Ar­kis­toin­ti

Palk­ka­hal­lin­non ai­neis­toil­le ei ole ole­mas­sa yk­si­se­lit­teis­tä ar­kis­toin­tioh­jet­ta vaan sen osal­ta nou­da­te­taan kir­jan­pi­to­lais­sa sää­det­ty­jä kir­jan­pi­toai­neis­ton säi­ly­ty­sai­ko­ja. Ar­kis­toin­nis­sa on huo­mioi­ta­va myös ve­ro­hal­lin­non pää­tök­set sekä tietosuoja-​asetuksen ja tu­lo­re­kis­te­rin vaa­ti­muk­set.

Kir­jan­pi­toai­neis­ton mu­kai­set ar­kis­toin­tia­jat 

Pää­kir­jan­pi­dok­si luet­ta­van ai­neis­ton säi­ly­ty­sai­ka on vä­hin­tään kym­me­nen vuot­ta sen vuo­den päät­ty­mi­ses­tä, jol­loin ai­neis­to on luotu. Kir­jan­pi­don to­si­te­ai­neis­tot on taas säi­ly­tet­tä­vä vä­hin­tään kuusi vuot­ta sen vuo­den lo­pus­ta lu­kien, jol­loin ai­neis­to on kä­si­tel­ty.

Ar­kis­toi­ta­va ai­neis­to 

Ar­kis­toi­ta­va pal­kan­las­ken­nan ai­neis­to pe­rus­tuu lain­sää­dän­töön, ve­ro­hal­lin­non oh­jei­siin ja Kir­jan­pi­to­lau­ta­kun­nan (KILA) me­ne­tel­mä­oh­jee­seen.

Palkka-​aineistona ar­kis­toi­daan niin to­si­te­ai­neis­toa kuin lii­ke­ta­pah­tu­mia kos­ke­vaa kir­jeen­vaih­toa (säi­ly­ty­sai­ka 6 vuot­ta ti­li­kau­den päät­ty­mi­ses­tä lu­kien), näitä ovat esi­mer­kik­si

Pal­kan­las­ken­nan kir­jan­pi­don päi­vä­kir­jaa vas­taa­via to­sit­tei­ta (säi­ly­ty­sai­ka 10 vuot­ta ti­li­kau­den päät­ty­mi­ses­tä lu­kien), ovat esi­mer­kik­si

Li­säk­si voi­daan ar­kis­toi­da esi­mer­kik­si eri ta­hoil­ta saa­ta­viin tu­kiin liit­ty­viä ha­ke­muk­sia ja pää­tök­siä. Näi­den ar­kis­toin­nis­sa on nou­da­tet­ta­va tu­ki­pää­tök­ses­sä ole­vaa ar­kis­toin­tiai­kaa.

Sai­raus­lo­ma­to­dis­tuk­set pal­kan­las­ken­nas­sa

Työ­nan­ta­ja saa kä­si­tel­lä työn­te­ki­jän ter­vey­den­ti­la­tie­to­ja (esim. diag­noo­sit), koska kä­sit­te­ly on tar­peen sai­rausa­jan pal­kan tai sii­hen rin­nas­tet­ta­vien, ter­vey­den­ti­laan liit­ty­vien etuuk­sien saa­mi­sek­si tai sen sel­vit­tä­mi­sek­si, onko työs­tä pois­sao­loon pe­rus­tel­tu syy.

Työ­nan­ta­jan tulee säi­lyt­tää työn­te­ki­jän ter­vey­den­ti­la­tie­to­ja si­säl­tä­vät asia­kir­jat eril­lään työn­te­ki­jän muis­ta hen­ki­lö­tie­dois­ta (Laki yk­si­tyi­syy­den suo­jas­ta työ­elä­mäs­sä). Ter­vey­den­ti­laa kos­ke­via mer­kin­tö­jä ei myös­kään saa tal­let­taa työ­nan­ta­jan mui­den hen­ki­lö­re­kis­te­rei­hin kuten palk­ka­hal­lin­non jär­jes­tel­miin. Työ­nan­ta­ja sekä mah­dol­li­set työ­nan­ta­jan lu­kuun ter­vey­den­ti­la­tie­to­ja kä­sit­te­le­vät hen­ki­löt ovat vai­tio­lo­vel­vol­li­sia, ei­vät­kä he saa pal­jas­taa työn­te­ki­jän ter­vey­den­ti­la­tie­to­ja si­vul­li­sil­le.

