1. Etusi­vu
  2. Tie­to­työ te­hok­kaas­ti hal­tuun
Alan pa­ras­ta kou­lu­tus­ta

Tie­to­työ te­hok­kaas­ti hal­tuun

25.8.2020
Tek­no­lo­gia ja pro­ses­sit, Joh­ta­mi­nen ja ke­hit­tä­mi­nen, Tieto, Tie­to­tur­va

Asia­kas­pa­la­ve­ri ver­kos­sa, etä­työ­tä ko­to­na, yh­den­ver­tai­nen pääsy tie­toi­hin, toi­mi­via yk­sin­ker­tai­sia tie­to­verk­ko­ja; tätä on tämän päi­vän tie­to­työ. Yh­te­näi­set pe­li­sään­nöt ja työ­ta­vat pi­tä­vät kaik­ki mu­ka­na ke­hi­tyk­ses­sä.

Tieto on ih­mis­ten ohel­la or­ga­ni­saa­tion tär­kein re­surs­si. Näin va­kuut­taa ter­ri­to­ry chan­nel ma­na­ger Mika Hä­mä­läi­nen Mic­ro­sof­til­ta. Hän nos­taa avai­na­siak­si sen, miten tieto ote­taan käyt­töön yri­tyk­sis­sä.

Mika Hä­mä­läi­nen

– Kes­kiös­sä ovat tie­don käyt­tä­mi­nen, hyö­dyn­tä­mi­nen ja ja­ka­mi­nen. Ih­mi­set rat­kai­se­vat, sillä eri­ko­koi­set yri­tyk­set, eri­lai­set si­dos­ryh­mät ja päi­vit­täi­set ru­tii­nit luo­vat poh­jan tie­don so­vel­ta­mi­sel­le.

Työ­ka­lu­ja on tar­jol­la val­ta­va määrä, ja tek­niik­kaa ei pidä hank­kia vain tek­nii­kan vuok­si.

– Tek­no­lo­gia on mah­dol­lis­ta­ja, ih­mis­ten tulee laa­tia yh­tei­set pe­li­sään­nöt ja työ­ta­vat po­ru­kal­la sekä miet­tiä nii­hin so­pi­vat työ­vä­li­neet. Ih­mi­sil­lä on myös eri­lai­sia roo­le­ja ja käyt­tö­tar­pei­ta. Asia­kas­ra­ja­pin­nas­sa ja si­säi­ses­sä työs­sä on eri­lai­set lä­hes­ty­mis­ta­vat.

Hä­mä­läi­nen ko­ros­taa, että tek­no­lo­gia tar­jo­aa työ­ka­lut eri­lai­siin toi­min­ta­mal­lei­hin ja uu­den­lai­seen ta­paan tehdä työtä. Eri su­ku­pol­vien työ­ta­vat ja toi­min­ta­mal­lit on mah­dol­lis­ta so­vel­taa va­lit­ta­viin rat­kai­sui­hin, joi­den yh­tei­nen ni­mit­tä­jä on te­hok­kuus ja ny­ky­ai­kai­suus.

– Vah­va­na tee­ma­na on tii­mi­työ ja työn te­hos­tu­mi­nen. Si­don­nai­suus eri ra­ja­pin­toi­hin on rat­kais­ta­vis­sa työ­pis­te­koh­tai­sil­la tai etä­työ­hön is­tu­vil­la so­vel­luk­sil­la. Mic­ro­sof­tin työ­ka­luis­ta tästä hy­vä­nä esi­merk­ki­nä Teams, joka on jo lu­kui­sis­sa yri­tyk­sis­sä tii­mi­työn kes­kus.

Pa­la­ve­riin pai­kas­ta riip­pu­mat­ta

Jari Ko­to­la

Pil­vi­kon­sult­ti Jari Ko­to­la Elisa Oyj:stä va­kuut­taa, että tie­to­työs­sä on kyse maan­lä­hei­sis­tä, päi­vit­täis­tä työtä hel­pot­ta­vis­ta nyky­aikaisista rat­kai­suis­ta.

– Jous­ta­vaa työs­ken­te­lyä eri ti­lan­teis­sa, re­aa­liai­kais­ta tie­to­jen saa­ta­vuut­ta, tur­val­lis­ta käy­tet­tä­vyyt­tä, ke­vyi­tä ja toi­mi­via tie­to­verk­ko­ja, te­hok­kai­ta ja ta­lou­del­li­sia käy­tän­tö­jä.

Iso osa ta­lous­hal­lin­non tie­to­jär­jes­tel­mis­tä toi­mii jo pil­ves­sä eri tek­no­lo­gioi­den pääl­lä, joten pil­vi­pal­ve­lut ovat ta­lous­hal­lin­toa­lal­la tuttu kä­si­te. Of­fice 365 laa­jen­taa pil­vi­pal­ve­lui­den käy­tön myös toi­mis­to­jär­jes­tel­miin, mikä tar­koit­taa tie­to­jen laa­jaa saa­ta­vuut­ta ja tur­val­lis­ta käyt­töä, vaik­ka tie­dot eivät ole­kaan ”näh­tä­vis­sä” omal­la pal­ve­li­mel­la.

Säh­kö­pos­ti ei vies­tin­tä­vä­li­nee­nä enää riitä, ja sen käyt­töön saa­kin lisää sel­keyt­tä ja jär­ke­vyyt­tä, kii­tos Teams-​työryhmäratkaisun.

– Teams mah­dol­lis­taa verk­ko­kes­kus­te­lut, pi­ka­vies­tit ja verk­ko­ko­kouk­set asiak­kai­den ja yh­teis­työ­kump­pa­nei­den kans­sa. Kun kai­kil­la osal­lis­tu­jil­la on näh­tä­vis­sä ja käy­tet­tä­vis­sä yhtä aikaa samat tie­dos­tot, voi kirjanpito-​, verotus-​, palkkalaskenta-​asioita ja muita asioi­ta kä­si­tel­lä fik­sus­ti ja te­hok­kaas­ti.

