Hybridityö tuli jäädäkseen – Pysyvätkö tilitoimistot perässä?
Koronapandemia on saanut aikaan olennaisia muutoksia työelämässä. Vaikka moni haaveilee vielä pysyvästä paluusta konttorille, hybridityö on tullut jäädäkseen. Hybridityöllä tarkoitetaan työtä, jota tehdään säännöllisesti niin työpaikalla kuin sen ulkopuolellakin, kuten kotona.
Konsulttiyhtiö EY:n kansainvälisen tutkimuksen mukaan 54 prosenttia työntekijöistä on valmiita irtisanoutumaan työstään, jos työnantaja ei tarjoa jatkossakin mahdollisuutta joustavaan työskentelyyn, jossa työntekijä saa itse vaikuttaa työnteon ajankohtaan ja paikkaan. Yhdysvalloissa ilmiö on havaittu jo tilastoissa. Myös Suomessa Yrittäjien työelämägallupin mukaan 81 prosenttia työllisistä haluaisi tehdä jatkossakin etätyötä.
Toiminta- ja kilpailukykynsä säilyttämiseksi myös taloushallintoalan yritysten on syytä siirtyä poikkeusolojen käytännöistä ripeästi kohti uutta normaalia. Työelämän muutos ja hybridityön vaatimukset on otettava huomioon monia yritysten toimintamalleja suunniteltaessa.
Etätyöstä edelleen hyvä sopia
Etätyöstä on hyvä sopia jokaisen työntekijän kanssa ja heti työsuhteen alkaessa. Etätyösopimus kannattaa pitää työsopimuksesta erillisenä siten, että työnantajalla on viime kädessä oikeus arvioida etätyön sujuvuutta ja tarvittaessa päättää se. Etätyösopimuksessa on hyvä viitata työnantajan etätyöohjeisiin, jotta toimintamalleja voidaan tarpeen mukaan päivittää.
Etätyösopimukseen on saatavilla laajasti valmiita asiakirjamalleja ja ohjeita esimerkiksi Työturvallisuuskeskuksen sivuilla. Liukuvasta työajan käytöstä, ylitöistä ja työmatkakustannusten korvaamisesta etätyöpisteeltä matkustettaessa on hyvä sopia selkeästi. Muutoin organisaation sisäiset toimintamallit ja ohjeet on hyvä rakentaa paikkariippumattomiksi siten, ettei niissä tarvitse huomioida työntekemispaikkaa erikseen.
Etätyökäytäntöjä suunnitellessa on hyvä varautua esimerkiksi siihen, miten työterveyshuolto voidaan järjestää tilanteessa, jossa työntekijä työskentelee pääsääntöisesti sellaisella paikkakunnalla, jossa työnantajalla tai työterveyshuollon palveluntarjoajalla ei ole toimintaa. Työnantajan on myös hyvä linjata selkeästi, onko jatkuva työskentely ulkomailla mahdollista. Tällä voi olla olennaisia seuraamuksia paitsi työntekijälle myös työnantajalle. Myös henkilötietojen tietosuojaan etätyöskentelyolosuhteissa on syytä kiinnittää erityistä huomiota.
Uuden työaikalain mahdollisuudet
Etätyö on uudessa työaikalaissa otettu työaikasääntelyn piiriin, eikä työaikaa ole enää sidottu työntekemispaikkaan. Liukuvasta työajasta voidaan sopia entistä laajemmin ja työpäivän voi jakaa tarvittaessa kahteen osaan. Uudessa työaikalaissa otettiin käyttöön myös joustotyöaika, jossa työntekijä saa päättää vähintään puolet työajasta missä ja milloin työtä tekee. Taloushallintoalan työ on usein tarkasti määrä-aikoihin sidottua, mutta harvemmin on merkitystä sillä, mihin kellonaikaan keskittymistä vaativa työ tehdään. Työaikalain uudistukset ovat tervetulleita helpotuksia hybridityön organisointiin, ja niitä kannattaa hyödyntää rohkeasti.