Luet­te­los­sa kir­jan­pi­dois­ta ja ai­neis­tois­ta on huo­mioi­ta­va pal­kan­las­ken­nan ai­neis­tot 

Kir­jan­pi­don (mu­kaan lu­kien pal­kan­las­ken­ta) ai­neis­tot tulee luet­te­loi­da yri­tyk­sen ti­lin­pää­tök­ses­sä. Osa­kir­jan­pi­to­na palk­ka­hal­lin­non­kin osal­ta luet­te­los­sa tulee mai­ni­ta eri osat ja ai­neis­tot, jois­ta pal­kan­las­ken­ta koos­tuu. Luet­te­los­ta tulee käydä ilmi miten eri osien ai­neis­tot lin­kit­ty­vät toi­siin­sa ja mitä ai­neis­toa mis­sä­kin osas­sa on sekä miten ne säi­ly­te­tään. Osia voi­vat olla esi­mer­kik­si mah­dol­li­set eri esi­jär­jes­tel­mät kuten työ­ajan­seu­ran­ta, poissaolo-​ ja työ­suh­de­tie­to­jen jär­jes­tel­mät sekä var­si­nai­nen palk­ka­hal­lin­non oh­jel­ma ja ar­kis­toin­ti­vä­li­neet. Näis­sä eri jär­jes­tel­mis­sä

kä­si­tel­lään pal­kan­las­ken­nan to­sit­teet, vi­ran­omai­sil­moi­tuk­set, ynnä muu kir­jan­pi­don ai­neis­to, joka tu­li­si kir­jan­pi­don ai­neis­to­na myös ku­va­ta.

Kir­jan­pi­toai­neis­to­jen vaa­ti­muk­sis­ta tar­kem­min tämän op­paan Kir­jan­pi­don vaa­ti­muk­set -​osiossa, jossa on myös lue­tel­tu palk­ka­hal­lin­non eri do­ku­ment­te­ja, mitkä ovat to­sit­teen ja mitkä pää­kir­jan­pi­don ase­mas­sa sekä luet­te­los­ta kir­jan­pi­don ai­neis­tois­ta.

Palk­ka­kir­jan­pi­don vel­voit­tei­ta lais­sa oma-​aloitteisista ve­rois­ta 

Laki oma-​aloitteisten ve­ro­jen ve­ro­tus­me­net­te­lys­tä sää­te­lee osal­taan palk­ka­kir­jan­pi­toa. Sen mu­kai­ses­ti Ve­ro­hal­lin­to on an­ta­nut tar­kem­pia mää­räyk­siä to­sit­tei­den, muis­tiin­pa­no­jen ja palk­ka­kir­jan­pi­don säi­lyt­tä­mi­ses­tä Ve­ro­hal­lin­non pää­tök­ses­sä työ­nan­ta­jan ja suo­ri­tuk­sen mak­sa­jan muis­tiin­pa­no­vel­vol­li­suu­des­ta. Palk­ka­kir­jan­pi­to on laa­dit­ta­va siten, että siitä käy riit­tä­vän sel­väs­ti esil­le en­nak­ko­pe­rin­tä­lain mu­kai­set pal­kat ja muut en­na­kon­pi­dä­tyk­sen alai­set suo­ri­tuk­set.

