Ovatko asiakkailtasi saadut Suomi.fi-valtuudet vanhenemassa? Toimi näin
Suomi.fi-asiakaspalveluun on tullut tilitoimistoilta soittoja, että tietyiltä asiakkailta saadut Suomi.fi-valtuudet ovat äkisti lakanneet toimimasta. Syyksi on viime aikoina tyypillisesti paljastunut se, että asiakkailta saatujen asiointivaltuuksien voimassaolo on päättynyt.
Siitä alkaa olla viisi vuotta, kun tilitoimistot hankkivat asiakkailtaan valtuuksia pääasiassa Verohallinnon palveluihin eli tulorekisteriin ja OmaVeroon. Valtuudet hankittiin yleensä viideksi vuodeksi, joten ne alkavat nyt vanhimmasta päästä vanhentua. On hyvä huomata myös, että Suomi.fi-palvelusta ei tule erillistä herätettä vanhentuvista valtuuksista, joten valtuuksien päättymistä pitää seurata itse.
Keräsimme tähän uutiseen ohjeita siitä, miten voit seurata vanhenevia valtuuksia.
Seuraavilla ohjeilla tarkastat vanhenevat tai vanhenevat valtuudet
Suomi.fi-valtuudet-palvelussa valitse Yrityksen valtuudet ja kohdassa valitse yritys, yhdistys tai muu yhteisö, jonka puolesta haluat asioida, valitse oma tilitoimistosi. Kohdassa SAADUT VALTUUDET valitse Näytä enemmän hakuehtoja.
Valitse päivämäärän kohdassa loppupäivä ja syötä viimeistään kohtaan päivämäärä tulevaisuudessa, esimerkiksi 31.12.2023. Valtuustyypiksi voit valita asiointivaltuuden. Saat listan asiakkaistasi, joiden antamat valtuudet ovat päättymässä vuoden loppuun mennessä.
Jo päättyneet valtuudet saat esille kohdassa PÄÄTTYNEET VALTUUDET.
Näin saat kätevästi lähetettyä tarvittavat valtuuspyynnöt
Oli kyse päättymässä olevista tai päättyneistä valtuuksista, voit poimia hakutuloksista yritykset ja lähteä tekemään niille uutta valtuuspyyntöä alkaen sopivasta päivästä, esimerkiksi kuluvasta päivästä. Suomi.fi-palvelu ei anna luoda samoja valtuuksia päällekkäiselle ajanjaksolle. Palvelussa pystyy kätevästi siirtämään uusien valtuuksien aloitusta olemassa olevien valtuuksien päättymisestä eteenpäin, jolloin käyttäjän ei tarvitse huolehtia asiasta yksitellen.
Kaikkien kätevimmin saat pyydettyä asiakkailta tarvittavat valtuudet, kun kultakin asiakkaalta pyydetään samat valtuudet. Pyydä siis ensin valtuudet esimerkiksi kirjanpitoasiakkailta (Veroasioiden hoito -valtuus) ja sitten asiakkailta, joille tuotatte sekä kirjanpito- että palkkapalvelua (Veroasioiden hoito, Palkkatietojen ilmoittaminen ja tarvittavat KELA:n valtuudet).
Voit hyödyntää päättymässä olevien valtuuksien uusimiseen myös Valintakori-toimintoa. Voit lukea lisää Valintakorista Suomi.fi-ohjeista.
Valintakorin hyödyntämisestä pidettiin myös Digi- ja väestötietoviraston ja Taloushallintoliiton webinaari maanantaina 13. marraskuuta. Löydät webinaarin tallenteen ja materiaalin uutisestamme.
Esimerkki: valtuudet päättyvät eri päivinä, miten toimin?
Kaikilta asiakkailta ei ole luonnollisesti voitu pyytää kaikkia valtuuksia samana päivänä. Valtuuksia on pyydetty asiakkailta työtahdin mukaisesti ja näin ollen viisi vuotta voimassa olleet valtuudet myös päättyvät eri päivinä. Vaikka valtuuksia oli pyydetty hieman eri päivinä, ne on mahdollista uusia kerralla.
Esimerkki eri päivinä päättyvien valtuuksien uusimisesta:
Veroasioiden hoito -valtuus on päätty tilitoimiston asiakkaan osalta 1. joulukuuta 2023 ja palkkatietojen ilmoittaminen -valtuus päättyy 15. joulukuuta. Tilitoimisto voi tehdä uuden valtuuspyynnön näistä valtuuksista esimerkiksi 20. marraskuuta 2023. Asiakas vahvistaa pyynnön esimerkiksi 24. marraskuuta, jolloin uusien valtuuksien alkupäivämääräksi tulee 24. marraskuuta ja valtuuksien loppupäivämääräksi se päivämäärä, mikä valtuuspyynnössä oli. Vanhat voimassa olevat valtuudet ylikirjoitetaan uusilla asiakkaan hyväksymillä valtuuksilla ja uusiminen on edessä vasta, kun nyt pyydetty valtuus vanhenee (eli esimerkiksi viiden vuoden päästä)
Millä oikeuksilla saatuja valtuuksia voi tarkastella?
Yllä esitettyjä näkymiä pääsevät tilitoimistossa hyödyntämään henkilö(t)
- Edustamiseen oikeutettu, esimerkiksi toimitusjohtaja
- Henkilö, jolla on “edustajan valtuutusoikeus”
- Henkilö, jolla oikeus “valtuusrekisterin tietojen katselu” (voit tarkastella annettu ja päättyneitä valtuuksia, mutta et voi luoda valtuuspyyntöjä)
