Tositteet kirjanpidon pohjana
Tosite kuvaa liiketapahtuman sisällön ja kirjanpitäjä tekee kirjauksen tositteen perusteella.
Mitä laki sanoo tositteista
Kirjanpitolain 2:5 § sanoo tositteista seuraavasti:
Kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja järjestelmällisesti numeroituun tai vastaavalla tavalla yksilöityyn tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman. Liiketapahtuman, tositteen ja kirjauksen välisen yhteyden tulee olla vaikeuksitta todettavissa.
Menotositteesta on käytävä selville vastaanotettu tuotannontekijä ja tulotositteesta luovutettu suorite. Tuotannontekijän vastaanottoajankohta ja suoritteen luovutusajankohta on voitava osoittaa tositteen avulla.
Aika ymmärrettävää asiaa ja perusteltua tekstiä! Tositteesta pitää käydä selkeästi ilmi, mitä on ostettu ja myyty. Muuten kirjanpitäjän on mahdotonta tehdä oikeaa kirjausta tai tilintarkastajan ja verotarkastajan arvioida, kuuluuko hankinta lainkaan yrityksen kuluihin. Toimitus- ja vastaanottoaika tarvitaan, jotta kirjaukset ja arvonlisäverot saadaan kohdistettua oikealle tilikaudelle ja kuukaudelle.
Arvonlisäverolain 209 § sisältää tarkempia vaatimuksia myyntilaskun sisällölle, keskeisimpinä.
- Laskun antamispäivä
- Juokseva tunniste (laskunumero)
- Myyjän arvonlisäverotunniste (Y-tunnus tai FI-alkuinen arvonlisäverotunnus)
- Myyjän ja ostajan nimi ja osoite
- Tavaroiden määrä ja luonne sekä palvelujen laajuus ja luonne
- Tavaroiden toimituspäivä, palvelujen suorituspäivä tai ennakkomaksun maksupäivä
- Veron peruste verokannoittain ja yksikköhinta ilman veroa ja hyvitykset ja alennukset (jos niitä ei ole huomioitu yksikköhinnassa)
- Verokanta
- Suoritettavan veron määrä
- Verottomuuden tai käännetyn verovelvollisuuden peruste
- Muutoslaskussa viittaus aikaisempaan laskuun
Alle 400 euron laskuissa sekä vähittäiskaupan ja ravintoloiden laskuissa sekä henkilökuljetusten laskuissa ja pysäköintimittarien tuottamissa laskuissa riittää kevyempi tietosisältö. Myös niiden osalta pakollinen sisältö on kuvattu arvonlisäverolain 209 §:ssä.
Eri toimintojen tositteita
Pienenkin yrityksen toimintaa voidaan tarkastella toimintoina. Se myy, ostaa, harjoittaa maksuliikennettä, laskee palkkoja ja niin edelleen. Alla olevassa listassa on esimerkinomaisesti esitetty eri toimintojen tuottamia tositteita.
Myyntitoiminnan tositteita:
- myyntilaskut
- myyntilaskuihin liittyvät lähetteet, jos laskusta ei ilmene luovutettu suorite eikä suoritteen luovutusajankohta
- tilausvahvistukset tai vastaavat dokumentit, jos laskuja ei käytetä (esimerkiksi verkkokaupassa)
- tehdyt sopimukset, jos niistä ei lähetetä erikseen myyntilaskuina käsiteltäviä tositteita ja saadut maksut perustuvat tehtyyn sopimukseen.
- käteismyyntitositteet
- reklamaatiot ja valitukset silloin, kun niiden perusteella tehdään liiketapahtumaa koskeva oikaisu ja
- tiedot suoritetusta perinnästä silloin, kun myynnistä tehdään luottotappiota koskeva kirjanpitomerkintä, jos luottotappion peruste ei muutoin ole selvitettävissä.
Ostotoiminnan tositteita
- ostolaskut
- ostolaskuihin liittyvät lähetteet, jos laskusta ei ilmene vastaanotettu tuotannontekijä eikä tuotannontekijän vastaanottoajankohta,
- ostotilaukset ja ostojen lähetteet, jos ostolaskuja ei käytetä,
- tehdyt sopimukset, jos niistä ei lähetetä erikseen myyntilaskuina käsiteltäviä tositteita ja maksetut maksut perustuvat tehtyyn sopimukseen.
- maksutapahtumien perusteella tehdyt ostojen oikaisut
- käteisostotositteet
- ostajan vastaanottamat perintäkirjeet, jos ne sisältävät kirjanpitoon kirjattavia perintämaksuja tai viivästyskorkoja.
Palkanlaskennan tositteita
- työaikalistat, jos niiden perusteella maksetaan esimerkiksi tuntipalkkoja tai ylityökorvauksia
- lomapalkkavelkalaskelmat.
- ulosoton- ja Ay-jäsenmaksujen tilityksen todentavat tositteet.
- lääkärintodistukset tai –lausunnot, jos ne todentavat liiketapahtuman, esimerkiksi työntekijälle sairausajalta maksettavan palkan tai työnantajalta perittävän lääkärinpalkkion.