Ko­to­lan mu­kaan käy­tän­tö vä­hen­tää säh­kö­pos­ti­vies­tit­te­lyä mer­kit­tä­väs­ti. Ti­li­toi­mis­ton tiimi voi kut­sua asiak­kaan edus­ta­jan vie­raak­si verk­ko­ko­kouk­seen, tai päin­vas­toin. ­Jokainen voi osal­lis­tua ko­kouk­seen siltä pai­kal­ta, missä sillä het­kel­lä työs­ken­te­lee.

Etä­työ tar­jo­aa samat mah­dol­li­suu­det osal­lis­tua verk­ko­ta­paa­mi­siin kuin toi­mis­tol­ta käsin.

Sääs­tö­jä säh­köi­ses­tä työs­ken­te­lys­tä

Map­pien kus­kaa­mi­nen ko­tiin ei kuulu etä­työ­hön, asia­kir­jo­jen säh­köi­nen kä­sit­te­ly kyllä.

– Asiat ovat val­mii­na ver­kos­sa, kun tulet ko­tiin. Asia­kas­ta­paa­mi­nen on­nis­tuu ko­ti­toi­mis­tol­ta käsin, näy­tön ja­ka­mal­la asioi­den kä­sit­te­ly on help­poa ja su­ju­vaa, eikä tar­vit­se mat­kus­taa.

Peggy Jans­son

Sääs­töt mat­kois­sa ja ajan­käy­tös­sä ovat yksi etä­työ­tä puol­ta­va te­ki­jä. Työn jous­ta­va te­ke­mi­nen on vä­hin­tään yhtä tär­keä seik­ka, mitä ny­ky­ai­kai­nen tie­to­työ mo­ni­puo­li­ses­ti tukee.

– Etä­työs­sä voi so­vit­taa te­ke­mi­sen omaan ja per­heen päi­vä­ryt­miin. Hom­mat tu­le­vat hoi­det­tua ja lop­pu­tu­los on kaik­kien kan­nal­ta toi­mi­va.

Pil­vi­pal­ve­lus­sa kai­kil­la toi­mi­joil­la on yh­den­ver­tai­nen pääsy tar­vit­ta­viin tie­toi­hin pai­kas­ta riip­pu­mat­ta. Tästä on etua etä­työn li­säk­si usean toi­mi­pis­teen yri­tyk­sis­sä, missä ei tar­vi­ta eril­li­siä tek­ni­siä verk­ko­rat­kai­su­ja. Tämä yk­sin­ker­tais­taa tie­to­verk­ko­jen ra­ken­ta­mis­ta ja yl­lä­pi­tä­mis­tä.

– In­ves­toin­ti­tar­ve tie­to­verk­koi­hin vä­he­nee, mikä tuo las­ket­ta­vis­sa ole­via kus­tan­nus­sääs­tö­jä. Hyvä ja laa­du­kas net­tiyh­teys on oleel­li­nen, sii­hen käy kiin­teä ADSL-, mobiili-​ tai hy­bri­diyh­teys.

Su­ju­van yh­teis­työn hen­ges­sä

Car­pen­tum Oy:ssä kir­jan­pi­tä­jä­nä työs­ken­te­le­vä Peggy Jans­son ker­too, että tämän päi­vän tie­to­tek­niik­kaa on help­po käyt­tää. Kaik­kien on py­syt­tä­vä ke­hi­tyk­ses­sä mu­ka­na.

Niko Haapa

– Me käyt­tä­jät olem­me eri ta­sol­la asioi­den kans­sa, käy­tän­nöt saa olla liian vaa­ti­via. Yh­te­näi­set pe­li­sään­nöt ja työ­ta­vat ovat siksi tar­peen, jo tuu­raus­ti­lan­tei­ta sil­mäl­lä pi­täen.

Ke­hi­tys­pääl­lik­kö Niko Haapa Ad­mi­nis­ter Oy:stä on löy­tä­nyt mo­nes­ti edes­tään ti­lan­teen, missä kon­ser­niin on yh­dis­ty­nyt uusi yri­tys. Eri­ko­koi­sil­la ja -​tyyppisillä yri­tyk­sil­lä tie­to­vä­li­ne­va­lin­nat ovat usein eri­lai­sia. Monia eri­lai­sia jär­jes­tel­miä ja käy­tän­tö­jä on mah­do­ton hal­li­ta.

– Tie­to­vä­li­nei­den ja -​järjestelmien tulee mah­dol­lis­taa su­ju­va yh­teis­työ ilman fyy­sis­tä si­don­nai­suut­ta. Ta­voit­tee­na on jous­ta­va ja te­ho­kas käyt­tö pai­kas­ta ja ajas­ta riip­pu­mat­ta.

Tie­to­työ hal­tuun askel as­ke­leel­ta

  1. Miet­ti­kää ja mää­ri­tel­kää yh­des­sä yri­tyk­sen toi­min­ta­ta­vat ja pe­li­sään­nöt.
  2. Va­lit­kaa näi­hin toi­min­toi­hin so­pi­vat sekä toi­mi­vat työ­ka­lut ja so­vel­luk­set.
  3. Jär­jes­tä­kää kou­lu­tus sekä var­mis­ta­kaa osaa­mi­nen ja hyvä en­si­ko­ke­mus.
  4. Muis­ta­kaa tie­to­tur­va kai­kil­la ta­soil­la.

Teks­ti: Vesa Vai­nio. Jul­kais­tu Ti­li­sa­no­mien kou­lu­tus­liit­tees­sä