Arkistointi

Palkkahallinnon aineistoille ei ole olemassa yksiselitteistä arkistointiohjetta vaan sen osalta noudatetaan kirjanpitolaissa säädettyjä kirjanpitoaineiston säilytysaikoja. Arkistoinnissa on huomioitava myös verohallinnon päätökset sekä tietosuoja-asetuksen ja tulorekisterin vaatimukset.

Kirjanpitoaineiston mukaiset arkistointiajat 

Pääkirjanpidoksi luettavan aineiston säilytysaika on vähintään kymmenen vuotta sen vuoden päättymisestä, jolloin aineisto on luotu. Kirjanpidon tositeaineistot on taas säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta lukien, jolloin aineisto on käsitelty.

Arkistoitava aineisto 

Arkistoitava palkanlaskennan aineisto perustuu lainsäädäntöön, verohallinnon ohjeisiin ja Kirjanpitolautakunnan (KILA) menetelmäohjeeseen.

Palkka-aineistona arkistoidaan niin tositeaineistoa kuin liiketapahtumia koskevaa kirjeenvaihtoa (säilytysaika 6 vuotta tilikauden päättymisestä lukien), näitä ovat esimerkiksi

Palkanlaskennan kirjanpidon päiväkirjaa vastaavia tositteita (säilytysaika 10 vuotta tilikauden päättymisestä lukien), ovat esimerkiksi

Lisäksi voidaan arkistoida esimerkiksi eri tahoilta saataviin tukiin liittyviä hakemuksia ja päätöksiä. Näiden arkistoinnissa on noudatettava tukipäätöksessä olevaa arkistointiaikaa.

Sairauslomatodistukset palkanlaskennassa

Työnantaja saa käsitellä työntekijän terveydentilatietoja (esim. diagnoosit), koska käsittely on tarpeen sairausajan palkan tai siihen rinnastettavien, terveydentilaan liittyvien etuuksien saamiseksi tai sen selvittämiseksi, onko työstä poissaoloon perusteltu syy.

Työnantajan tulee säilyttää työntekijän terveydentilatietoja sisältävät asiakirjat erillään työntekijän muista henkilötiedoista (Laki yksityisyyden suojasta työelämässä). Terveydentilaa koskevia merkintöjä ei myöskään saa tallettaa työnantajan muiden henkilörekistereihin kuten palkkahallinnon järjestelmiin. Työnantaja sekä mahdolliset työnantajan lukuun terveydentilatietoja käsittelevät henkilöt ovat vaitiolovelvollisia, eivätkä he saa paljastaa työntekijän terveydentilatietoja sivullisille.

Luettelossa kirjanpidoista ja aineistoista on huomioitava palkanlaskennan aineistot 

Kirjanpidon (mukaan lukien palkanlaskenta) aineistot tulee luetteloida yrityksen tilinpäätöksessä. Osakirjanpitona palkkahallinnonkin osalta luettelossa tulee mainita eri osat ja aineistot, joista palkanlaskenta koostuu. Luettelosta tulee käydä ilmi miten eri osien aineistot linkittyvät toisiinsa ja mitä aineistoa missäkin osassa on sekä miten ne säilytetään. Osia voivat olla esimerkiksi mahdolliset eri esijärjestelmät kuten työajanseuranta, poissaolo- ja työsuhdetietojen järjestelmät sekä varsinainen palkkahallinnon ohjelma ja arkistointivälineet. Näissä eri järjestelmissä

käsitellään palkanlaskennan tositteet, viranomaisilmoitukset, ynnä muu kirjanpidon aineisto, joka tulisi kirjanpidon aineistona myös kuvata.

Kirjanpitoaineistojen vaatimuksista tarkemmin tämän oppaan Kirjanpidon vaatimukset -osiossa, jossa on myös lueteltu palkkahallinnon eri dokumentteja, mitkä ovat tositteen ja mitkä pääkirjanpidon asemassa sekä luettelosta kirjanpidon aineistoista.

Palkkakirjanpidon velvoitteita laissa oma-aloitteisista veroista 

Laki oma-aloitteisten verojen verotusmenettelystä säätelee osaltaan palkkakirjanpitoa. Sen mukaisesti Verohallinto on antanut tarkempia määräyksiä tositteiden, muistiinpanojen ja palkkakirjanpidon säilyttämisestä Verohallinnon päätöksessä työnantajan ja suorituksen maksajan muistiinpanovelvollisuudesta. Palkkakirjanpito on laadittava siten, että siitä käy riittävän selvästi esille ennakkoperintälain mukaiset palkat ja muut ennakonpidätyksen alaiset suoritukset.

