Hyvä palkkahallintotapa -opas

Tämä opas kuvaa mahdollisimman kattavasti palkkahallinnon hyviä käytäntöjä, jotka jokaisen palkkoja laskevan tilitoimiston tulisi ottaa huomioon laadukkaan ja juridisesti pätevän palvelun tuottamiseksi.

Asiakassuhteen aloitus ja palkanlaskennan palveluista sopiminen

Sopimus on tehtävä kirjallisesti rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän välillä, kun sovitaan palvelusta, jossa käsitellään henkilötietoja. Vaatimus kirjalliseen sopimukseen tulee EU:n tietosuoja-asetuksesta.

Toimeksiantosopimus 

Taloushallintoliitto on laatinut Toimeksiantosopimuksen TAL2018, jota kaikki taloushallinnon alalla toimivat voivat käyttää sinällään tai huomioida mahdollisessa omassa sopimuspohjassaan, että siinä on sovittuna vastaavat asiat.

Sopimukseen on kirjattava siinä noudatettavat ehdot tai kerrottava, että tehdyssä sopimuksessa noudatetaan Taloushallintoliiton alalle laatimia Yleisiä sopimusehtoja TAL2018 ja liitettävä ne liitteeksi sopimukseen. Sopimuksessa on huomioitava, onko se voimassa toistaiseksi vai tietyn määräajan. Asiakkaiden edustajat on tunnistettava ennen asiakassuhteen alkamista ja tunnistetiedot tallennetaan rahanpesulain edellyttämällä tavalla.

Kirjallisesti on dokumentoitava sopimuksessa tai sen liitteissä

  • Sopimus henkilötietojen käsittelystä
  • Asiakkaan antama ohjeistus rekisterinpitäjänä, miten sopimuksen mukaisia henkilötietoja on käsiteltävä
  • Seloste henkilötietojen käsittelystä
  • Vastuut ja tuotettavat palvelut

Koska tietoturva on olennainen osa asianmukaista henkilötietojen käsittelyä, on tietoturvan hoitamisesta ja sen varmistamisesta myös syytä laatia liite sopimukseen.

Sopimusehtojen pätemisjärjestyksenä alan sopimuksessa on 1) toimeksiantosopimus 2) sopimus henkilötietojen käsittelystä -liite 3) palveluerittely- ja muut sopimuksen liitteet numerojärjestyksessä ja 3) Yleiset sopimusehdot TAL2018, ellei muuta ole sovittu.

Tietosuojalain ja -asetuksen velvoitteista tämän oppaan osissa Tietosuoja

Kirjallinen toimeksiantosopimus on osa laadukasta taloushallintopalvelua ja riskienhallintaa. Se on selkeä dokumentti siitä, mitä on sovittu, myös mahdollisissa ristiriitatilanteissa.

Palkkahallintoa koskeva sopimussuhde on aina tilitoimiston ja sen asiakkaana olevan yrityksen välinen. Asiakasyrityksen johto tai johdon määrittelemät vastuuhenkilöt toimivat työn tilaajana. Asiakasyrityksen työntekijällä ei ole oikeutta saada palkanlaskentaa koskevia tietoja tilitoimistosta tai antaa ohjeita palkanlaskentaan liittyen, mikäli tästä ei ole erikseen asiakkaan yhteyshenkilön kanssa sovittu.

Sopimuksessa sovitaan usein, että

  • Toimeksiantaja vastaa siitä, että pankkitilillä on maksupäivinä tarvittava saldo
  • Toimeksiantaja vastaa lakien ja sopimusten työnantajakohtaisesta tulkinnasta
  • Toimeksiantaja vastaa tietojen ilmoittamisesta palkanlaskentaan kirjallisesti erikseen sovitun aikataulun mukaan
  • Tilitoimisto ei vastaa palkkojen laskemisesta/maksamisesta ajallaan, mikäli palkkoja varten toimitettava aineisto myöhästyy toimeksiantajasta johtuvasta syystä
  • Keskinäisestä yhteydenpidosta vastaavat yhteyshenkilöt ja heidän varahenkilönsä nimetään erikseen
  • Asiakkaan tiloissa tehtävistä töistä on sovittava erikseen

Henkilötietojen käsittelyn erityisehdot 

Tietosuoja-asetuksessa edellytetään, että henkilötietojen käsittelystä on sovittu kirjallisesti asetuksessa määritellyt asiat. Huomioitava sopimuksella on muun muassa