Maksuliikenteen tositteita
- rahalaitoksen antamat tiliotteet, joita käytetään tositteena
- luottokorttimaksuja hallinnoivan yhtiön provisioerittelyt
- käteiskassatositteet ja käteiskassan päiväkohtaiset yhteenvedot
Kirjanpitoaineistoon sisältyy tyypillisesti myös matkalaskuja, materiaalihallinnon tositteita kuten inventaarilistat sekä pysyvien vastaavien kirjanpidon tositteita kuten poistolaskelmat. Lisäksi yritys tai sen kirjanpitäjä laatii usein itse tositteita, joilla korjataan aiempia kirjauksia, jaksotetaan tehty hankinta tai myyty tuote useammalle kuukaudelle tai korjataan taseessa olevan omaisuuserän arvoa. Näitä itse laadittuja tositteita kutsutaan muistiotositteiksi. Muistiotositteeseen tulee merkitä tositteen laatija, esimerkiksi kirjanpitäjän nimi.
Keskeistä tositteessa on tietosisältö
Tositteesta tulee käydä ilmi kaikki kirjaukseen tarvittava tietosisältö – mitä on myyty, koska toimitettu ja niin edelleen. Tositteet voidaan käytännön tilanteissa laatia eri tavoin – tästä muutama esimerkki alla.
Usein on niin, että myyntilasku ei sisällä luetteloa myydyistä tuotteista tai niiden toimitusajoista vaan nämä tiedot ovat erillisellä lähetteellä. Tällöin myyntilasku ja lähete muodostavat yhdessä tositteen.
> Tosite voi siis koostua yhdestä tai useammasta asiakirjasta.
Ajatellaan seuraavaksi vähittäiskauppaa. Menet markettiin ja ostat kengät, lihaa ja keskiolutta. Saat ostosta kuitin. Seuraava asiakas kassalla ostaa näkkäriä ja tupakkaa ja saa kuitin. Nämä ovat marketin kannalta erillisiä liiketapahtumia. Ja samana päivänä kaupassa käy todennäköisesti moni muukin. Kauppa voi yksittäisten kuittien sijaan toimittaa kirjanpitäjälle raportin, jossa on listattu esimerkiksi päivän myynnit tuotteittain. Tämä raportti toimii tositteena kaikille päivän myynneille yksittäisten kuittien sijaan.
> Yhdessä tositteella voi tosittaa useita liiketapahtumia.
Yritys on vuokrannut toiselle huoneiston ja asiasta on laadittu sopimus, josta käy ilmi vuokrattavan huoneiston tiedot. Vuokralainen maksaa vuokransa joka kuukausi sopimuksen mukaisesti ilman erillistä laskua. Vuokranantaja on toimittanut sopimuksen kirjanpitäjälleen, joka tekee kirjauksen oikealle tilille joka kuukausi.
> Sama asiakirja, esimerkiksi vuokrasopimus voi toimia tositteena useassa toistuvassa liiketapahtumassa, kuten vuokrauksessa/vuokranmaksussa.
Joskus ulkopuolisen antaman tositteen tietoja on syytä täydentää itse
Jos yrityksen toimitusjohtaja nostaa pankkiautomaatilta rahaa yhtiön pankkitililtä, toimii tiliote tositteena ja dokumentoi tililtäoton. Kirjanpitäjän on kuitenkin mahdotonta tehdä kirjausta, koska hän ei tiedä miksi rahat on nostettu. Onko ne nostettu käteiskassaan? Onko niillä maksettu käteisellä ostettu hyödyke? Tässä tapauksessa rahojen nostajan tulee ilmoittaa kirjanpitäjälle kirjallisessa muodossa vaikkapa sähköpostilla rahojen noston syy.
Toinen esimerkki on edustus- ja kokouskulut. Kuitteihin tai niiden perusteella laadittuun matkalaskuun on syytä merkitä kestityt henkilöt ja kestityksen syy. Kirjanpitäjän tulee myös tietää onko kyse vähennyskelpoisesta kokouskulusta (palaveri asiakkaan kanssa päiväsaikaan, lounaat ja lasi viiniä) vai railakkaasta ravi-illasta asiakkaan ostajien kanssa (ravien jälkeen kylän ykkösravintolaan ja sieltä ”yksille”).
Tämän oppaan alussa käytimme esimerkkinä liiketapahtumasta Mirka-Cleanin suorittamaa suursiivousta Hirsimäen autokorjaamon pajalla. Tässä esimerkissä Hirsimäen autokorjaaman kirjanpidossa oston todentavana tositteena toimii Mirka-Cleanin myyntilasku, jossa on asianmukaisesti esitetty kirjanpitolain ja arvonlisäverolain edellyttämät tiedot, kuten
- Laskun päivä 25.2.2019
- Laskun numero 145
- Laskun veroton loppusumma 1000 euroa ja arvonlisäverokanta 24%
- Tuotteena on ”Autokorjaamon suursiivous, sovittu kiinteä hinta”