Palkkakortti 

Työnantajan tulee pitää jokaisesta palkansaajasta vuosittain palkkakorttia, josta tulee ilmetä seuraavat tiedot

Ulkomailla suoritetusta työstä on palkkakortilla tai sen liitteessä lisäksi ilmoitettava valtio, jossa on työskennelty ja työntekopaikkakunta sekä ulkomailla oleskelun kesto kussakin valtiossa ja oleskelun aikana tapahtuneet Suomessa käynnit. Mikäli henkilö työskentelee ulkomailla lähetettynä työntekijänä, on myös määritelty vakuutuspalkka ilmoitettava. Nämä tiedot on kirjattava siitäkin huolimatta, vaikka ulkomailla työskentelyä ei verotettaisi Suomessa.

Palkkalista 

Säännöllisesti palkkaa maksavan työnantajan tulee laatia palkanmaksuittain palkkalista, josta palkansaajittain käyvät selville

Palkkasuoritusten yhdistelmä 

Palkkasuoritusten yhdistelmästä on ilmettävä kalenterikuukauden oma-aloitteiset verot sekä työnantajan sairausvakuutusmaksun määrä. Tiedot on annettava tulorekisteriin, josta verohallinto muodostaa verokauden verotiedot.

Tulorekisterin tuomat velvoitteet arkistointiin

Tulorekisteri on kansallinen sähköinen tietokanta tulotiedoille. Se sisältää kattavat palkka-, eläke- ja etuustiedot jokaisesta tulonsaajasta.

Tulorekisteri-ilmoituksille on säädetty 10 vuoden korjausvelvollisuus, joten palkanlaskennan aineistoja on perusteltua säilyttää 10 vuoden ajan kirjanpitolain kuuden vuoden vähimmäissäilytysajasta huolimatta. Laki tulotietojärjestelmästä säätää myös velvoitteen, että tulorekisteriyksikölle ilmoitetut tiedot on annettava uudelleen, jos sinne ilmoitetut tiedot ovat tuhoutuneet. Verohallinto voi antaa tarkempia määräyksiä ilmoittamisvelvollisuuden uudelleen täyttämisestä.

Tietosuoja-asetus ja arkistointi

Henkilötietojen käsittelyssä on noudatettava tietosuoja-asetusta ja tietosuojalakia. Tietosuojaperiaatteiden mukaan henkilötietoja on käsiteltävä lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi. Henkilötietoja voidaan kerätä vain tarpeellinen määrä käsittelyn tarkoitukseen nähden, ja tiedot on kerättävä ja käsiteltävä vain tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten. Henkilötietoja on myös käsiteltävä muodossa, josta rekisteröity henkilö on tunnistettavissa ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen. Henkilötietoja on käsiteltävä luottamuksellisesti ja huolellisesti.

Tietosuoja-asetuksen tarpeellisuusvaatimuksesta huolimatta tulee noudattaa kirjanpitolain velvollisuutta kirjanpitoaineiston säilyttämisestä.

Tietosuojalain ja –asetuksen velvoitteista tämän oppaan Tietosuoja- osiossa, jossa on selitetty käsitteet, käsittelyn merkitys sekä käytännön ohjeet säädösten noudattamisesta.

Asiakasyrityksen oma arkistointikäytäntö 

Aineistoja voidaan säilyttää myös asiakasyrityksessä olevan käytännön mukaisesti. Tällöin on huomioitava, että jos arkistoidaan muuta kuin lakisääteiset vaatimukset täyttävää palkka-aineistoa, on arkistointi ja arkistointiajat käytävä asiakkaan kanssa läpi, lisätä tiedot arkistoinnin dokumentaatioon ja liittää se palvelusopimuksen osaksi.

Arkistointisuunnitelma

Tilitoimisto kuvaa oman toimistonsa toimintatavan ja muokkaa sitä tarvittaessa asiakaskohtaisesti sen mukaan, kuinka asiakkaan palkkaprosessi toimii. Käytännössä on käytävä läpi palkanlaskennan prosessi, asiakkaan kanssa toteutettava tietojen välitys, liittymät, järjestelmien ja hakemistojen käyttöoikeudet, ja tietojen arkistointi sekä laadittava dokumentointi toimintatavoista. Prosessi on tehtävä osittain asiakkaan kanssa.

Suunnitelmassa tulee kuvata ainakin seuraavat asiat aineistojen vastaanotosta hävittämiseen asti:

Aineistot on syytä luokitella arkistoinnissa kolmeen ryhmää, jotta erityisesti arkaluontoisten aineistojen arkistoinnissa huomioidaan tietosuoja-asetuksen velvoitteet.

Käytännössä kaikista palkanlaskentaohjelmistoissa ei pysty poistamaan tietoja ainakaan kaikilta osin. Nämä tilanteet on kuvattava arkistointidokumentointiin.

