolliset korjaukset tehtävä aina ennen kuin ilmoitukset lähetetään tulorekisteriin

Takautuvien korjausten ja perusteettomien etujen osalta on hyvä seurata mille kaudelle tehty korjaus on kohdistettu, jotta tapahtumien tiedot voidaan täsmätä kirjanpitoon, koska kirjanpitoa ei korjata jälkikäteen.

Tulorekisteriin siirtyneiden tietojen oikeellisuuden varmistaminen 

Tulorekisteristä on saatavissa täsmäytysraportteja, joita voi hyödyntää täsmättäessä rekisteriin siirtyneet tiedot palkkajärjestelmän tietoihin. Täsmäytys on suositeltavaa tehdä joko kuukausittain tai jokaisen palkanlaskennan yhteydessä.

Tulonsaajatasolla tiedot saa tulorekisterin raportilla Maksajan palkkatietoilmoitusten tulolajikohtainen yhteenveto (618). Tiedot ovat eriteltynä tulolajeittain ja raportille voi rajata halutessaan tietyn tulonsaajan tai -saajat sekä määritellä päivämäärävälin, kuitenkin enintään 31 päivän ajanjakson.

Raportin tiedot ovat tulonsaajan nimi ja henkilötunnuksen alkuosa, maksupäivä ja palkanmaksukausi, tulolajin koodi ja nimi, tulon määrä, perusteeton etu ja takaisinperintä –tiedot, vakuuttamisen poikkeustilanteen tyypit eriteltynä ja eri vakuutusten alaiset suoritukset eriteltynä, ilmoitusviite ja mahdollinen aliorganisaatiotieto.

Tämän csv-muotoisen raportin avulla voi tiedot palkkajärjestelmään täsmätä myös excelissä, jos palkkajärjestelmän tiedot ovat myös tässä muodossa saatavissa.

Yhteensä summa -tasolla tuloreksiterin tiedot saa raportilla Maksajan palkkatietojen yhteenveto (600). Raportilla tiedot ovat maksupäivittäin ja kuukausitasolla palkkatietoilmoitukset yhteensä sekä työnantajan erillisilmoitukset. Tällä pdf-muotoisella raportilla on eritelty eri sosiaalivakuutusmaksujen alaiset suoritukset, mutta ne eivät ole tulonsaajatasolla.

Täsmäytettäessä palkanlaskennan tiedot tulorekisteriin on hyvä samalla verrata eri sosiaalivakuutusmaksujen alaiset summat keskenään, jotta voi todeta tietojen siirtyvän kaikille tiedon käyttäjille oikean suuruisena. Koska eri sosiaalivakuutuksia maksetaan toisistaan poikkeavilla perusteilla, on niiden välillä usein eroja. Tiedoissa olevat mahdolliset erot on selvitettävä ja tarvittaessa tehtävä korjaukset palkanlaskentajärjestelmässä, jotta vältytään tulorekisteriin aiemmin ilmoitettujen tietojen korjaamiselta. Mikäli erot ovat aiheellisia, dokumentoidaan syy, summa ja mahdollisesti henkilö, kenen kohdalla ero syntyy.

Lakisääteiset sosiaalivakuutusmaksut 

Työnantaja on velvollinen ottamaan työntekijöille lakisääteisesti TyEL-työntekijöiden eläkevakuutuksen, tapaturma- ja ammattitautivakuutuksen sekä huolehtimaan työttömyysvakuutusmaksuista. Työnantajan velvollisuus on huolehtia sosiaalivakuutusmaksujen alaisten suoritusten ilmoittamisesta tulorekisteriin tulonsaajakohtaisesti, vakuutusmaksujen maksamisesta asianomaisille tahoille sekä perimään eläke- ja työttömyysvakuutusmaksun työntekijöiden osuuden näiden palkasta. Lisäksi työnantajan velvollisuus on maksaa työnantajan sairausvakuutusmaksu maksamiensa palkkojen perusteella.

Tarvittaessa palkkahallinnon on ohjeistettava työnantajana toimivaa yritystä vakuutusmaksuvelvollisuudesta sekä vakuutusturvan järjestämisestä työntekijöille.

Palkanlaskennassa huolehditaan maksettavien palkkojen osalta, että sosiaalivakuutusmaksut käsitellään oikein eri vakuutusmaksujen perusteiden mukaisesti.

Kuukausityöt 

Työnantajan kuukausittain tehtävät ilmoitukset ja tilitykset on usein sopimuksella sovittu palkanlaskennan tehtäväksi. Suoritusten maksaminen on voitu sopia joko palkanlaskennan hoidettavaksi tai työnantajayritys huolehtii maksusta palkanlaskennasta saamiensa tietojen mukaisesti.

Työnantajamaksuja saavat tahot saavat tiedot tulorekisteristä, tiedoista, jotka ovat olleet sinne toimitetuissa palkkatietoilmoituksissa. Kuukausittain on tehtävä lisäksi työnantajan erillisilmoitus tulorekisteriin, jotta verohallinto saa tiedon työnantajan sairausvakuutusmaksun määrästä.

Ammattiliitoille suoritetaan työntekijöiden palkasta perityt maksut useimmiten kuukausittain, noudatettava kuitenkin eri liittojen ohjeistuksia. Mikäli maksuissa ei ole käytettävissä henkilökohtaiset viitenumerot, on ammattiliitoille annettava selvitysluettelot kuukausittain tai neljännesvuosittain, jossa ilmoitetaan perityt jäsenmaksut henkilötasolla.

Toimeksiantosopimuksen mukaisesti Kela-hakemukset ja työtapaturmiin liittyvät hakemukset vakuutusyhtiölle tekee joko asiakas tai palkkapalveluntarjoaja.