Etätyön vakuuttaminen
Työnantajan on hyvä huomioida, että etätöissä lakisääteinen tapaturmavakuutus on voimassa vain välittömästi työtä tehtäessä. Lakisääteisen tapaturmavakuutuksen suoja katkeaa heti, kun työntekijä pitää etätöissä tauon tai tekee työn ohella muutakin kuin itse työtä. Koska etätyön yksi perusajatus on mahdollistaa työskentely joustavasti, on lakisääteisen vakuuttamisen rajoitteita syytä harkita paikattavaksi henkilöstölle tarjottavalla vapaa-ajan tapaturmavakuutuksella tai erillisellä etätyövakuutuksella. Vakuutus ei estä vahingon sattumista, mutta voi sellaisen tapahtuessa nopeuttaa työntekijän hoitoa ja kuntoutusta takaisin työhön. Minimissään lakisääteisen vakuutuksen rajoitteista on tärkeää kertoa työntekijöille esimerkiksi osana etätyöohjeita.
Lukuvinkki: Ylen artikkeli ”Tiedätkö vakuutusturvasi etätyössä?”
Työvälineet kuntoon myös etänä
Monissa organisaatioissa etätyöskentely tarkoittaa käytännössä edelleen työskentelyä pelkän kannettavan tietokoneen ja kenties heikon nettiyhteyden varassa. Tämä on työtehon ja työhyvinvoinnin kannalta kestämätöntä. Jos etätyötä tehdään jatkuvasti, täytyy kalusteiden ja työvälineiden olla asianmukaisia. Moni alan toimija onkin jo lanseerannut erilaisia etätyöpiste-etuja, joita henkilöstö voi käyttää omien tarpeidensa mukaisesti. Investointi etätyön ergonomiaan ja tehokkuuteen maksaa itsensä nopeasti takaisin. Jos etätyövälineet ja -kalusteet säilyvät työnantajan omistuksessa, ne ovat työntekijälle verovapaa etu. Myös teknologiaratkaisuissa on syytä lähteä liikkeelle siitä ajatuksesta, että työntekijät ja päätelaitteet ovat tulevaisuudessa pysyvästi hajautettuna maailmalla. Hajautetusti toimivan organisaation tietoturvallisuutta voidaan sujuvimmin hallita niin sanotun Zero Trust -konseptin avulla.
Vuorovaikutustaidot korvaavat fyysisen läsnäolon
Moderni työelämä edellyttää etäneuvotteluteknologian käyttötaitojen lisäksi kykyä olla sujuvassa vuorovaikutuksessa myös etänä. Silti monet etätapaamiset pidetään yhä kamerat visusti suljettuna. Kameran käyttöä etätapaamisissa on hyvä harjoitella, sillä ilmeet ja eleet ovat tärkeä osa toimivaa vuorovaikutusta. Työnantajien on tärkeää tarjota työntekijöilleen etäneuvotteluohjelmistojen lisäksi myös sellaiset kamerat, kuulokkeet ja neuvottelumikit, joilla sujuva vuorovaikutus on käytännössä mahdollista. Esimerkiksi kannettava tietokone joudutaan usein asemoimaan niin, että sen kiinteän kameran käyttö ei ole luontevaa.
Etänä voidaan hoitaa nykyään vaativimmatkin tapaamiset. Esimerkiksi yritysjärjestelymarkkina on käynyt kuumana korona-ajasta huolimatta. Jopa miljardien eurojen kansainväliset yrityskaupat hoidetaan nykyään täysin digitaalisesti ilman, että osapuolet tapaavat toisiaan koskaan kasvokkain. Vaativat projektit sujuvat etänä paremmin ja tehokkaammin kuin pitkinä maratonistuntoina neuvotteluhuoneissa. Matkustamista vähäpätöisissä työtehtävissä on siksi tulevaisuudessa yhä vaikeampaa perustella, ja yritysten matkustussäännöt kannattaa rohkeasti päivittää nykyaikaan.
Toimitilojen tarve ja käyttötarkoitus muuttuvat
Toimitilakustannukset ovat useimmille yrityksille merkittävä menoerä, jonka tarpeellisuutta oli vielä ennen koronavirusepidemiaa vaikeaa kyseenalaistaa. Nyt monissa yrityksissä toimistot kumisevat tyhjyyttään, kun henkilöstö viihtyy etätöissä ja käy toimistolla vain silloin kun on tarpeen.
