Kadonneen asiakkaan kirjanpitoaineisto – suosituksia ja toimintaohjeita
Kirjanpitolautakunta antoi 24. lokakuuta 2023 lausunnon kirjanpitoaineiston säilyttämisestä ulkoistetussa palvelussa, kun säilyttämistä koskeva sopimus on päättynyt. Tässä kirjoituksessa johtava asiantuntija Janne Fredman taustoittaa asiaa ja kertoo Taloushallintoliiton lausuntopyynnön tavoitteista.
Ongelman taustaa
Kirjanpidon säilyttämisestä vastaa juridisesti aina yritys itse, osakeyhtiössä käytännössä yhtiön hallitus. Käytännössä arkistointia hoitaa usein ohjelmistotalo tai tilitoimisto pilvipalveluna. Yleensä ainoa ”kappale” kirjanpitoaineistoa on ohjelmistotalon tai tilitoimiston palvelimella sekä varmuuskopioilla. Kirjanpitoaineisto sisältää käytännössä aina henkilötietoja, esimerkiksi palkkatietoja tai tietoa myyntisaamisista yksityishenkilöiltä. Ohjelmistotalo tai tilitoimisto on tässä tilanteessa tietosuoja-asetuksen tarkoittama henkilötietojen käsittelijä.
Lisää aiheesta KILA:n sivuilla ja Tilisanomissa
Kun asiakasyritys lakkaa maksamasta laskujaan ja asiakkaaseen ei saada yhteyttä, ohjelmistotalo tai tilitoimisto yleensä purkaa tai irtisanoo toimeksiantosopimuksen. Mitä irtisanojan tällöin pitäisi tehdä kirjanpitoaineistoille siihen sisältyvine henkilötietoineen huomioiden sekä tietosuoja-asetuksen että kirjanpitolain vaatimukset?
Kun tilitoimisto tai ohjelmistoyritys on irtisanonut tai purkanut sopimuksen, kirjanpitoaineistojen säilyttämiselle eli henkilötietojen käsittelylle ei ole enää sopimukseen perustuvaa pohjaa. Tietosuoja-asetuksen mukaan “henkilötietojen käsittelijän suorittamaa käsittelyä on määritettävä sopimuksella tai muulla unionin oikeuden tai jäsenvaltion lainsäädännön mukaisella oikeudellisella asiakirjalla, joka sitoo henkilötietojen käsittelijää suhteessa rekisterinpitäjään ja jossa vahvistetaan käsittelyn kohde ja kesto, käsittelyn luonne ja tarkoitus, henkilötietojen tyyppi ja rekisteröityjen ryhmät, rekisterinpitäjän velvollisuudet ja oikeudet.”
Ristiriita voidaan tiivistää näin:
- Tietosuojalainsäädäntö ohjaa hävittämään kirjanpitoaineiston, koska sen käsittelyllä ei ole selkeää perustetta. Kyse ei ole yrityksen omasta kirjanpidosta, joten kirjanpitolain asettamaa säilytysvelvoitetta ei voida soveltaa suoraan. Käsittelyä määrittävä sopimus, esimerkiksi TAL 2018 sopimus henkilötietojen käsittelystä, ei enää ole voimassa.
- Kirjanpitolainsäädännön tavoitteet sekä yhteiskunnan, viranomaisten, yrityksen velkojien ja palkansaajien etu ohjaa säilyttämään kirjanpitoaineiston kuten myös riski rikosvastuusta (kirjanpitorikos) tai vahingonkorvauskanteesta.
Asian käsittelyä ennen kirjanpitolautakunnan lausuntoa
Muutaman viime vuoden aikana useat ohjelmistotalot ja tilitoimistot ovat pyytäneet Taloushallintoliitolta toimintaohjeita asiaan. Aiheesta on laadittu suositus, joka on julkaistu Tilisanomissa syyskuussa 2021.
Suosituksen voi tiivistää seuraavasti. “Säilyttäkää kirjanpitoaineisto kirjanpitolain mukaisen minimisäilytysajan, mutta minimoikaa pääsy aineistoon”.
Olen pyytänyt viime vuosien aikana useilta eri viranomaisilta selkeää toimintaohjetta. Tähän asti turhaan. Tietosuojavaltuutetun toimiston edustaja kuittasi puhelinkeskustelussa Tilisanomissa antamani ohjeistuksen vastaavan myös heidän näkemystään. Hän kuitenkin kieltäytyi antamasta lausuntoa kirjallisesti, koska heillä ei ole mandaattia antaa tämän tyyppistä ohjeistusta.
