TAL2018-sopimus ja ohjelmistot
Tilitoimistossa-lehden numerossa 3/2020 käsittelin TAL2018-sopimuksen soveltamista kriisiaikana. Tässä jatkokirjoituksessa paneudutaan tarkemmin ohjelmistojen ja datan erityiskysymyksiin. TAL2018-sopimuksen lisäksi tulevat sovellettavaksi yleensä myös IT-alan sopimusehdot IT2018 erityisehtoineen.
Artikkeli TAL2018-sopimuksen soveltamisesta kriisiaikana.
Ohjelmistosopimukset
Kun tilitoimisto tai PK-yritys hankkii ohjelmistotalolta käyttöönsä taloushallinnon ohjelmiston, käytetään sopimuksissa yleensä IT2018 yleisiä sopimusehtoja tai vastaavia vanhempia sopimusehtoja. IT2018 yleisten sopimusehtojen lisäksi käytetään myös erityisehtoja, esimerkiksi IT2018 EVT -erityisehtoja valmisohjelmistojen toimituksista ja IT2018 EOY -erityisehtoja ohjelmistojen ylläpitopalveluista tai IT2018 ETP -erityisehtoja tietoverkon välityksellä toimitettavista palveluista, joissa säädellään pilvipalvelujen (Saas) ehdoista.
IT2018 yleisissä sopimusehdoissa ja erityisehdoissa käsitellään konkreettisia ohjelmiston hyödyntämiseen, laskutukseen ja palvelun päättämiseen liittyviä seikkoja. Esimerkiksi pilvipalveluissa käytetyissä IT2018 ETP -ehdoissa käsitellään:
- Ohjelmistopalvelun sisältö ja palvelutaso
- Palvelun laatu
- Käyttöönoton tuki ja koulutus
- Asiakkaan aineisto ja toimittajan aineisto
- Palvelun toimittamisen aloittaminen
- Toimittajan oikeus laskuttaa palveluista
- Käyttöoikeus
- Varmuuskopiointi
- Sopimuksen voimassaolo ja päättyminen
- Myötävaikutusvelvollisuus sopimuksen päättyessä
Erinomaisen selkeän esityksen IT2018-ehdoista löydät osoitteesta teknologiainfo.net.
Taloushallinnon palveluja koskevat sopimukset
Taloushallinnon palveluissa hyödynnetään yleensä TAL2018 yleisiä sopimusehtoja. Niissä käsitellään esimerkiksi sopimuksen voimaantuloa, osapuolten vastuita, maksuja ja sopimuksen voimassaolon päättymistä.
Kun tilitoimisto toimii ”perinteisesti”, ei TAL2018-sopimuksen ja IT2018-sopimuksen soveltamisala mene päällekkäin. Tilitoimisto hankkii oman palvelutuotantonsa välineeksi ohjelmiston IT2018-ehdoin. Sopimus on ohjelmistoyrityksen ja tilitoimiston välinen. Ohjelmiston avulla tilitoimisto tuottaa asiakkaalle raportteja paperimuodossa tai sähköisinä. Tätä palvelutuotantoa säädellään puolestaan tilitoimiston ja asiakasyrityksen välisellä TAL2018-sopimuksella.
Nykyään yhä useampi tilitoimisto tarjoaa asiakkailleen myös ohjelmistopalveluja. Asiakasyritys laskuttaa tilitoimiston tarjoamalla järjestelmällä, hyväksyy sillä ostolaskunsa ja katselee raportteja suoraan järjestelmästä. Yleensä tilitoimisto on hankkinut tämän järjestelmän ohjelmistotalolta IT2018-sopimusehdoin, mutta sen käyttöä asiakkaalle säätelee myös TAL2018-sopimus. Käytännössä näiden sopimusten yhteiskäyttö on sujunut varsin hyvin. Taloushallintoliiton neuvontaan ei ole tullut yhtään kysymystä tai riita-asiaa sopimusten ristiriitaisen sisällön tiimoilta. Keskeinen muistisääntö tilitoimistolle on, että sen ei tule tarjota asiakkaalleen laajempaa palvelua, kuin se itse on sopimuksellaan omaan ja asiakkaan käyttöön hankkinut. Jos ohjelmistoyritys esimerkiksi varaa itselleen oikeuden huoltokatkoihin viikonloppuisin, ei tilitoimiston kannata sopia asiakkaansa kanssa, että ohjelmisto on käytössä 7 päivää viikossa.