  • Rekisterinpitäjän yleiset oikeudet ja velvollisuudet sisältävät muun muassa vastuun henkilötietojen keräämisestä ja niiden käsittelemisestä laillisesti ja asianmukaisesti sekä määrää määrittelemään tietojen käsittelyn tarkoituksen ja keinot ja ohjeistamaan tietojen käsittelyn tavat.
  • Tilitoimiston tai muun palveluntarjoajan yleiset oikeudet ja velvollisuudet henkilötietojen käsittelijänä sisältävät velvollisuuden käsitellä henkilötietoja ainoastaan sopimukseen ja rekisterinpitäjän ohjeistukseen perustuen ja vain määritellyn tarkoituksen vuoksi laillisesti ja asianmukaisesti.
  • Tietoturvan taso on varmistettava asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä, joilla suojellaan henkilötietoja luvattomalta, laittomalta sekä tahattomalta käsittelyltä huomioiden luonnollisen henkilön oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvat riskit.
  • Alihankkijoiden käyttäminen palveluiden tuottamisessa edellyttää rekisterinpitäjän lupaa.
  • Henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin, Euroopan talousalueen tai muiden maiden, joiden Euroopan komissio on todennut takaavan riittävän tietosuojan tason, ulkopuolelle ainoastaan asiakkaan etukäteisellä kirjallisella suostumuksella.
  • Tietoturvaloukkauksista ilmoittamisessa on tietosuoja-asetuksessa määräykset missä tilanteissa, mitä tietoja ja mille taholle eri tilanteissa on ilmoitus tehtävä.
  • Salassapitovelvollisuuden noudattamiseen ovat sitoutuneet palvelun tarjoajan lisäksi kaikki tämän työntekijät, joilla on oikeus käsitellä henkilötietoja.
  • Vastuunrajoitukset on hyvä kirjata sopimukseen kuten yleensäkin sopimuksissa.
  • Rekisterinpitäjä voi vaatia henkilötietojen käsittelijää avustamaan auditoinnissa.
  • Sopimuksen voimassaolon päättyminen ei päätä henkilötietojen käsittelyn erityisehtojen noudattamisvelvollisuutta.

Tietosuojalain ja -asetuksen velvoitteista on tämän oppaan osissa Tietosuoja. Toimeksiantosopimus TAL2018:ssa on Sopimus henkilötietojen käsittelystä

Palveluerittely ilmaisee vastuunjaon 

Palkkahallinnon hoitaminen tilitoimistossa perustuu asiakkaan kanssa solmittuun toimeksiantosopimukseen. Sopimuksen liitteenä olevalla palveluerittelyllä sovitaan, mitä tehtäviä asiakas on tilitoimiston hoidettavaksi antanut ja niin muodoin myös, mitä on jäänyt asiakkaan itsensä hoidettavaksi. Palveluerittelyä on päivitettävä toimeksiannon muuttuessa kuten toimeksiantosopimustakin.

Tietosuoja-asetus edellyttää, että palvelussa, jossa käsitellään henkilötietoja, on tehty selkeä vastuunjako rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän välillä.

Palveluerittelylle kirjataan tilitoimiston hoidettavaksi ulkoistetut palvelut päätasolla. Tarkemmin käytännön asioiden hoitaminen on syytä dokumentoida asiakaskohtaisiin ohjeisiin. Sopimuksessa olevalla erittelyllä sovittavia asioita ovat muun muassa

  • Maksukausittaiset palkkahallinnon erät ja palkanmaksujaksot sekä palkkiotiedot
  • Palkanlaskenta-aineistojen toimittamisen aikataulut ja toimittamistavat
  • Palkkojen ja palkanlaskennasta syntyneiden erien maksatuksen hoitaminen
  • Lakiin ja viranomaisraportointiin perustuvan aineiston tuottaminen ja ilmoitusten toimittaminen
  • Kirjanpidon aineiston tuottaminen sekä palkkaerien jaksotusten sisältö ja ajankohta
  • Asiakkaan maksamien erien kuten palkkaennakot ja matkalaskut ilmoittaminen
  • Etuuksien hakeminen Kelasta ja tapaturmavakuutusyhtiöstä
  • Palkkatodistukset ja selvitykset etuuskäsittelijöille
  • Työnantajana toimimisesta aiheutuvat tilastot
  • Erilaisten raporttien tuottaminen kuten poissaolotiedot, tuntikertymät, KTA-laskennat

Palveluerittelyyn on syytä kirjata kaikki asiakaskohtaisesti sovitut palvelut. Asiakaskohtaisesti tehdään erityisesti erilaisia raportteja tai tilastoja. Mikäli sopimus sisältää palkkojen ja muiden palkanlaskennasta tuotettavien erien maksatukset, on sovittava maksujen hyväksymiskäytännöstä.

Tietosuojalain ja -asetuksen velvoitteista on tämän oppaan osissa Tietosuoja.

Hintaliite 

Palveluhinnasto voi olla toimeksiantosopimuksen liite tai tilitoimiston yleinen hinnasto. Hinnankorotuksista tulee toimittaa asiakkaalle sopimusehtojen mukaisessa aikataulussa tieto.

Hinnoitteluperusteet on selvitettävä asiakkaalle selkeästi, jotta tämä ymmärtää miten hinnoittelu muodostuu. Usein hinta on palkkalaskelmien määrään perustuva, jolloin on eriteltävä mitä palveluita kyseiseen hintaan sisältyy. Palveluerittelyllä sovituista töistä osa voidaan sopia tehtäväksi tuntiveloituksella työhön kuluvan ajan mukaan. Muista kuin toimeksiantosopimuksella etukäteen sovituista lisätöistä on mainittava hinnoitteluperuste sekä aikataulu palvelun tuottamisesta.

Mikäli toimeksiannon kestäessä tai sen päättyessä tulee tehtäväksi lisätöitä, joista ei ole sopimusta tehdessä sovittu, on hyvän tavan mukaista tiedottaa asiakasta ennen tällaisten tehtävien suorittamista ja antaa hinta-arvio.

Taloushallintoliiton toimeksiantosopimuksessa TAL2018 on Hintaliite.