Palk­ka­kort­ti 

Työ­nan­ta­jan tulee pitää jo­kai­ses­ta pal­kan­saa­jas­ta vuo­sit­tain palk­ka­kort­tia, josta tulee il­me­tä seu­raa­vat tie­dot

Ul­ko­mail­la suo­ri­te­tus­ta työs­tä on palk­ka­kor­til­la tai sen liit­tees­sä li­säk­si il­moi­tet­ta­va val­tio, jossa on työs­ken­nel­ty ja työn­te­ko­paik­ka­kun­ta sekä ul­ko­mail­la oles­ke­lun kesto kus­sa­kin val­tios­sa ja oles­ke­lun ai­ka­na ta­pah­tu­neet Suo­mes­sa käyn­nit. Mi­kä­li hen­ki­lö työs­ken­te­lee ul­ko­mail­la lä­he­tet­ty­nä työn­te­ki­jä­nä, on myös mää­ri­tel­ty va­kuu­tus­palk­ka il­moi­tet­ta­va. Nämä tie­dot on kir­jat­ta­va sii­tä­kin huo­li­mat­ta, vaik­ka ul­ko­mail­la työs­ken­te­lyä ei ve­ro­tet­tai­si Suo­mes­sa.

Palk­ka­lis­ta 

Sään­nöl­li­ses­ti palk­kaa mak­sa­van työ­nan­ta­jan tulee laa­tia pal­kan­mak­suit­tain palk­ka­lis­ta, josta pal­kan­saa­jit­tain käy­vät sel­vil­le

Palk­ka­suo­ri­tus­ten yh­dis­tel­mä 

Palk­ka­suo­ri­tus­ten yh­dis­tel­mäs­tä on il­met­tä­vä ka­len­te­ri­kuu­kau­den oma-​aloitteiset verot sekä työ­nan­ta­jan sai­raus­va­kuu­tus­mak­sun määrä. Tie­dot on an­net­ta­va tu­lo­re­kis­te­riin, josta ve­ro­hal­lin­to muo­dos­taa ve­ro­kau­den ve­ro­tie­dot.

Tu­lo­re­kis­te­rin tuo­mat vel­voit­teet ar­kis­toin­tiin

Tu­lo­re­kis­te­ri on kan­sal­li­nen säh­köi­nen tie­to­kan­ta tu­lo­tie­doil­le. Se si­säl­tää kat­ta­vat palkka-​, eläke-​ ja etuus­tie­dot jo­kai­ses­ta tu­lon­saa­jas­ta.

Tulorekisteri-​ilmoituksille on sää­det­ty 10 vuo­den kor­jaus­vel­vol­li­suus, joten pal­kan­las­ken­nan ai­neis­to­ja on pe­rus­tel­tua säi­lyt­tää 10 vuo­den ajan kir­jan­pi­to­lain kuu­den vuo­den vä­him­mäis­säi­ly­ty­sa­jas­ta huo­li­mat­ta. Laki tu­lo­tie­to­jär­jes­tel­mäs­tä sää­tää myös vel­voit­teen, että tu­lo­re­kis­te­riyk­si­köl­le il­moi­te­tut tie­dot on an­net­ta­va uu­del­leen, jos sinne il­moi­te­tut tie­dot ovat tu­hou­tu­neet. Ve­ro­hal­lin­to voi antaa tar­kem­pia mää­räyk­siä il­moit­ta­mis­vel­vol­li­suu­den uu­del­leen täyt­tä­mi­ses­tä.

Tietosuoja-​asetus ja ar­kis­toin­ti

Hen­ki­lö­tie­to­jen kä­sit­te­lys­sä on nou­da­tet­ta­va tietosuoja-​asetusta ja tie­to­suo­ja­la­kia. Tie­to­suo­ja­pe­ri­aat­tei­den mu­kaan hen­ki­lö­tie­to­ja on kä­si­tel­tä­vä lain­mu­kai­ses­ti, asian­mu­kai­ses­ti ja re­kis­te­röi­dyn kan­nal­ta lä­pi­nä­ky­väs­ti. Hen­ki­lö­tie­to­ja voi­daan ke­rä­tä vain tar­peel­li­nen määrä kä­sit­te­lyn tar­koi­tuk­seen näh­den, ja tie­dot on ke­rät­tä­vä ja kä­si­tel­tä­vä vain tiet­tyä, ni­men­omais­ta ja lail­lis­ta tar­koi­tus­ta var­ten. Hen­ki­lö­tie­to­ja on myös kä­si­tel­tä­vä muo­dos­sa, josta re­kis­te­röi­ty hen­ki­lö on tun­nis­tet­ta­vis­sa ai­noas­taan niin kauan kuin on tar­peen. Hen­ki­lö­tie­to­ja on kä­si­tel­tä­vä luot­ta­muk­sel­li­ses­ti ja huo­lel­li­ses­ti.

