Kuka on aina paikalla
Huolensa pahoittaja havaitsee kaikenlaisia alansa pikkuongelmia sekä noukkii sopivia keinoja niiden ratkaisemiseen. Vastuu näiden pohdintojen noudattamisesta jää aina lukijalle.
Läsnäolo, omiin muistilokeroihin luottaminen ja omat muistiinpanot. Olisi mielenkiintoista tehdä tutkimus siitä, mikä ammattikunta luottaa yhden ihmisolennon hallussa oleviin tietoihin eniten. Tuossa tutkimuksessa kirjanpitäjät voisivat olla melko lailla kärkisijoilla. Tämä on siis se liitossa jo pitkään huolenaiheena ollut asia ja fakta siitä, että kukaan ei voi olla aina paikalla. Yhden henkilön toimiston varahenkilöjärjestelmä on luotu jo vuosia sitten. Miten sitten, kun usean tekijän toimistossa kukin asia on vain yhden hallussa. Tämä artikkeli ei ole tietoihin liittyvää substanssia. Se on ihan normaalilla mietinnällä kerättyä todellisuutta siitä, miten asiat normaalisti on toteutettu.
Tietokilpailukysymyksinä: Kyllä-vastauksesta saa YKKÖSEN ja ei-vastauksesta NOLLAN. Mitä suurempi pisteluku on, sitä tyytyväisempiä voitte olla. Jokainen siis omassa työympäristössään ja myös itseään mitaten. Näillä väitteillä voitte todentaa sen, että ”kukaan ei ole aina paikalla”.
1. Liiton toimeksiantosopimusten olemassaoloa on tarkastettu tilitoimistotarkastuksissa. Tämän asian kohdalla on kautta aikojen saatu eniten ”pyyhkeitä”. Entä jos sopimus on kunnossa, mutta se ei vastaa sitä, mitä asiakkaan kanssa on aikojen kuluessa sovittu, siis kun asiat ja käytännöt muuttuvat.
Kysymys: Ovatko asiakassopimukset kunnossa ja niihin tehdyt muutokset kirjattu toimiston yleisiin asiakasta koskeviin ohjeisiin?
2. Asiakas unohtaa maksaa veronsa. Kirjanpitäjän kanssa on sovittu, että tilitoimisto maksuunpanee verot niiden eräpäivinä. Yrittäjä antaa tilitoimistolle oikeuden pankkiyhteyksien käyttöön verkkopankkitunnuksilla.
Kysymys: Ovatko maksuja koskevat ohjeet tilitoimiston yhteisessä järjestelmässä?
3. Kirjanpitäjä on poissa verojen maksupäivänä. Lomalle lähtiessä oli kaikenlaista huisketta, ja asiakkaan tilin rahavarojen varmistus jäi kertomatta muille.
Kysymys: Onko tilitoimistolla yhteinen järjestelmä, joka takaa, että luvatut maksut maksetaan myös kirjanpitäjän poissa ollessa?
4. Kirjanpitäjä, joka laskee myös palkat, on sopinut, että työntekijöille maksetaan työehtosopimuksesta poiketen lomarahat toukokuun palkan yhteydessä. Kirjanpitäjä on toukokuussa lomalla, ja hänen lomansa jatkuukin sairausloman takia kesäkuun alkuun saakka.
Kysymys: Onko tällainen poikkeuksellinen palkanmaksutilanne tilitoimiston yhteisissä järjestelmissä?
5. Pieni asiakasyritys on antanut kirjanpitäjälle verkkopankkiinsa oikeudet, palkan maksua varten. Asiakas vaihtaa tilitoimistoa kirjanpitäjän jäädessä eläkkeelle.
Kysymys: Onko tilitoimistolla tietoa siitä, että kirjanpitäjän pankkitunnuksiin on liitetty asiakkaan maksuliikenteen hoito, joten tulevatko nämä oikeudet mitätöityä?
6. Palkanlaskija on antanut vakuutusyhtiölle henkilötunnuksensa, ja vakuutusyhtiö on liittänyt niihin muutaman asiakkaan TyEL-vakuutusten ilmoittamisen. Kirjanpitäjä vaihtaa työpaikkaa.
Kysymys: Onko tilitoimistolla tieto siitä, että tilitoimiston ”nimissä” on annettu näitä valtuutuksia, eli saako tilitoimisto lakkautettua tunnukset?
7. Yritys on ottanut kirjanpito-ohjelman ulkopuolisen myyntireskontran käyttöönsä. Kirjanpitäjä ja asiakas ovat sopineet, että kirjanpitäjä käy kuukausittain katsomassa, onko yrityksellä ollut myyntiä toiseen EU-maahan ja mikäli on ollut, hän tekee yhteenvetoilmoituksen.
Kysymys: Ovatko poikkeukselliset ilmoitukset kirjattu tilitoimiston järjestelmään ylös?
8. Yrityksen maksuvalmius ei ole niin kunnossa, että osinkoja voitaisiin jakaa heti tilikauden päättymisen jälkeen. Kirjanpitäjä on sopinut asiakkaan kanssa, että osinko jaetaan kuluvan kalenterivuoden aikana, kunhan maksukyky riittää.
Kysymys: Ovatko poikkeukselliset sopimukset kirjattu tilitoimiston muistilistaan?
9. Yritys toimii alalla, jota koskevat poikkeukselliset säännöt, esimerkiksi marginaaliverojärjestelmä.
Kysymys: Kun työntekijä on sairauslomalla, onko tällaisen yrityksen poikkeuksellinen verojärjestely kirjattu ylös tilitoimiston järjestelmään?
10. Tilitoimiston työntekijöillä on omilla nimillään olevat sähköpostit. Kysymys: Mikäli työntekijän työsuhde päättyy, ovatko kaikki tärkeät hänen lähettämänsä ja vastaanottamansa sähköpostit tilitoimiston käytössä?
Jos sait 10 pistettä, onnittelen.
Kirjanpitäjät ovat tunnollisia ja rehellisiä. Kuitenkin työ- ja muiden tilanteiden muuttuessa kaikkea tietoa ei pysty siirtämään toiselle. Erilaisissa tilanteissa tuo otsikon kumoava väitteeni siitä, että ”Kukaan ei ole aina paikalla” on siis ihan täyttä totuutta.
Artikkeli on julkaistu alun perin Tilitoimistossa-lehdessä nro 5/2020.
