Dokumentointi
Palveluntarjoajan toimeksiantosopimus, aineiston käsittelyperiaatteet, prosessit, vastuut ja palkkaohjelmiston toiminnallisuudet on dokumentoitava asianmukaisesti. Dokumentoinnilla varmistetaan, että palvelun hoitaminen sovitusti voidaan tarvittaessa todentaa jälkikäteen.
Dokumentoinnin tarkoitus on helpottaa palveluprosessin sujumista. Kaikilla asiakkuuksilla tulee olla ohjeistukset ja palveluprosessien dokumentaatiot ajan tasalla, jotta palvelu sujuu kaikissa tilanteissa. Asianmukainen dokumentaatio edesauttaa myös palvelun laadun ylläpidossa.
Dokumentaatio on myös osa palveluntarjoajan riskienhallintaa. Dokumentaatiolla varmistetaan, että palvelu on sujunut yhdessä sovitulla tavalla. Mahdollisessa reklamaatiotilanteessa voidaan dokumentaatiosta tarkistaa asiakkaan toimintaohjeistus.
Sopimusdokumentaatio
Sopiminen ja vastuut osiossa on käsitelty tarkemmin sopimusta ja sen sisältöä. Osiossa on myös henkilötietojen käsittelystä sopiminen.
Esimerkkejä dokumentaatiosta, joka palveluntarjoajalla tulee olla
Toimeksiantosopimus
- Toimeksiantosopimus, esimerkiksi TAL2023
- Sopimuksen liitteet
- Asiakkaan ohjeistukset, paikalliset sopimukset
Palveluprosessien dokumentaatio
- Vastuunjako
- Palvelukuvaukset
- Palkkaprosessien dokumentaatio
- Palkkakauden muistilista
- Muut palkanlaskijan ohjeet
- Aineiston vastaanottaminen ja luovuttaminen
Palkka- ja HR-järjestelmien dokumentaatio
- Perustoiminnot: palkkalajit, laskentakaavat, parametrit ja ohjaustiedot
- Räätälöidyt ominaisuudet: sähköiset lomakkeet, tuntikirjaukset, liittymät, rajapinnat