Tietosuoja-​asetuksen tar­peel­li­suus­vaa­ti­muk­ses­ta huo­li­mat­ta tulee nou­dat­taa kir­jan­pi­to­lain vel­vol­li­suut­ta kir­jan­pi­toai­neis­ton säi­lyt­tä­mi­ses­tä.

Tie­to­suo­ja­lain ja –ase­tuk­sen vel­voit­teis­ta tämän op­paan Tietosuoja-​ osios­sa, jossa on se­li­tet­ty kä­sit­teet, kä­sit­te­lyn mer­ki­tys sekä käy­tän­nön oh­jeet sää­dös­ten nou­dat­ta­mi­ses­ta.

Asia­kas­yri­tyk­sen oma ar­kis­toin­ti­käy­tän­tö 

Ai­neis­to­ja voi­daan säi­lyt­tää myös asia­kas­yri­tyk­ses­sä ole­van käy­tän­nön mu­kai­ses­ti. Täl­löin on huo­mioi­ta­va, että jos ar­kis­toi­daan muuta kuin la­ki­sää­tei­set vaa­ti­muk­set täyt­tä­vää palkka-​aineistoa, on ar­kis­toin­ti ja ar­kis­toin­tia­jat käy­tä­vä asiak­kaan kans­sa läpi, li­sä­tä tie­dot ar­kis­toin­nin do­ku­men­taa­tioon ja liit­tää se pal­ve­luso­pi­muk­sen osak­si.

Ar­kis­toin­ti­suun­ni­tel­ma

Ti­li­toi­mis­to kuvaa oman toi­mis­ton­sa toi­min­ta­ta­van ja muok­kaa sitä tar­vit­taes­sa asia­kas­koh­tai­ses­ti sen mu­kaan, kuin­ka asiak­kaan palk­ka­pro­ses­si toi­mii. Käy­tän­nös­sä on käy­tä­vä läpi pal­kan­las­ken­nan pro­ses­si, asiak­kaan kans­sa to­teu­tet­ta­va tie­to­jen vä­li­tys, liit­ty­mät, jär­jes­tel­mien ja ha­ke­mis­to­jen käyt­tö­oi­keu­det, ja tie­to­jen ar­kis­toin­ti sekä laa­dit­ta­va do­ku­men­toin­ti toi­min­ta­ta­vois­ta. Pro­ses­si on teh­tä­vä osit­tain asiak­kaan kans­sa.

Suun­ni­tel­mas­sa tulee ku­va­ta ai­na­kin seu­raa­vat asiat ai­neis­to­jen vas­taa­no­tos­ta hä­vit­tä­mi­seen asti:

Ai­neis­tot on syytä luo­ki­tel­la ar­kis­toin­nis­sa kol­meen ryh­mää, jotta eri­tyi­ses­ti ar­ka­luon­tois­ten ai­neis­to­jen ar­kis­toin­nis­sa huo­mioi­daan tietosuoja-​asetuksen vel­voit­teet.

Käy­tän­nös­sä kai­kis­ta pal­kan­las­ken­taoh­jel­mis­tois­sa ei pysty pois­ta­maan tie­to­ja ai­na­kaan kai­kil­ta osin. Nämä ti­lan­teet on ku­vat­ta­va ar­kis­toin­ti­do­ku­men­toin­tiin.

