Kirjanpitäjistä sopimisen ammattilaisia
Uusi työkalu helpottaa sopimusten ja muiden asiakirjojen laadintaa.
Sähköinen sopiminen on käsitteenä hakenut sisältöään viime vuosina. Tähän asti se on käytännössä tarkoittanut sähköistä allekirjoitusta eikä sopimusprosessia kokonaisuutena. Tämän päivän teknologia mahdollistaa käsitteen laajentamisen sen täyteen kontekstiin ja tuo digitalisaation hyödyt aidosti myös sopimuksen laatimisvaiheeseen. Sopimusten laatiminen on helpompaa, nopeampaa ja laadukkaampaa kuin aiemmin. Käsillä olevat hyödyt tilitoimistoille ja yleisesti suomalaisille pk-yrityksille ovat merkittävät.
Jo vuosia on puhuttu toimistojen paperittomuudesta ja tilitoimistojen roolin muuttumisesta konsultoivaan suuntaan. Pk-yritysten siirtyessä sähköiseen taloushallintoon tilitoimistoilta edellytetään valmiutta vastata enenevästi myös asiakasyritysten sopimuksellisiin tarpeisiin. Juristit ovat monelle yritykselle liian kalliita ja muutoinkin etäällä asiakasyrityksen arjesta. Monet tilitoimistot ovat pyrkineet vastaamaan asiakkaidensa tarpeisiin rakentamalla omia konsultointipalveluita. Se on kuitenkin hidasta, kallista ja helposti niin kaukana tilitoimiston perustehtävästä, että vaaditut panostukset eivät ole järkeviä. Nykyteknologia tarjoaa vaihtoehdon mahdollistamalla työkalut, jotka täyttävät tarpeen erittäin kustannustehokkaasti. Työkalujen avulla tilitoimisto voi tarjota myös sellaisia palveluita, joiden on aiemmin ajateltu edellyttävän juristin koulutusta. Käytännössä nykyteknologia mahdollistaa tilitoimistoille täysin uusia liiketoimintamahdollisuuksia.
Suomen Sopimustieto on kehittänyt sopimustieto.fi-verkkopalvelun, joka mahdollistaa täysin sähköisen sopimusprosessin ja hyödyntää tekoälyä sopimuksen laatimisvaiheessa. Palvelun ytimen muodostaa Sopimuskone, jonka avulla sopimusten ja asiakirjojen laatiminen onnistuu ilman juristin apua. Sopimuskoneen avulla kirjanpitäjä osaa itse laatia asiakasyrityksille esimerkiksi hallituksen kokouspöytäkirjat, yhtiökokouspöytäkirjat, osakassopimukset ja työsopimukset viidesosa-ajassa nykytilanteeseen verrattuna. Myös asiakassopimusten laatiminen onnistuu yhtä helposti. Sopimuskoneen ideana on, että asiakirja-aines muuntuu laatijan Sopimuskoneessa tekemien valintojen seurauksena kuhunkin tilanteeseen sopivaksi. Esimerkiksi varsinaisen yhtiökokouksen pöytäkirjassa kirjanpitäjän tarvitsee tilinpäätöksen käsittelemistä koskevassa kohdassa syöttää ainoastaan asiakasyrityksensä tunnistetiedot ja oleelliset tilinpäätöstiedot – muu pöytäkirja muotoutuu otsikoineen ja leipäteksteineen tekoälyn avulla automaattisesti.
Sopimuskoneen sisältö on juridiikan asiantuntijoiden laatimaa, ja sitä päivitetään lainsäädäntömuutosten myötä säännöllisesti. Sopimuskone mahdollistaa sisällöltään ja palvelumuotoilultaan sellaistenkin asiakirjojen laatimisen, josta laatijalla ei ole aiempaa kokemusta tai asiantuntemusta. Valintojen seurauksena asiakirjaan tulevat vakiokirjaukset ovat aina lainmukaisia. Esimerkiksi yhtiökokouksen osakeantipäätös kaikkine juridisine argumentteineen onnistuu kirjanpitäjältä nopeasti ilman aiempaa kokemusta. Asiakirjojen sisältö ja ulkoasu ovat kaikkien laatijoiden osalta yhtenevää ja tasalaatuista. Palvelukokonaisuuden täydentävät helposti matkapuhelimella tehtävä sähköinen allekirjoitus, automaattinen arkistointi ja tietopalvelutuotteet. Tietopalvelutuotteet on tuotu juuri siihen hetkeen, kun niitä tarvitaan. Näin ollen kaupparekisteriotteen tai vaikka yhtiöjärjestyksen voi hakea nopeasti juuri sopimuksen laatimishetkellä tai välittömästi sitä edeltävässä harkinnassa.
Artikkelin on kirjoittanut Juha-Matti Hintikka, Suomen Sopimustieto Oy.
Artikkeli on julkaistu alun perin Tilitoimistossa-lehdessä nro 5/2017.
Tilaa Taloushallintoliiton uutiskirje
Tilaamalla uutiskirjeemme saat taloushallintoalaa koskevan uusimman tiedon ensimmäisten joukossa suoraan sähköpostiisi. Lisäksi saat tiedon esimerkiksi uusimmista koulutuksistamme ja tapahtumistamme. Tutustu uutiskirjevalikoimaamme!