Kasvua asiakkuuden ehdoilla
Joustava toimintatapa ja asiakkaan tarpeiden ymmärrys ovat Kalle Martin tilitoimiston valttikortteja. Martin tilitoimiston asiakaskuntaan kuuluu pienyritysten ja maatalousyrittäjien ohella myös maatalouskoneita tuottava kansainvälistynyt Dometal-konserni, joka työllistää noin 100 työntekijää.
Pienempikin tilitoimisto voi palvella menestyksekkäästi isoa asiakasta, kun tilitoimisto on valmis joustamaan ja kehittymään asiakkaan tarpeiden mukana. Tilitoimisto Kalle Martti Oy:n ja Mäkelän perheen perustaman Dometal Oy:n yhteistyö on kestänyt jo reilut 20 vuotta. Asiakassuhde on syventynyt vuosien mittaan luottamukselliseksi kumppanuudeksi.
Noin 16 miljoonan euron vuotuisen liikevaihdon Dometal Oy työllistää lähes 100 henkilöä. Se poikkeaa Martin tilitoimiston asiakaskunnasta kokoluokassaan ja liiketoimintansa kansainvälisyydellä. Konepajakonserni tuottaa korkealaatuisia maatalouskoneita ja investoi voimakkaasti tuotekehitykseen ja -testaukseen sekä moderneihin tuotantotekniikoihin kuten robotiikkaan. Vientivetoisella konsernilla on myös tytäryhtiö Unkarissa.
Tehokkaan ja tuottavan liiketoiminnan kasvun ja kehittämisen sydämenä Dometal hyödyntää ERP-toiminnanohjausjärjestelmää, johon se liitti myös taloushallintonsa viisi vuotta sitten. Nyt yritys voi hyödyntää tehokkaammin ja läpinäkyvämmin järjestelmään syötettyä reaaliaikaista tietoa esimerkiksi luomalla faktapohjaisia ennusteita tai raportteja liikkeenjohdolle päätöksenteon tueksi.
Uusi oppimishaaste
– Kun Dometal liitti taloushallintonsa osaksi toiminnanohjausjärjestelmäänsä, merkitsi se meille tilitoimiston näkökulmasta uutta oppimishaastetta. Dometal-konserni käyttää toista sähköistä taloushallinto-ohjelmaa kuin mitä olemme tottuneet käyttämään, toimitusjohtaja Kalle Martti kertoo.
Neljä henkilöä työllistävä Tilitoimisto Kalle Martti Oy palvelee suurinta osaa asiakkaistaan Visma Fivaldin sähköisellä taloushallinto-ohjelmalla, kun taas Dometal Oy hyödyntää Lemonsoft Oy:n kehittämää sähköistä taloushallinto-ohjelmaa.
Uuden sähköisen taloushallinto-ohjelman opiskelu ja käyttöönotto vie aina oman aikansa ja eri ohjelmistojen rajapintojen teknisiin yhdistämisiin liittyy myös omat haasteensa ja riskinsä. Asiakaslähtöisella ja joustavalla yhteistyöllä muutos on saatu kuitenkin onnistuneesti vietyä läpi.
Ohjelmistoakin räätälöitiin
Martti kiittelee uuden ohjelmiston käyttöönoton sulavasta läpiviennistä Dometal Oy:n henkilökuntaa. Ohjelmistoyhtiö Lemonsoft Oy:n kanssa Martin tilitoimisto on yhteistyössä kehittänyt ja parantanut ohjelmiston käytettävyyttä. Parannuksia on tehty esimerkiksi erilaisiin tiliöinti- ja laskunäkymiin, jotka helpottavat tietojen käsittelyä ja raportointia.
– Sähköisten työkalujen yleistyessä tilitoimistomaailmassa on tilitoimistojen osattava varautua siihen, ettei tilitoimisto enää välttämättä aina yksin voi päättää, mitä sähköisiä taloushallinnon työkaluja sillä on käytössä. Joustava ja asiakaslähtöinen yhteistyö edellyttää kykyä mukautua ja oppia käyttämään myös asiakkaan suosimia ratkaisuja, Martti sanoo.
