Hyvä palkkahallintotapa -opas

Tämä opas kuvaa mahdollisimman kattavasti palkkahallinnon hyviä käytäntöjä, jotka jokaisen palkkoja laskevan tilitoimiston tulisi ottaa huomioon laadukkaan ja juridisesti pätevän palvelun tuottamiseksi.

Dokumentointi

Palveluntarjoajan toimeksiantosopimus, aineiston käsittelyperiaatteet, prosessit, vastuut ja palkkaohjelmiston toiminnallisuudet on dokumentoitava asianmukaisesti. Dokumentoinnilla varmistetaan, että palvelun hoitaminen sovitusti voidaan tarvittaessa todentaa jälkikäteen.

Dokumentoinnin tarkoitus on helpottaa palveluprosessin sujumista. Kaikilla asiakkuuksilla tulee olla ohjeistukset ja palveluprosessien dokumentaatiot ajan tasalla, jotta palvelu sujuu kaikissa tilanteissa. Asianmukainen dokumentaatio edesauttaa myös palvelun laadun ylläpidossa.

Dokumentaatio on myös osa palveluntarjoajan riskienhallintaa. Dokumentaatiolla varmistetaan, että palvelu on sujunut yhdessä sovitulla tavalla. Mahdollisessa reklamaatiotilanteessa voidaan dokumentaatiosta tarkistaa asiakkaan toimintaohjeistus.

Sopimusdokumentaatio 

Sopiminen ja vastuut osiossa on käsitelty tarkemmin sopimusta ja sen sisältöä. Osiossa on myös henkilötietojen käsittelystä sopiminen.

Esimerkkejä dokumentaatiosta, joka palveluntarjoajalla tulee olla

Toimeksiantosopimus

  • Toimeksiantosopimus, esimerkiksi TAL 2018
  • Sopimuksen liitteet
  • Asiakkaan ohjeistukset, paikalliset sopimukset

Palveluprosessien dokumentaatio

  • Vastuunjako
  • Palvelukuvaukset
  • Palkkaprosessien dokumentaatio
  • Palkkakauden muistilista
  • Muut palkanlaskijan ohjeet
  • Aineiston vastaanottaminen ja luovuttaminen

Palkka- ja HR-järjestelmien dokumentaatio

  • Perustoiminnot: palkkalajit, laskentakaavat, parametrit ja ohjaustiedot
  • Räätälöidyt ominaisuudet: sähköiset lomakkeet, tuntikirjaukset, liittymät, rajapinnat