Kuka on hankkinut ohjelmiston – vastuut ja oikeudet TAL2018-sopimuksessa
TAL2018-sopimusehtoja edeltäneissä KL2004-sopimusehdoissa ei ollut selkeästi kirjattuna periaatteita esimerkiksi siitä, kuka omistaa kirjanpitojärjestelmän tietokannan datan, tai sitä, miten sopimus puretaan erilaisissa tilanteissa, joissa ohjelmiston käyttö on pysyvästi estynyt. Tästä aiheutui usein epätietoisuutta tai erimielisyyttä esimerkiksi tilanteessa, jossa asiakas oli vaihtamassa tilitoimistoa.
TAL2018-ehtoihin luotiin selkeät pelisäännöt ja toimintamallit eri tilanteisiin. Käytännössä oikeudet ja velvollisuudet sekä sovellettavat toimintamallit määräytyvät sen mukaan, kumpi on hankkinut taloushallinto-ohjelmiston käyttöoikeudet – tilitoimisto vai asiakasyritys. Korostan kuitenkin, että alla oleva näkökulma on juridinen. Usein tilitoimisto hoitaa käytännössä myös esimerkiksi järjestelmän hallinnoinnin, vaikka se sopimuksen mukaan on asiakkaan vastuulla.
Seuraavissa kappaleissa käsitellään keskeisiä taloushallintopalvelusopimuksen soveltamistilanteita TAL2018-sopimuksen yleisten sopimusehtojen pohjalta. Kannattaa kuitenkin muistaa, että yleiset sopimusehdot tarjoavat vain oletusarvon, josta sopimusosapuolet voivat poiketa sopimalla toisin. Korostan myös, että nämä sopimusehdot luovat vain juridiset puitteet toimintamalleille. Usein tilitoimiston kannattaa osoittaa joustavuutta esimerkiksi poistuvaa asiakasta kohtaan. Kiivas juridisiin oikeuksiin takertuminen voi levittää huonoa mainetta puskaradiossa, jos asiakas kokee sen omaa liiketoimintaansa haittaavaksi.
Tietojen omistajuus
TAL2018 yleisiin sopimusehtoihin on kohdassa 12 kirjattu selkeät pelisäännöt sille, kuka omistaa mitkäkin tiedot missäkin tilanteessa. Samasta asiasta voi olla sovittuna myös IT2018 sopimuksessa, mutta käytännössä Taloushallintoliiton jäsenneuvonnassa ei ole tullut vastaan ristiriitatilanteita sopimusten sisällön välillä. Käytännössä tiedot omistaa joko asiakas tai tilitoimisto. Alla oleva taulukko kuvaa tietojen omistajuutta TAL2018 yleisten sopimusehtojen mukaan.
Asiakasyritysten maksuvaikeuksissa tilitoimiston ja ohjelmistoyrityksen yhteistyö, yhteisymmärrys ja säännöllinen yhteydenpito on äärimmäisen tärkeää. Varmistetaan, että ohjelmistoyritys ja tilitoimisto ymmärtävät keskeiset sopimuskohdat samalla tavalla. Käydään tarvittaessa yhdessä läpi isompien kriisiasiakkaiden tilannetta. Viestitään viivytyksettä sopimusten irtisanomisista ja purkamisista.
Konkurssitilanteessa yrityksen aineisto luovutetaan konkurssipesälle, käytännössä pesänhoitajalle. Menettelystä konkurssitilanteissa kannattaa lukea kirjoituksestani Tilitoimistossa lehden numerosta 5/2018: Tilitoimisto ja konkurssipesä.
Artikkeli on julkaistu alun perin Tilitoimistossa-lehdessä nro 4/2020.
Tilaa Taloushallintoliiton uutiskirje
Tilaamalla uutiskirjeemme saat taloushallintoalaa koskevan uusimman tiedon ensimmäisten joukossa suoraan sähköpostiisi. Lisäksi saat tiedon esimerkiksi uusimmista koulutuksistamme ja tapahtumistamme. Tutustu uutiskirjevalikoimaamme!
