Perehdytys sitouttajana: Työntekijäkokemuksen ensimmäisten askeleiden rakentuminen
Uuden työntekijän astuessa ensimmäistä kertaa organisaation ovesta sisään, alkaa matka kohti uutta työelämää. Tämä matka on täynnä jännitystä, epävarmuutta ja odotuksia, ja sen sujuvuuteen vaikuttaa suuresti perehdytysprosessi. Tässä artikkelissa tarkastellaan, miten perehdytys vaikuttaa työntekijäkokemukseen ja miksi se on olennaista niin organisaation menestyksen kuin yksittäisten työntekijöidenkin kannalta.
Perehdytys on prosessi, jonka avulla uusi työntekijä tutustuu organisaation toimintaan, kulttuuriin ja työtehtäviin. Se ei ole pelkästään käytännön tietojen ja taitojen opettamista, vaan myös ensivaikutelman luomista organisaatiosta, uuden työntekijän odotuksiin vastaamista sekä motivoivan ja mielekkään työympäristön rakentamista – positiivisen työntekijäkokemuksen perustan luomista.
Hyvin suunniteltu ja toteutettu perehdytysprosessi sitouttaa uuden työntekijän organisaatiokulttuuriin, taloon ja työtehtäviin sekä auttaa vähentämään työntekijöiden vaihtuvuutta. Näin säästyy aikaa ja resursseja. Hyvin tehty perehdytys parantaa organisaation mainetta houkuttelevana työpaikkana, mikä puolestaan houkuttelee puoleensa niitä kuuluisia hyviä tyyppejä.
Hyvin tehty perehdytys parantaa organisaation mainetta houkuttelevana työpaikkana, mikä puolestaan houkuttelee puoleensa niitä kuuluisia hyviä tyyppejä.
Perehdytys osana osaamisen johtamista
Perehdytyksen onnistumisen kannalta yksi keskeinen tekijä on organisaation osaamisen johtaminen. Organisaation on tiedettävä mitä taitoja ja osaamista työntekijät tarvitsevat tehtäviensä suorittamiseen, jolloin perehdytys tukee näiden tarpeiden täyttymistä.
Osaamisen johtaminen perehdytyksessä alkaa usein jo rekrytointivaiheessa, kun rekrytoijat pyrkivät tunnistamaan potentiaaliset työntekijät, joilla on tarvittava osaaminen tai potentiaali sen hankkimiseen. Kun uusi työntekijä on valittu tehtävään, seuraavaksi on hyvä varmistaa, että hänellä on selkeä käsitys organisaation odotuksista ja tarvittavista taidoista. Nämä kaikki voidaan saavuttaa esimerkiksi tarjoamalla ennakkotehtäviä tai materiaaleja, joilla työntekijä voi valmistautua perehdytykseen. Perehdytystä ennen työsuhteen alkamista kutsutaan esiperehdytykseksi.
Itse perehdytysprosessin aikana organisaatio tarjoaa uusille työntekijöille mahdollisuuden hankkia tarvittavaa osaamista, joka on sidottu henkilön omiin ja organisaation tavoitteisiin. Perehdytykseen voi kuulua koulutusta paikan päällä tai verkkototeutuksena, mentorointia, käytännön harjoittelua tai muita oppimismahdollisuuksia. Osaamisen johtamisen näkökulmasta on tärkeää, että perehdytysohjelma on joustava ja mukautuva, jotta se vastaa yksilöllisiin tarpeisiin.
Perehdytystä ennen työsuhteen alkamista kutsutaan esiperehdytykseksi.
Organisaation strategiset tavoitteet perehdytyksessä
Mahdollisimman vaikuttava perehdytys on aina integroitu organisaation strategisiin tavoitteisiin. Käytännössä perehdytysohjelma on hyvä suunnitella ja toteuttaa, että se tukee organisaation pitkän aikavälin visiota ja strategisia painopisteitä. Perehdytysohjelman tulisi auttaa uusia työntekijöitä ymmärtämään, miten heidän roolinsa liittyy organisaation tavoitteisiin ja miten he voivat omalla panoksellaan edistää tavoitteiden saavuttamista.