Taloushallinnon integroiminen osaksi asiakkaan toiminnanohjausjärjestelmää sitoo Martin mukaan myös tilitoimiston entistä kiinteämmäksi osaksi asiakkaan toimintoja.
– Olemme entistä enemmän osa asiakkaan talousosastoa, ja tehtävämme on osata omalla ammattitaidollamme tukea ja edistää asiakkaan liiketoimintaa, Martti sanoo.
Selkeä vastuu- ja työnjako
Kalle Martin mukaan hyvän ja toimivan tilitoimistoasiakkuuden lähtökohta on heti alussa sopia asiakkaan kanssa selkeästi vastuista ja työnjaosta. Toimeksiantosopimuksessa kannattaa sopia tarkoin, mitä palveluja tilitoimisto tuottaa asiakkaalleen ja millä ehdoilla.
Toimeksiantosopimuksella on tärkeää sopia myös selkeät toiminta- ja vastuurajat siitä, kumpi osapuolista tekee mitäkin.
– Tämä korostuu mielestäni erityisesti silloin, kun toimisto tarjoaa asiakkaalleen jalostetumpaa tai konsultoivaa palvelua, hän sanoo.
Toimeksiantosopimuksen liitteeksi voi myös laatia kuvauksen siitä, mitä tilitoimisto tekee, ja mitä puolestaan asiakas tekee, toisin sanoen mistä asioista kumpikin osapuoli vastaa ja millaisella aikataululla.
Tilitoimisto Kalle Martti Oy vastaa Dometal Oy:n kirjanpidosta ja siihen liittyvästä sidosryhmäraportoinnista, ostolaskujen tiliöinnin tarkistamisesta, reskontrien täsmäytyksistä, raportoinnista, tilinpäätöksestä ja veroilmoituksesta.
Asiakasyritys vastaa puolestaan ostolaskujen käsittelystä, myyntilaskutuksesta ja -reskontrasta, palkanlaskennasta ja siihen liittyvästä sidosryhmäraportoinnista sekä muista toiminnanohjauksen moduuleista.
– Tarkistamme ja valvomme, että ostolaskujen tiliöinnit on kirjattu oikein tai että myyntilaskujen alv-kannat ovat oikeassa muodossa, kun kauppaa käydään myös Ahvenanmaalla tai EU-alueen ulkopuolella. Säännöllinen vuorovaikutus Dometal Oy:n sisällä taloushallinnosta vastaavien sihteerien kanssa on tärkeää, jotta tiedot ovat yrityksen tuloslaskelmassa selkeässä muodossa, Martti sanoo.
Lisää tehoa ja vähemmän virheitä
Dometal Oy:n hallituksen puheenjohtaja Pasi Mäkelä toteaa, että taloushallinnon liittäminen osaksi konsernin toiminnanohjausjärjestelmää on helpottanut ydinliiketoiminnan pyörittämistä yrityksessä, kun kirjanpidosta on aina suora ja reaaliaikainen yhteys sisäiseen laskentaan. Asioiden tarkastelu on tehokasta ja helppoa.
Kun tiliöinti ja kustannuspaikka tallentuvat tositteille jo sisäisessä toiminnassa, kirjanpidossa näiden jo valmiina järjestelmässä olevien tietojen oikeellisuus on helppo vielä tarkistaa.
Ostolaskujen tarkistaminen ja hyväksyminen on joustavampaa, kun tietojen syöttäminen tapahtuu samassa järjestelmässä. Ostotilaukset voidaan kohdistaa ostolaskuihin ja merkitä laskutetuiksi, mikä vähentää virhelaskutusten riskiä.