Ar­kis­toin­ti­suun­ni­tel­ma on käy­tän­nöl­li­sin­tä laa­tia help­po­lu­kui­ses­sa tau­luk­ko­muo­dos­sa. Palk­ka­hal­lin­non ar­kis­toin­ti­suun­ni­tel­ma on osa yri­tyk­sen ar­kis­toin­ti­suun­ni­tel­maa.

Ar­kis­toin­ti­ta­pa 

Ar­kis­toin­ti tulee jär­jes­tää suo­ja­tus­sa ym­pä­ris­tös­sä. On huo­leh­dit­ta­va, että vain hen­ki­löil­lä, joil­la työn­sä puo­les­ta on oi­keus kä­si­tel­lä tie­to­ja, on pääsy ar­kis­toon. Säh­köis­tä ar­kis­toin­tia kos­ke­vat samat oh­jeet kuin pa­pe­riar­kis­toin­tia.

Vas­tuu ar­kis­toin­nin jär­jes­tä­mi­ses­tä on so­vit­ta­va toi­mek­sian­to­so­pi­muk­sel­la. Eri­tyi­ses­ti eri jär­jes­tel­mis­sä ja pal­ve­li­mis­sa ole­vien tie­to­jen osal­ta on ku­vat­ta­va, kumpi os­a­puo­li on vas­tuus­sa niis­sä ole­vis­ta tie­dois­ta.

Pa­pe­riar­kis­to 

Pa­pe­riar­kis­toai­neis­to­ja on säi­ly­tet­tä­vä lu­ki­tus­sa ti­las­sa tai muu­toin siten, että ul­ko­puo­li­set eivät pääse ai­neis­toi­hin kä­sik­si. Ar­kis­to­map­pien sel­kä­myk­seen tulee kir­ja­ta yh­te­näi­sen käy­tän­nön mu­kai­ses­ti ai­neis­to­si­säl­tö ja tu­hoa­mi­sai­ka. Esi­mer­kik­si

Pa­pe­riai­neis­to­jen ar­kis­toin­tiin on hyvä laa­tia yh­te­näi­nen si­säl­lys­luet­te­lo­mal­li vas­taa­vas­ti kuin säh­köi­ses­sä tie­dos­toar­kis­toin­nis­sa.

Säh­köi­nen ar­kis­to 

Säh­köi­ses­sä ar­kis­toin­nis­sa on huo­leh­dit­ta­va siitä, että ai­neis­to on pa­lau­tet­ta­vis­sa luet­ta­vaan muo­toon. Oi­keuk­sia kä­si­tel­lä tie­to­ja tulee hal­lin­noi­da kes­ki­te­tys­ti ja ne tulee olla do­ku­men­toi­tu. Säh­köi­ses­ti ar­kis­toi­tu ai­neis­to tulee sään­nöl­li­ses­ti var­muus­ko­pioi­da.

Palkka-​aineistoa voi saa­pua myös palk­kaoh­jel­mis­ton omil­la vä­li­neil­lä, esi­mer­kik­si säh­köi­sil­lä lo­mak­keil­la ja/tai liit­ty­mä­ai­neis­toi­na. Näitä ai­neis­to­ja voi­daan säi­lyt­tää säh­köi­sil­lä vä­li­neil­lä ja on myös huo­leh­dit­ta­va säi­ly­ty­sai­ko­jen to­teu­tu­mi­ses­ta oh­jel­mis­ton si­säl­lä.

Säh­kö­pos­ti ei ole ar­kis­toin­ti­vä­li­ne.

Ar­kis­toin­nin tie­dos­to­kan­sio­mal­li 

Palk­ka­pal­ve­lua tar­joa­van yri­tyk­sen on hyvä luoda malli ar­kis­toin­nis­ta ja se tulee do­ku­men­toi­da. Do­ku­men­tin voi tar­vit­taes­sa liit­tää pal­ve­luso­pi­muk­sen liit­teek­si. Olen­nais­ta on ar­kis­toi­da ai­neis­to sään­nöl­li­ses­ti ja nou­dat­taa yh­te­näis­tä toi­min­ta­ta­paa. Useim­mi­ten do­ku­men­tit on hyvä säi­lyt­tää muut­tu­mat­to­mas­sa muo­dos­sa kuten pdf-​muoto eikä esi­mer­kik­si teks­ti­tie­dos­toi­na.