Ilman selkeää yhteyttä organisaation strategiaan perehdytys saattaa jäädä pintapuoliseksi, jolloin uusi työntekijä saattaa kokea olevansa yksinäinen tekijä ilman suurempaa merkitystä. Strategisiin tavoitteisiin liitetty perehdytys on voimakas työkalu, joka auttaa uutta työntekjää näkemään, miten hän voi tuoda lisäarvoa orgaanisaatioon ja olla osa sen tarinaa. Hyvä perehdytys auttaa työntekijää sitoutumaan ja tuntemaan itsensä nopeammin osaksi tiimiä ja itseään suurempaa tarkoitusta.
Yksi tapa varmistaa strategisten tavoitteiden huomioiminen perehdytyksessä on kouluttaa perehdyttäjiä ja esihenkilöitä, jotta he osaavat selkeästi viestiä organisaation tavoitteista ja odotuksista uusille työntekijöille. Lisäksi perehdytysohjelman sisällön voi suunnitella siten, että se sisältää konkreettisia esimerkkejä eri tehtävistä ja rooleista sekä miten ne tukevat organisaation strategisia tavoitteita.
Perehdytyksen vaikuttavuuden mittaaminen
Perehdytyksen vaikuttavuuden mittaaminen on olennainen osa perehdytyksen kehittämistä ja parantamista. Selkeät tavoitteet ja mittarit auttavat perehdytyksen onnistumisen arvioimisessa. Mittareita voivat olla esimerkiksi:
- uusien työntekijöiden suoriutuminen tehtävistään
- uusien työntekijöiden työtyytyväisyys
- uusien työntekijöiden sitoutuminen organisaatioon
sekä mahdollinen aikataulullinen seuranta, joka kertoo, kuinka nopeasti uudet työntekijät pääsevät itsenäisesti kiinni omaan työtehtäväänsä.
Lisäksi palauteprosessit auttavat perehdytyksen vaikuttavuuden arvioinnissa. Sekä uusilta työntekijöiltä että heidän esihenkilöiltään on hyvä kerätä palautetta perehdytysohjelmasta. Palautteita voi käyttää ohjelman jatkokehittämiseen.
On tärkeää ymmärtää, että uusien työntekijöiden perehdytys ei saa olla irrallinen osa organisaation toimintaa. Se on jatkuva prosessi, joka alkaa jo ennen työsuhteen alkamista ja jatkuu työntekijän koko uran ajan. Perehdytys pitää integroida osaksi organisaation kulttuuria ja toimintatapoja, jolloin se vaikuttaa myös työntekijäkokemukseen ensi hetkistä alkaen.
Perehdytyksen vaikutus työyhteisön yhteishenkeen ja yhteistyöhön
Perehdytys ei koske pelkästään yksittäisiä työntekijöitä, vaan sillä on vaikutusta koko työyhteisöön. Uuden työntekijän tullessa taloon tapahtuu aina muutoksia henkilökemioissa. Hyvin suunniteltu perehdytys edistää vahvempaa yhteisöllisyyttä ja yhteistyötä.
Perehdytysprosessi toimii parhaimmillaan sillanrakentajana uusien ja vanhojen työntekijöiden välillä. Kun uudet tulokkaat tunnustetaan ja otetaan lämpimästi vastaan, heidän on helpompi integroitua työyhteisöön. Perehdytyksen aikana uudet työntekijät tuovat usein mukanaan tuoreita näkemyksiä ja ideoita organisaatioon. Kokeneemmat työntekijät voivat puolestaan jakaa arvokasta tietoa ja kokemusta. Hyvä perehdytysprosessi kannustaa tiedon ja kokemuksen jakamiseen edistäen innovaatiota ja tehokasta ongelmanratkaisua ja luoden luottamuksen kulttuuria.
Julkaisemme artikkelisarjan siitä, mitä työntekijäkokemus on ja miten sitä voi kehittää taloushallintoalan yrityksissä. Voit lukea edellisen osan täältä tai selata edellisiä artikkeleja alta.
Kirjoitussarjan tekijä Linda Paasikallio on liiketoiminnan kehittämisen ammattilainen, joka on työskennellyt verkkokoulutuksen ja mikro-oppimisen edistämisessä Suomessa kansainvälisen koulutusyhtiön maajohtajana. Hänellä on vuosien kokemus talousammattilaisten rekrytoinneista sekä IT- ja talousalan koulutusohjelmien kehittämisestä. Nykyään yrittäjänä Linda keskittyy yritysten arvokkaimman voimavaran – ihmisten – kehittämiseen, integroimalla henkilöstön osaamisen johtaminen tiiviisti osaksi liiketoiminnan strategiaa.
