Ostajan opas

Ohjeita ja vinkkejä taloushallinnon palveluja ostavalle tai ostamista harkitsevalle.

Mitä minun tulee ottaa sopimuksessa huomioon?

Tee aina kirjallinen sopimus

Kun sovit palvelujen ostamisesta Taloushallintoliiton auktorisoidun jäsenen kanssa, saat allekirjoitettavaksesi kirjallisen toimeksiantosopimuksen. Taloushallintoliiton sopimusmallin laadinnassa on otettu huomioon kummankin osapuolen tehtävät, velvoitteet ja vastuut.  

Toimeksiantosopimuksessa listataan tarkasti, millaisten palvelujen toimittamisesta olet sopinut tilitoimiston kanssa. Sopimukseen kirjataan myös molemminpuoliset vastuut ja velvollisuudet. 

Kirjallinen sopimus kannattaa aina tehdä, jotta osapuolten välinen työnjako on selvä alusta asti ja siihen voi tarvittaessa aina palata. Muisti voi pettää, henkilöt voivat vaihtua ja palvelun hinnan on oltava selkeä. Kirjallinen sopimus on tehtävä siksi, että vältyttäisiin väärinkäsityksiltä.  

Vaikka suullinenkin sopimus on pätevä, Taloushallintoliitto suosittelee aina kirjallista sopimusta.   

Kun työnjako on kirjattu sopimukseen, vältytään monelta ikävältä yllätykseltä.

Miten palvelu käynnistetään?

Palvelun sopimus- ja käynnistysvaiheessa käyt läpi tilitoimistosi kanssa vastuut ja velvollisuudet. Hyvässä sopimusmallissa nämä ovat listattuina, mutta voit valmistautua tapaamiseen alla olevan muistilistan avulla. 

MUISTILISTA   (päivitettävä tällä vuosikymmenelle) 

  • Tositteet; paperiset myyntilaskut – Teenkö itse, ulkoistanko?  
  • Tositteet; verkkolaskut (myynti) – Onko käytössä? Otanko käyttöön?  
  • Verkkolaskuihin liittyvät operaattorisopimukset  
  • Tositteet; käteismyynti – Kuuluuko käteisen rahan käsittely liiketoimintaani?  
  • Tositteet; miten paperiset ostolaskut käsitellään? Järjestetään? Skannataan?  
  • Verkkolaskujen (osto) vastaanottaminen ja sähköinen kierto  
  • Maksuliikenne (kotimaa/ulkomaat) – Maksuoikeudet pankkiin, jos ulkoistan?  
  • Tiliotteen käsittely ja sopimukset pankin kanssa  
  • Tositteet; muut tositteet ja sopimukset – Mitä ovat, miten hallinnoin ja löydänkö, kun tarvitaan?  
  • Räätälöidyt talousraportit – Haluanko seurata esimerkiksi joitakin kulueriä tarkemmin?  
  • Kirjanpidon kuukausiraportointi / välitilinpäätökset – Miten järjestetään?  
  • Kassavirtaraportointi – Onko tulovirtani sesonkiluonteista?  
  • Budjetointi ja analysointi – Parantaisiko tavoitteiden asettaminen ja seuranta tulostani?  
  • Palkanlaskennan järjestäminen  
  • Matkalaskut ja niiden käsittely – Sähköinen vai paperinen?  
  • Verotussuunnittelu – Haluanko säästää verojen maksussa?  
  • Yhtiön hallintoasiat – Hoidanko pöytäkirjat ja kaupparekisteriasiat ilman apua?  

Tilaajavastuulaki

Tilaajavastuulakia ei sovelleta ns. perinteiseen tilitoimistopalveluun. Jos tilitoimistosta työskennellään asiakkaan tiloissa, tarkista tilitoimistosi kanssa ylittyvätkö lain alarajat ja huolehdi lain velvoitteiden täyttämisestä. Voit saada asiaan ohjausta tilitoimistoltasi.