Arkistointisuunnitelma on käytännöllisintä laatia helppolukuisessa taulukkomuodossa. Palkkahallinnon arkistointisuunnitelma on osa yrityksen arkistointisuunnitelmaa.

Arkistointitapa 

Arkistointi tulee järjestää suojatussa ympäristössä. On huolehdittava, että vain henkilöillä, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä tietoja, on pääsy arkistoon. Sähköistä arkistointia koskevat samat ohjeet kuin paperiarkistointia.

Vastuu arkistoinnin järjestämisestä on sovittava toimeksiantosopimuksella. Erityisesti eri järjestelmissä ja palvelimissa olevien tietojen osalta on kuvattava, kumpi osapuoli on vastuussa niissä olevista tiedoista.

Paperiarkisto 

Paperiarkistoaineistoja on säilytettävä lukitussa tilassa tai muutoin siten, että ulkopuoliset eivät pääse aineistoihin käsiksi. Arkistomappien selkämykseen tulee kirjata yhtenäisen käytännön mukaisesti aineistosisältö ja tuhoamisaika. Esimerkiksi

Paperiaineistojen arkistointiin on hyvä laatia yhtenäinen sisällysluettelomalli vastaavasti kuin sähköisessä tiedostoarkistoinnissa.

Sähköinen arkisto 

Sähköisessä arkistoinnissa on huolehdittava siitä, että aineisto on palautettavissa luettavaan muotoon. Oikeuksia käsitellä tietoja tulee hallinnoida keskitetysti ja ne tulee olla dokumentoitu. Sähköisesti arkistoitu aineisto tulee säännöllisesti varmuuskopioida.

Palkka-aineistoa voi saapua myös palkkaohjelmiston omilla välineillä, esimerkiksi sähköisillä lomakkeilla ja/tai liittymäaineistoina. Näitä aineistoja voidaan säilyttää sähköisillä välineillä ja on myös huolehdittava säilytysaikojen toteutumisesta ohjelmiston sisällä.

Sähköposti ei ole arkistointiväline.

Arkistoinnin tiedostokansiomalli 

Palkkapalvelua tarjoavan yrityksen on hyvä luoda malli arkistoinnista ja se tulee dokumentoida. Dokumentin voi tarvittaessa liittää palvelusopimuksen liitteeksi. Olennaista on arkistoida aineisto säännöllisesti ja noudattaa yhtenäistä toimintatapaa. Useimmiten dokumentit on hyvä säilyttää muuttumattomassa muodossa kuten pdf-muoto eikä esimerkiksi tekstitiedostoina.

Esimerkki arkistoinnin kansiomallista, joka mahdollistaa tietojen palauttamisen asiakasyritykselle ja poistamisen vuosi kerrallaan arkistointisuunnitelman mukaisesti.

Pitkäaikaisissa asiakassuhteissa aineistoa on kertynyt useiden vuosien ajalta ja arkistointitapakin on matkan varrella oletettavasti muuttunut. Näissä tilanteissa on aika-ajoin hyvä käydä arkistointiaineistot läpi ja säilyttää ns. pysyväistiedot eli erityisesti asiakkaaseen ja asiakassuhteeseen liittyvät perustiedot ja annetut ohjeistukset.

Arkistointiaineiston toimitus asiakkaalle 

Aineistojen toimituksesta asiakkaan säilytettäväksi on sovittu toimeksiantosopimuksella asiakaskohtaisesti. Arkistointiaineisto on kuitenkin suositeltavaa toimittaa asiakkaan säilytettäväksi vuosittain kalenterivuosi kerrallaan. Hyvään palkkahallintotapaan kuuluu ohjeistaa asiakasta aineistojen säilytyksestä, suojauksesta ja säilytysajoista. Aineiston luovutuksesta tehdään aina dokumentti, jonka vastaanottaja kuittaa. Vastaanottajan henkilöllisyys todennetaan asianmukaisesti.

Säilytyksestä voidaan myös sopia toisin. Mikäli sovitaan, että palveluntarjoaja säilyttää aineistoa, on arkistoinnista sovittava toimeksiantosopimuksella. Sopimuksessa listataan arkistoitavat aineistot ja niiden säilytysajat sekä miten mahdollinen aineiston tuhoaminen tapahtuu palveluntuottajan toimesta.

Arkistoaineiston siirto asiakkuuden muutoksissa 

Aineistotoimituksesta laaditaan asianmukainen dokumentti, jonka vastaanottaja kuittaa. Palautustilanteessa, kuten kaikessa muussakin asioinnissa asiakkaan kanssa, tulee varmistua, että arkistoaineisto luovutetaan henkilölle, jolla on oikeus käsitellä arkistointiaineistoa.

Asiakkuuden päättymiseen liittyvistä toimista tämän oppaan Asiakkuuden päättyminen- osiossa.