Ostolaskua verrataan aina ostotilaukseen, jolloin tilausta vastaavat ostolaskut voidaan reskontrassa kirjata suoraan hyväksytyiksi kuormittamatta niillä turhaan ostajia.
Ostolaskujen kohdistus ostotilaukselle takaa myös sen, että komponenttien hinnat päivittyvät varmasti ja reaaliaikaisesti komponenteille. Vanhojen ostolaskujen tarkasteleminen käy nopeasti, kun alkuperäinen lasku löytyy toiminnanohjausjärjestelmästä muutamalla klikkauksella.
Tarjolla tarkempaa tuloslaskelmaa
Tuloslaskelman näkökulmasta uusi ratkaisu tarjoaa myös paljon käytännön hyötyjä. Tuloslaskelmalta päästään suoraan porautumaan tileiltä esimerkiksi myyntilaskulle, myyntitilaukselle, ostolaskulle ja myös ostotilaukselle. Tämä tehostaa sekä tilitoimiston että yrityksen sisäistä työtä, kun yrityksen johto haluaa tarkemman käsityksen esimerkiksi jonkin yksittäisen tilin kasvaneista menoista.
Tuloslaskelma on mahdollista saada pitämään paikkansa joka kuun vaihteessa, koska jaksotus on helpompaa. Erityisesti ostolaskujen jaksotus on iso ongelma erillisissä ohjelmistoissa. Näistä aiheutuu usein niin suuria heittoja, että tämä vie pohjan tuloslaskelman tarkastelemiselta tilikauden alkukuukausina.
Lisäksi eri kustannuspaikoista on helppo ajaa kirjanpitoraportteja ihan miltä tahansa ajalta, mikä säästää sekä tilitoimiston että yrityksen työntekijöiden aikaa, kun tietoa ei tarvitse erikseen kysyä, odottaa tai tarkentaa.
Budjetointi ja sen seuranta on helppoa kuukausittain, kun on aina mahdollisuus porautua tositteisiin, jos epäillään jotain tietoa.
Intohimona tilitoimistoala
KLT-tutkinnon suorittanut Kalle Martti on työskennellyt yli 20 vuotta tilitoimistoalalla. Hän työskenteli aluksi loimaalaisessa tilitoimistossa AN-Tilipalvelu Oy:ssa vuodesta 1998 vuoteen 2008. Oman tilitoimistonsa hän perusti vuonna 1997 aluksi sivubisneksiä varten, mutta ryhtyi päätoimiseksi yrittäjäksi vuonna 2008, kun Varsinais-Suomen alueella tuntui olevan kysyntää yrityskirjanpidossa apua tarvitseville asiakkaille.
– Kymmenen vuoden työskentelyn jälkeen oli helppo lähteä päätoimiseksi yrittäjäksi. Dometal Oy oli yksi ensimmäisistä asiakkaistani ja sen ripeä kasvu mahdollisti myös oman toimistoni kehittämisen, Martti sanoo.
Nyt tilitoimistossa työskentelee yhteensä neljä henkilöä.
– Tarjoamme asiakkaillemme taloushallinnon uudet sähköiset järjestelmät. Koulutamme osaamistamme jatkuvasti. Kehitymme ja kasvamme asiakkaiden tarpeiden mukana, Martti kuvailee tilitoimistonsa menestysreseptiä.
Hän kertoo olleensa aina kiinnostunut tilitoimistoalasta ja tuntee löytäneensä kutsumuksensa nykyisessä työssään.
– Mukava työyhteisö ja kannustava työkulttuuri inspiroi ja motivoi työhön. Koen työni merkitykselliseksi, kun voin pureutua asiakkaiden ongelmiin ja löytää niihin ratkaisuja. Tyytyväiset asiakkaat ovat parasta palautetta työssäni, Martti sanoo.
Artikkelin on kirjoittanut Olli Manninen.
Artikkeli on julkaistu alun perin Tilitoimistossa-lehdessä nro 2/2019.