Esi­merk­ki ar­kis­toin­nin kan­sio­mal­lis­ta, joka mah­dol­lis­taa tie­to­jen pa­laut­ta­mi­sen asia­kas­yri­tyk­sel­le ja pois­ta­mi­sen vuosi ker­ral­laan ar­kis­toin­ti­suun­ni­tel­man mu­kai­ses­ti.

Pit­kä­ai­kai­sis­sa asia­kas­suh­teis­sa ai­neis­toa on ker­ty­nyt usei­den vuo­sien ajal­ta ja ar­kis­toin­ti­ta­pa­kin on mat­kan var­rel­la ole­tet­ta­vas­ti muut­tu­nut. Näis­sä ti­lan­teis­sa on aika-​ajoin hyvä käydä ar­kis­toin­tiai­neis­tot läpi ja säi­lyt­tää ns. py­sy­väis­tie­dot eli eri­tyi­ses­ti asiak­kaa­seen ja asia­kas­suh­tee­seen liit­ty­vät pe­rus­tie­dot ja an­ne­tut oh­jeis­tuk­set.

Ar­kis­toin­tiai­neis­ton toi­mi­tus asiak­kaal­le 

Ai­neis­to­jen toi­mi­tuk­ses­ta asiak­kaan säi­ly­tet­tä­väk­si on so­vit­tu toi­mek­sian­to­so­pi­muk­sel­la asia­kas­koh­tai­ses­ti. Ar­kis­toin­tiai­neis­to on kui­ten­kin suo­si­tel­ta­vaa toi­mit­taa asiak­kaan säi­ly­tet­tä­väk­si vuo­sit­tain ka­len­te­ri­vuo­si ker­ral­laan. Hy­vään palk­ka­hal­lin­to­ta­paan kuu­luu oh­jeis­taa asia­kas­ta ai­neis­to­jen säi­ly­tyk­ses­tä, suo­jauk­ses­ta ja säi­ly­tys­ajois­ta. Ai­neis­ton luo­vu­tuk­ses­ta teh­dään aina do­ku­ment­ti, jonka vas­taa­not­ta­ja kuit­taa. Vas­taa­not­ta­jan hen­ki­löl­li­syys to­den­ne­taan asian­mu­kai­ses­ti.

Säi­ly­tyk­ses­tä voi­daan myös sopia toi­sin. Mi­kä­li so­vi­taan, että pal­ve­lun­tar­joa­ja säi­lyt­tää ai­neis­toa, on ar­kis­toin­nis­ta so­vit­ta­va toi­mek­sian­to­so­pi­muk­sel­la. So­pi­muk­ses­sa lis­ta­taan ar­kis­toi­ta­vat ai­neis­tot ja nii­den säi­ly­ty­sa­jat sekä miten mah­dol­li­nen ai­neis­ton tu­hoa­mi­nen ta­pah­tuu pal­ve­lun­tuot­ta­jan toi­mes­ta.

Ar­kis­toai­neis­ton siir­to asiak­kuu­den muu­tok­sis­sa 

Ai­neis­to­toi­mi­tuk­ses­ta laa­di­taan asian­mu­kai­nen do­ku­ment­ti, jonka vas­taa­not­ta­ja kuit­taa. Pa­lau­tus­ti­lan­tees­sa, kuten kai­kes­sa muus­sa­kin asioin­nis­sa asiak­kaan kans­sa, tulee var­mis­tua, että ar­kis­toai­neis­to luo­vu­te­taan hen­ki­löl­le, jolla on oi­keus kä­si­tel­lä ar­kis­toin­tiai­neis­toa.

Asiak­kuu­den päät­ty­mi­seen liit­ty­vis­tä toi­mis­ta tämän op­paan Asiak­kuu­den päättyminen-​ osios­sa.