Hyvä palkkahallintotapa -opas

Tämä opas kuvaa mahdollisimman kattavasti palkkahallinnon hyviä käytäntöjä, jotka jokaisen palkkoja laskevan tilitoimiston tulisi ottaa huomioon laadukkaan ja juridisesti pätevän palvelun tuottamiseksi.

Asiakassuhteen päättyminen

Toimeksiantosopimuksella sovitaan jo valmiiksi mahdollisesta päättymistilanteesta palkanlaskennan aiheuttamien vastuiden ja velvoitteiden hoitamisesta, sekä täsmäyttämisestä siirtohetkeen asti (mm. viranomaisilmoitukset ja Tulorekisteri). Ajantasainen täsmäytys siirtohetken tilanteesta suojaa palveluntarjoajaa osaltaan mahdollisissa myöhemmissä virhe- ja reklamaatiotilanteissa.

Asiakassuhteen päättyessä palautetaan asiakasyrityksen palkanlaskentaan liittyvä materiaali. Palautettu materiaali on syytä dokumentoida. Suositeltavaa on käyttää palauttamisen osalta erillistä dokumenttia, jossa todetaan vuodet, joita palautettava materiaali koskee, toimituspäivä, asiakkaan nimi sekä asiakkaan allekirjoitus. Dokumentin tuella materiaali ja siihen liittyvät vastuut vahvistetaan siirtyneiksi asiakkaalle.

Tiedonsiirron osalta palveluntarjoajan on hyvä kuvata sisäinen prosessi ja toimintamalli. Standardoitu tiedonsiirto sujuvoittaa tiedonsiirtoa muutostilanteessa ja varmistaa olennaisen tiedon siirtymisen uudelle palveluntarjoajalle/ palkanlaskijalle sekä vähentää jälkikäteen tehtäviä selvityksiä. Asiakkaan kanssa tulee myös erikseen sopia, miten tarvittavat tiedot toimitetaan uudelle palveluntarjoajalle/palkanlaskijalle.

Tiedonsiirrosta tulee huolehtia kaikilta osin tietoturvallisesti.

Toimeksiantajan on hyvä ohjeistaa asiakasta, että asiakas on velvollinen irtisanomaan tilitoimistoa varten tekemänsä valtuutukset eri tahoille esimerkiksi pankkiin, vakuutuslaitoksiin ja verottajalle (Katso- tai Suomi.fi tunniste).

Tietojen siirrosta aiheutuvista kustannuksista on hyvä informoida asiakasta etukäteen. Suositeltavaa on sopia jo toimeksiantosopimuksessa, että lähtökohtaisesti siirtoon liittyvä työ on kertaluontoista, erikseen veloitettavaa työtä.

Hyvä käytäntö asiakassuhteen päättymisen jälkeen 

Asiakassuhteen päättymisen jälkeen ei palveluntarjoajalla ole sopimuksellisesti oikeutta säilyttää asiakkaan henkilötietoja. Henkilötietoja on kuitenkin mahdollista säilyttää esim. jälkeenpäin esiintyvien kanteiden johdosta. Suosituksena on, että palvelutarjoaja säilyttää sähköisessä muodossa olevan materiaalin esimerkiksi kolmen kuukauden ajan toimeksiantosuhteen päättymisen jälkeen, jotta palvelutarjoajalla on tiedot mahdollisten selvityspyyntöjen tueksi. Säilytettävä aineisto ja säilytysaika on kuvattava tietosuojan arkistointidokumentissa. Paperimuodossa olevat aineistot tulee palauttaa asiakkaalle asiakassuhteen päättyessä.

Asiakkaalle voi toimeksiantosuhteen päättymisen jälkeen tulla esiin erityisiä palkanlaskennan käytäntöihin ja perusteisiin liittyviä kysymyksiä. Asiakkaan kanssa on hyvä sopia siirtymäajasta, jolloin mahdollista tukea on saavavilla asiakassuhteen päättymisen jälkeen (esimerkiksi muutaman kuukauden ajaksi).

Lisäksi on hyvä tunnistaa, että kansallisen tulorekisterin osalta velvollisuus korjata tietoja takautuvasti on kymmenen vuotta eli myös tähän velvollisuuteen on hyvä peilata myös materiaalin säilytystarvetta, ja varmistaa tiedonsaatavuus asiakassuhteen päättymisen jälkeen.

Siirtymäajan tuesta ja aiheutuvista kustannuksista on osaltaan hyvä informoida asiakasta etukäteen. Suositeltavaa on mainita toimeksiantosopimuksessa, että lähtökohtaisesti siirtymäaikaan liittyvä tukityö on erikseen veloitettavaa työtä.

Asiakkaalle annettu ohjeistus ja mahdolliset huomautukset toiminnasta on syytä säilyttää tilitoimistossa asiakassuhteen päättymisen jälkeenkin asiakkaan ns. pysyväistiedoissa, jotta tilitoimisto voi osoittaa ohjanneensa asiakasta toimimaan oikein.

Taloushallintoliiton jäsenille on netissä TAL-laatulomake Aineiston palauttaminen.

Konkurssitilanne 

Asiakasyrityksen jouduttua konkurssiin, noudatetaan Konkurssilain säännöksiä. Konkurssipesän hallintaoikeus siirtyy käräjäoikeuden määräämälle pesänhoitajalle, joka konkurssissa tulee yrityksen johdon tilalle ja saa kaikki toimintavaltuudet.

Tilitoimistolla ei ole pesänhoitajaan nähden palkanlaskennan toimeksiannosta aiheutuvaa salassapitovelvollisuutta. Konkurssipesällä on oikeus saada sivullisen hallussa oleva aineisto, mukaan lukien kirjanpitoaineisto, korvaamalla sen toimittamisesta aiheutuvat kustannukset. Palkanlaskennan sisältämien henkilötietojen vuoksi on aineiston käsittelyssä huomioitava tietosuoja-asetuksen velvoitteet.

Tilitoimistolla ei ole pidätysoikeutta hallussaan olevaan velallisen aineistoon, vaikka asiakas ei olisi maksanut kaikkia laskujaan. Tilitoimistolla on kuitenkin oikeus saada korvaus työstä, joka on tehty viimeisen kahden kuukauden aikana ennen konkurssia.

Mikäli toimeksiantosopimus on voimassa ja tilitoimisto saa riittävän vakuuden pesänhoitajalta, niin tilitoimisto ei voi kieltäytyä toimeksiannon hoitamisesta. Riittävänä vakuutena pidetään vakuutta, joka turvaa tilitoimistolle syntyvän saatavan kokonaisuudessaan. Pesänhoitajan kanssa tulee kuitenkin sopia yksityiskohtaisesti tehtävän työn sisällöstä ja sen laskutuksesta.