Etenkin vuokratiloissa toimivien yritysten on syytä pohtia oman organisaationsa toimitilojen tarvetta ja käyttötarkoitusta huolellisesti. Tulevaisuudessa toimistolle tullaan ennen kaikkea ylläpitämään vuorovaikutussuhteita ja tekemään yhteistyötä, siinä missä keskittymistä vaativa työ tehdään jatkossakin etänä. Toimistolla on myös oltava viihtyisää siinä missä kotonakin, nuhjuinen konttori ei enää ole työntekijöille todellinen vaihtoehto.
Jos työntekijöiden etätyöpisteet pystytään varustamaan korkeatasoisesti niin, että etänä työskentely on ergonomista ja tehokasta, voi tämä luoda edellytykset toimitilojen koon optimointiin esimerkiksi monitilatoimiston konseptilla. Laadukkaat etätyövarusteet ja kalusteet työntekijöiden kotitoimistoille ovat pitkällä aikavälillä työnantajalle hyvinkin kannattava investointi suhteessa toimitilaneliöihin. Parhaimmillaan yritykset pystyvät kohentamaan toimitilojen viihtyisyyttä ja toimivuutta, vaikka pienenevien neliöiden ansioista kustannukset alenevat.
Etenkin pienemmissä organisaatioissa toimitiloista luopuminen on liiketoiminnan sähköistyessä yhä potentiaalisempi ratkaisu. Erilaiset coworking-tilat ja toimistoyhteisöt mahdollistavat sellaiset välttämättömät tapaamiset ja toiminnot, joita ei voida kotitoimistoilta hoitaa.
Toimivat työskentelyolosuhteet jatkossa liiketoiminnan perusedellytys
Kilpailu osaavasta työvoimasta taloushallintoalalla on tällä hetkellä kovaa, eikä perustason suoritus työnantajana enää riitä. Kynnys vaihtaa työpaikkaa on työelämän murroksen myötä aiempaa matalampi, koska fyysistä läsnäoloa toimistolla ei välttämättä tarvita ja työt voidaan tehdä etänä. Vastaavasti etänä työyhteisö ei muodosta samanlaista yhdessä pitävää liimaa kuin aiemmin. Niinpä työntekijät vaihtavat poikkeuksellisista ajoista huolimatta työpaikkaa rohkeasti.
Modernia teknologiaa rohkeasti hyödyntävä yritys ja ketterä yrityskulttuuri mahdollistavat osaajien rekrytoinnin fyysisestä sijainnista riippumatta. Toisaalta osaavaa ja sitoutunutta työvoimaa voi tulevaisuudessa olla vaikeaa saada, elleivät työnteon tavat ja välineet ole ajanmukaiset. Etätyömahdollisuus ja siihen liittyvät järjestelyt eivät siten ole enää henkilöstö- tai kilpailuetu, vaan liiketoiminnan perusedellytys. Myös kevytyrittäjyys ja työskentely oman yhtiön lukuun yleistynevät vääjäämättä.
Yhä useammalle asiakkaalle ja työntekijälle palveluntarjoajan tai työnantajan yhtenä valintakriteerinä ovat myös ympäristöystävällisyys ja vastuullisuus. Työmatkailun vähentäminen, toimitilojen optimointi ja moderniin etätyön mahdollistavaan teknologiaan panostaminen ovat taloushallintoalan yrityksille luontevia keinoja osoittaa ympäristöystävällisyyttä ja vastuullisuutta.
Etätyöpisteen minimivarustus
Etätyöpisteen hyvä varustus
Tietokoneen lisäksi
– erillinen iso näyttö
– erillinen näppäimistö ja hiiri
– kuulokkeet
Minimivarustuksen lisäksi
– Toinen iso näyttö
– Ergonomiatuotteet, kuten rullahiiret,
– Työtuoli ja sähköpöytä
– Hyvä tietoliikenneyhteys työnantajan tarjoamana, ellei työntekijällä itsellään sitä ole
– Erillinen web-kamera, jonka voi asemoida etätapaamisten kannalta järkevästi
Artikkelin on kirjoittanut Tero Anttila, operatiivinen johtaja, TietoAkseli Group.
Artikkeli on julkaistu alun perin Tilitoimistossa-lehdessä nro 4/2021.
