Kirjanpitovelvollisuus ja kirjanpitoaineisto

Kaikki yritykset ovat kirjanpitovelvollisia. Yrityksen johto on vastuussa kirjanpidon järjestämisestä.

Kirjanpito pitää erillään yrityksen rahat, tulot ja menot yrittäjän omista rahoista, tuloista ja menoista sekä samalla muiden yritysten rahoista, tuloista ja menoista. Yrityksen perustamisesta lähtien pitää huolehtia siitä, että liiketapahtumia kuvaava ja koskeva aineisto kootaan ja säilytetään.

Kaikki tiedostot ja paperit, jotka syntyvät, kun asioidaan toisten yritysten, asiakkaiden, toimittajien, pankkien, vakuutusyhtiöiden ja viranomaisten kanssa ovat kirjanpitoaineistoa. Esimerkiksi kirjanpidon perusteella tehdyt viranomaisilmoitukset, eläkevakuutus- ja muille yhteisöille annetut ilmoitukset ja muut lainsäädännön perusteella annetut ilmoitukset ovat säilytettävää kirjanpitoaineistoa.

Koottu kirjanpitoaineisto järjestetään
  • liiketapahtumien todisteista koostuvaksi tositeaineistoksi ja

  • liiketapahtumia koskevaksi muuksi kirjanpitoaineistoksi eli kirjeenvaihdoksi.

Kirjanpitoaineisto on usein paperitonta eli sähköinen tallenne: tiliotetiedosto, viitteellisten suoritusten tiedosto, maksettavien laskujen tiedosto, tiedosto lähetetyistä laskuista, vastaanotettu verkkolasku, skannattujen ostolaskujen tiedosto jne. Kirjanpitoaineisto voi olla myös paperia: lasku, rahtikirja, tiliote, yrityksen kokouksen pöytäkirja, kuitti käteis- tai korttimaksusta, kassapäätteen tarkkailunauha, sopimus, liikekirje, kausiveroilmoitus, eläkevakuutusilmoitus, oikeuden päätös jne.

Paperitositteiden kopioita tai päällekkäisiä tositeaineistoja ei tarvitse eikä pidä säilyttää. Tiedostoista otettavat varmistukset ovat asia erikseen, niistä on huolehdittava.