Tarkkana ohjelmistohankinnoissa ja ohjelmistosopimuksissa!
Olemme saaneet viime kuukausien aikana useilta tilitoimistoilta ja viranomaisiltakin yhteydenottoja ohjelmistoihin ja ennen kaikkea ohjelmistojen sopimusehtoihin liittyvissä kysymyksissä. Tästä kirjoituksesta löydät selvityksiä ja vinkkejä.
Jos sinulla on muita ohjelmistosopimuksiin liittyviä havaintoja tai huomioita, joita haluat jakaa tilitoimistojen ja muiden yritysten tietoon, laita sähköpostia osoitteeseen janne.fredman@taloushallintoliitto.fi.
Ohjelmistotalo ei vastaa tilitoimiston asiakkaalle aiheutuneesta ohjelmistovirheestä johtuvasta vahingosta
Sain tilitoimistoilta yhteydenottoja, joissa kerrottiin, että eräiden ohjelmistotalojen vakiosopimuksissa ohjelmistotalo ei vastaa ohjelmiston virheistä johtuneista vahingoista, jotka ovat aiheutuneet tilitoimiston asiakkaalle eli loppuasiakasyritykselle. Näin siis tilanteessa, jossa tilitoimisto on hankkinut ohjelmiston käyttöoikeuden sopimuksellaan ohjelmistotalon kanssa tuottaakseen ohjelmistolla palvelua omalle asiakkaalleen.
Tässä tapauksessa kyse on yleensä siitä periaatteesta, että kukin sopimusosapuoli vastaa omalle sopimuskumppanilleen aiheutuneesta vahingosta, eikä siitä, että ohjelmistotalo sanoutuisi yleisesti irti vahingonkorvausvastuusta. Eli tilitoimisto vastaa oman taloushallintopalvelusopimuksensa nojalla asiakkaalleen aiheutuneesta virheestä johtuneesta vahingosta ja voi puolestaan vaatia näistä vahingoista (tilitoimiston vahinkona siis aiheutunut vahingonkorvaus) korvausta omalta sopimuskumppaniltaan eli ohjelmistotalolta.
Sopimukset
Ohjelmistotalo <-> Tilitoimisto <-> Loppuasiakasyritys
Vahingonkorvausvastuu
Ohjelmistotalo -> Tilitoimisto -> Loppuasiakasyritys
Yleensä vakuutusyhtiö hoitaa tämän niin sanotun regressiokorvauksen hakemisen ohjelmistotoimittajalta, jos vakuutusyhtiö on korvannut tilitoimiston loppuasiakasyritykselle maksaman vahingonkorvauksen.
Ohjelmiston kirjanpidon arkistosta ei saa aineistoa kirjanpitolain vaatimuksen täyttävässä muodossa
Useimmista kirjanpito-ohjelmistoista käyttäjäyritys saa ladattua itselleen kohtuullisella vaivalla tai jopa sujuvasti kirjanpitoaineiston, kun ohjelmiston käyttö loppuu. Eräissä ohjelmistoista aineiston saa ladattua vain raportti ja tosite kerrallaan, mikä vähänkään suuremmilla aineistoilla ei ole käytännössä realistinen toimintamalli. Näin ollen käyttäjäyritys jää käytännössä toimittajaloukkuun arkistopalvelun osalta kuuden vuoden ajaksi.
Ohjelmistosopimusta solmittaessa yrityksen tai tilitoimiston kannattaa selvittää, millä toimintamallilla, ehdoilla ja kustannuksilla se saa ohjelmiston käytön loputtua mukaansa kirjanpitoaineiston sekä muun tarvitsemansa ohjelmistoon sisältyvän datan.
Ohjelmistoyritys veloittaa pesänhoitajalta kirjanpitoaineiston luovutuksesta
Olen saanut tilitoimistoilta ja viranomaisilta yhteydenottoja, joiden mukaan eräät ohjelmistoyritykset ovat veloittaneet pesänhoitajalta suuriakin summia siitä, että pesänhoitajalle annetaan lukuoikeudet kirjanpitoon tai aineisto luovutetaan pesänhoitajalle. Konkurssilain mukaan konkurssipesän kirjanpito kuuluu pesälle ja se tulee luovuttaa pesänhoitajalle. Lainsäädännön tausta-ajatuksena on ollut, että aineisto luovutetaan pesänhoitajalle veloituksetta tai korkeintaan välittömiä ja suoria luovutuskustannuksia vastaan.