Taustaa Taloushallintoliiton kirjanpitolautakunnalle esittämälle lausuntopyynnölle
Kirjallisen viranomaisohjeistuksen puuttuessa ohjelmistotalot ja tilitoimistot olivat hankalassa välikädessä. Perinteisesti tilitoimistot ja ohjelmistotalot ovat säilyttäneet kadonneen asiakkaan kirjanpitoaineiston ainakin lakisääteisen säilytysajan. Tietosuoja-asetuksen myötä erityisesti ohjelmistotalojen ja tilitoimistojen tietosuojalainsäädäntöön erikoistuneet juristit ovat huolestuneet aineiston säilyttämisestä tietosuojalainsäädännön näkökulmasta. Varmasti tietosuoja-asetuksen mahdollistamilla tuntuvilla seuraamusmaksuilla on ollut osansa huoleen.
Taloushallintoliiton lausuntopyynnön tarkoituksena ei ollut tuottaa tilitoimistoille ja ohjelmistotaloille uusia vastuita ja velvoitteita. Kirjanpitoaineistothan on perinteisesti säilytetty asiakkaan katoamistapauksissa. Tavoitteena oli hakea oikeusturvaa ohjeistuksen avulla. Oli selvää, että kukaan viranomainen ei antaisi ohjetta, jossa annetaan lupa hävittää kirjanpitoaineistoja.
Näin ainoaksi vaihtoehdoksi jäi hakea ohjeistusta, jossa “annetaan lupa” säilyttää kirjanpitoaineistoja. Näin säilytystä voidaan tarpeen tullen perustella tietosuojavaltuutetun toimistolle.
Taloushallintoliitto tilasi professori Päivi Korpisaarelta asiaa oikeudellisesti analysoivan asiantuntijalausunnon ja laati kirjanpitolautakunnalle lausuntopyynnön. Kirjanpitolautakunta antoi 24. lokakuuta 2023 lausunnon, jonka mukaan “Kirjanpitolautakunnalla ei ole toimivaltuuksia ottaa kantaa kirjanpitoaineiston säilyttämistä koskevien laiminlyöntien mahdollisiin rikosoikeudellisiin seuraamuksiin eikä myöskään tietosuojasäännöstön vaatimuksiin. Ottaen huomioon kirjanpitoaineistolle säädetyn säilyttämisvelvollisuuden tavoite – mahdollisuus toiminnan lainmukaisuuden ja tarkoituksenmukaisuuden jälkikäteisarvioinnille – kirjanpitolautakunta toteaa näkemyksenään, että hyvän kirjanpitotavan vastaista ei ole säilyttää kirjanpitoaineisto palveluntarjoajan huomassa lain edellyttämän määräajan – asianmukaisesti ja huolellisesti siten, että aineistoon on pääsy ainoastaan siihen oikeutetuilla.”
Suosittelen lukemaan kirjanpitolautakunnan lausunnon ja lausunnon lopusta löytyvästä linkistä professori Korpisaaren asiantuntijalausunnon. Siinä on erinomaista pohdintaa lainsäädännön osin ristiriitaisistakin velvoitteista.
Mitä toivoisin tässä vaiheessa?
- Tarvitsemme aiheesta selkeää lainsäädäntöä. Olen jatkanut keskustelua aiheesta juristien ja viranomaisten kanssa. Selkeä näkemys on, että ristiriitainen lainsäädäntö vaatisi selkeytystä.
- Kirjanpitoaineiston loppusijoituspaikkaa. Nykytekniikka ja standardit mahdollistaisivat sen, että viranomaiset tarjoaisivat toimintansa lopettaneille tai konkurssiin menneille yrityksille kirjanpidon loppusijoituspaikan. Se turvaisi viranomaisten, palkansaajien ja velkojien edut, koska kirjanpitoaineistot olisivat luotettavasti kirjanpitoa lukemaan oikeutettujen tahojen saatavilla.
- Selkeämpiä sopimuksia tai aineiston säännöllistä kopioimista asiakkaan haltuun. Pilvipalvelusopimukset ovat yleensä voimassa toistaiseksi. Kirjanpitolain määrittämä kirjanpitoaineiston minimisäilytysaika puolestaan on kuusi tai kymmenen vuotta. Tämä ristiriita on helposti sovitettavissa esimerkiksi kirjanpitolautakunnan menetelmäyleisohjeessa esitetyillä toimintamallisuosituksilla “kirjanpitoaineiston säilyttämisen varmistavat toimet”. Näistä kirjanpitolautakunta tuoreessa lausunnossaankin muistuttaa.
PS. Konkurssitilanteessa tätä juridista ongelmaa “säilyttää vai hävittää” ei yleensä ole. Konkurssivelallisen kirjanpitoaineisto kuuluu konkurssipesälle ja se pitää luovuttaa pesänhoitajalle. Ongelma ilmenee tyypillisesti ennen yrityksen konkurssia ja tilanteessa, jossa kukaan taho ei hae yritystä konkurssiin.