Palkkahallinnon täsmäyttäminen kuukausittain 

Hyvän palkkahallintotavan mukaisesti palkkahallinnon tietojen täsmäyttäminen tulisi tehdä kuukausittain, jotta varmistutaan palkkahallinnon ja tulorekisteriin ilmoitettujen yhteneväisyydestä. Tulorekisteristä tilattavan raportin tiedot verrataan palkkajärjestelmän tietoihin. Katso kohta tulorekisteri-ilmoittaminen ja tulorekisteriin siirtyneiden tietojen oikeellisuuden varmistaminen

Kirjanpidossa olevien palkanlaskennan velkatilejä seuraa useimmiten kirjanpitäjä kuukausittain. Esimerkiksi ennakonpidätys-, työnantajan sairausvakuutusmaksu-, ay-jäsenmaksu- ja ulosottovelan saldossa tulee olla vain kuluvan kuukauden velkasaldo.

Palkkahallinnon jaksotustositteet kirjanpitoon 

Useimmiten yrityksissä kirjataan työntekijöille kertyneet maksamattomat palkkaerät velaksi kirjanpitoon kuukausittain. Tällaisia tositteita ovat muun muassa lomapalkkavelka, työajan lyhennykset, liukumatunnit ja työaikapankki. Kirjanpitoon tehtävälle tositteelle lasketaan todellinen palkkasumma ja siinä huomioidaan työnantajan osuus palkan sosiaalivakuutusmaksuista.

Henkilöstömenojen sosiaalikulujen jaksotukset, joita ei ole tehty palkanlaskennan yhteydessä ohjelman automaattitoiminnoilla, jaksotetaan erillisellä muistiotositteella kuukausittain kirjanpitoon, mikäli asiakkaan kanssa on näin sovittu.

Jaksotustositteet voidaan asiakkaan kanssa sovittaessa tehdä myös pelkästään tilinpäätökseen.

Sosiaalivakuutusmaksujen oikeiden asiakaskohtaisten jaksotusprosenttien ilmoittaminen palkanlaskentaan on asiakasyrityksen vastuulla.

Neljännesvuosityöt 

Neljännesvuosittain tehtäviä töitä ei ole välttämättä jokaisessa työnantajayrityksissä.

Työehtosopimuksiin perustuva KTA-laskenta tehdään joko palkanmaksujaksoittain, kuukausittain tai vuosineljänneksittäin niille henkilöille, joiden palkkausperusteisiin se kuuluu. Hyvään palkkahallintotapaan kuuluu hyödyntää KTA-laskennassa järjestelmän automatiikkaa, mikäli järjestelmä sen mahdollistaa.

Ay-jäsenselvitykset tehdään ammattiliitoille joko kuukausittain tai vuosineljänneksittäin, mikäli liitto ei ole toimittanut henkilökohtaisia viitenumeroita jäsenmaksujen maksamiseksi.

Vuosityöt 

Palkkahallinnon tietojen täsmäyttäminen kirjanpitoon 

Palkkahallinto on osakirjanpito, joka tulee täsmäyttää kirjanpidon tietoihin vähintään tilikausittain Kirjanpitolautakunnan menetelmäohjeen mukaisesti. Vuositasolla palkkojen ja kirjanpidon täsmäytyksessä on huomioitava

  • rahapalkat, luontoisedut ja muut mahdolliset ennakonpidätyksen alaiset suoritukset
  • verovapaat matkakustannusten korvaukset
  • työntekijöiltä perityt työttömyys- ja eläkevakuutusmaksut
  • työnantajan sosiaaliturvamaksut

Kirjanpidon ja palkkojen tiedoissa olevat mahdolliset erot on selvitettävä ja tarvittaessa tehtävä korjaukset joko kirjanpidon tai palkkojen puolella, sen mukaan kummalla puolella erot ovat.

Täsmäytyksen jälkeen kirjanpidon ja palkkojen täsmäytys on suositeltavaa dokumentoida esimerkiksi käyttämällä TAL- laatulomaketta.

Vuosi-ilmoitukset 

Esimerkiksi maksetut apurahat, stipendit ja tunnustuspalkinnot raportoidaan verohallinnolle vuosi-ilmoituksella.

Muut mahdolliset vuosittain tehtävät ilmoitukset on sovittava asiakaskohtaisesti. Tällaisia ovat muun muassa

  • Tilastokeskuksen ja Elinkeinoelämän Keskusliiton (EK) alakohtaiset tilastot.
  • Asiakkailla voi myös olla matkavakuutuksia, joihin tarvitaan tieto asiakkaan työntekijöiden vuoden aikana tekemistä matkapäivistä.
  • Myös työterveyteen voidaan raportoida työntekijöiden poissaolotietoja joko vuosi- tai kuukausitasolla.
  • Työterveydenhuollon vuosihakemuksen täydentävät tiedot on annettava kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.

Lomavuodenvaihde 

Lomanmääräytymisvuoden päättyessä suoritettava lomapalkanlaskenta vaatii tilitoimiston palkanlaskennassa sekä vuosilomalain ymmärrystä että työehtosopimuskohtaista osaamista.

Palkkaohjelman ohjaustietojen oikeellisuus on varmistettava, jotta vuosilomapalkkaan kuuluvat palkkalajit huomioidaan laskennan perusteeksi, erityisesti jos palkanlaskennassa on otettu käyttöön uusia palkkalajeja, tai muutettu olemassa olevia palkkalajeja.

Huolellisesti ja oikein tehty lomavuodenpäätös varmistaa sekä oikeelliset lomaoikeudet palkansaajille että rahamääräisesti oikeiden vuosilomapalkkojen ja -rahojen käsittelyn palkanlaskennassa. Lomavuodenpäätös on dokumentoitava asiakkaan aineistoon toimiston sisäisten ohjeiden mukaisesti.