Tilitoimisto voi joutua tilanteessa hankalaan välikäteen, jos se on tarjonnut asiakkaalleen kirjanpidon arkistointia palveluna. Pesänhoitaja on tällöin saattanut edellyttää tilitoimistoa vastaamaan palvelulupaukseensa ja toimittamaan aineiston pesänhoitajalle. Pesänhoitaja on muistuttanut, että kirjanpitoaineiston säilytysvelvollisuus on 6/10 vuotta – siitähän arkistoinnissa on kyse! Velvoitteiden osalta tilanne on epäselvä ja selkeää ennakkotapaus vastuista ei ole. On kuitenkin selvää, että tässä argumentoinnissa tavallinen tilitoimistoyrittäjä jää helposti kakkoseksi eteläesplanadilaisen asianajotoimiston juristille.
Ohjelmistosopimuksia solmiessa kannattaa siis selvittää, millä toimintamallilla ja kustannuksilla pesänhoitaja saa aineiston tilitoimiston asiakkaan mentyä konkurssiin.
Suosittelen että sekä tilitoimistot että ohjelmistotalot lukisivat Kirjanpitolautakunnan menetelmäohjeen kirjanpitoaineiston säilyttämistä koskevat suositukset, erityisesti kohdasta 4.6:
“Jos kirjanpitovelvollinen on ulkoistanut kirjanpitoaineistonsa säilytyksen ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, esimerkiksi kirjanpitoa pilvipalveluna eli SaaS-palveluna myyvälle ohjelmistotalolle, kirjanpitovelvollisen tulee varmistua, että kirjanpitoaineisto on pesänhoitajan, tilintarkastajan ja viranomaisten luettavissa myös kirjanpitovelvollisen mahdollisen konkurssin jälkeen. Säilytyksen varmistamiseksi kirjanpitovelvollinen voi toteuttaa esimerkiksi jonkin seuraavista toimista:
- Kirjanpitovelvollinen voi sisällyttää palveluntarjoajan kanssa laatimansa sopimukseen velvoitteen, että asiakasyrityksen toiminnan päättyessä konkurssin tai siihen rinnastettavan syyn vuoksi palveluntarjoaja sitoutuu säilyttämään kirjanpitoaineiston koko sen säilytysvelvollisuuden ajan sekä luovuttamaan aineiston tai tarjoamaan pääsyn aineistoon veloituksetta ja ilman aiheetonta viivytystä kirjanpitoa lukemaan oikeutetulle taholle.
- Kirjanpitovelvollinen voi tilikausittain kopioida kirjanpitoaineiston itselleen esimerkiksi pdf-muodossa.
- Kirjanpitovelvollinen varmistaa etukäteen, että tilanteissa, joissa ohjelmiston käyttöoikeus uhkaa lakata, aineisto on siirrettävissä yrityksen omille tietovälineille ja sopii vastuut tämän toteuttamiselle.”
Kirjanpito-ohjelmiston dataa ei saada ulkopuolisen sovelluksen käyttöön
Eräistä ohjelmistoista ei saada luettua kirjanpidon dataa ulkopuolisen ohjelmiston hyödynnettäväksi tai aineiston lukeminen edellyttää manuaalista työtä. Velvoite rakenteisen kirjanpitodatan tuottamiseen kumottiin lainsäädännöstä (KTMp 47/1998 “menetelmäpäätös”) vuoden 2014/2015 kirjanpitolain uudistuksessa, mutta tarve on silti ilmeinen. Monet tilintarkastajat pyrkivät tehostaan tarkastusta aineistotarkastuksella ja monet yritykset haluavat jalostaa kirjanpito-ohjelmiston tietoa ulkopuolisilla raportointiohjelmistoilla.
Tiedon jalostaminen ei ole mahdollista, jos kirjanpito-ohjelmasta ei saa dataa ulos. Tämäkin asia kannattaa varmistaa ohjelmistohankintaa tehdessä.
