Pieni tilitoimisto keskittyy henkilökohtaiseen palveluun
Hyvinkääläisen Profitaksen esimerkki kertoo, että pienen tilitoimiston kannattaa korostaa henkilökohtaista palvelua ja tehdä siitä kilpailuvaltti. Asiakkaiden valinta ja työtapojen tehostaminen jättävät aikaa myös vapaa-aikaan.
Tilipalvelu Profitaksen toimistossa tulijaa tervehtii ensimmäisenä saksanpaimenkoira Martti, joka vieraan haistelun ja saamiensa rapsutusten jälkeen siirtyy neuvotteluhuoneen nurkkaan jatkamaan tyytyväisenä päiväuniaan.
Viereisen pöydän ääreen istuvat Martin emäntä KLT Eija Majuri ja KLT Mari Liikanen, jotka ovat Hyvinkään keskustassa toimivan tilitoimiston perustajat. Seuraan liittyy myös yrityksessä kirjanpitäjänä työskentelevä Anni Naatti.
Tilinpäätöksissä meneillään on vuoden hektisin aika, mutta hyväntuulinen kolmikko juo kaikessa rauhassa kahvia ja kertoo pienen tilitoimistonsa arjesta.
– Välillä on toki kiireisiä päiviä, mutta olemme jo pidempään miettineet, miten asioita voi tehdä entistä fiksummin ja vähentää näin kiirettä, Mari Liikanen aloittaa.
– Varsin hyvin olemme siinä onnistuneet. Viikonlopputöitä tai pitkiä päiviä teemme vain poikkeustapauksissa, Eija Majuri jatkaa.
Asiakkaan näkökulmasta ollut hyötyä
Ennen yrittäjäksi ryhtymistään Liikanen toimi kirjanpitäjänä tilitoimistoissa. Majuri vastasi taloushallinnon tehtävistä eri kokoisissa yrityksissä, viimeksi Venäjälle projekteja tehneessä vientiyrityksessä.
Ajatus yhteisestä tilitoimistosta lähti liikkeelle tapaamisesta Taloushallintoliiton koulutuspäivillä kymmenen vuotta sitten. Puolen vuoden kypsyttelyn jälkeen kaksikko päätti ryhtyä tuumasta toimeen ja perustaa yrityksen.
– Lähtökohtana oli luoda itsellemme mukava ja mielekäs työpaikka, jossa asiat tehdään hieman toisella tavalla kuin aiemmissa työpaikoissamme, Liikanen sanoo.
– Huomasimme, että meillä on sama tavoite. Haluamme tuottaa korkeatasoisia kirjanpito- ja taloushallinnon palveluja ja toimia yrittäjien kumppanina, Majuri jatkaa.
Hänen mielestään kirjanpitäjälle on paljon hyötyä, jos asioita on katsonut myös asiakkaan näkökulmasta. Silloin osaa puhua taloushallinnon asioista niin, että maallikotkin niitä ymmärtävät.
– Asiakasyrityksissä huomasin, että tilitoimiston ja yrittäjän ajatusmaailmat eivät aina kohtaa. Kirjanpitäjälle on tärkeää, että paperit ovat kunnossa. Bisnestä pyörittävälle yrittäjälle tällaiset asiat ovat sen sijaan usein sivuseikka, Majuri vertailee.
– Meidän tehtävämme on huolehtia, että paperiasiat ovat kunnossa. Välillä se vaatii ohjailua – joskus pehmeämmin, joskus hieman tiukemmin, Liikanen sanoo.
Kokenutkin yrittäjä kaipaa neuvoa
Kirjanpidon ohella Profitas hoitaa monien asiakkaiden reskontrat, maksuliikenteen ja palkanlaskennan. Liikanen korostaa, että hyvin hoidettu taloushallinto on asiakasyritykselle myös työkalu, joka auttaa ohjaamaan liiketoimintaa.
– Säännöllisen raportoinnin avulla yrittäjä pysyy ajan tasalla, miten liiketoiminta sujuu.
Yrityksen johtaminen vaatii kovan työn lisäksi herkkyyttä havaita liiketoiminnassa tapahtuvat muutokset ajoissa ja reagoida niihin välittömästi. Majuri haluaa auttaa tässä asiakasyrityksiä tarjoamalla käyttökelpoista tietoa mahdollisimman nopeasti.
– Jos asiakkaalla menee hyvin, niin meilläkin menee hyvin.
Hänen mukaansa kirjanpitäjän työssä korostuu entistä enemmän konsultatiivinen rooli. Hän tosin vierastaa konsultti-sanaa ja puhuu mieluummin kumppanuudesta. Siinä kirjanpitäjä tarjoaa asiakkaalle asiantuntijan tukea, oli sitten kyse verotuksen suunnittelusta, yrityskaupoista tai isoista investoinneista.
– Moni tilitoimiston asiakas kaipaa ohjausta ja neuvoja, eikä kyse ole ainoastaan aloittavista yrittäjistä, Anni Naatti toteaa.
Kasvollista kirjanpitoa
Majurin mielestä pienen tilitoimiston ehdoton vahvuus on henkilökohtainen palvelu.
Profitaksessa kunkin asiakkaan asioista vastaa aina sama kirjanpitäjä. Ja jos hän on lomalla tai sairas, jompikumpi kollegoista hoitaa vakiokirjanpitäjän juoksevat työt.
– Toimimme aina omilla kasvoillamme. Asiakas voi aina soittaa omalle kirjanpitäjälleen ja hoidamme asian heti työajan puitteissa, Majuri sanoo.
– Olemme ylpeitä työstämme, mutta kaikille sattuu välillä virheitä. Kirjanpitäjä ei silloin piiloudu organisaation taakse, vaan myöntää mokan ja korjaa sen, Liikanen jatkaa.
Profitaksen asiakaskunta koostuu pääasiassa pienistä, alle kymmenen hengen yrityksistä pohjoisella Uudellamaalla ja eteläisessä Hämeessä.
– Olemme ottaneet sen linjan, että emme haali töitä hinnalla millä hyvänsä, vaan olemme valikoivia asiakkaiden suhteen. Kun kirjanpitäjällä ei ole liikaa asiakkaita, hän ehtii paneutua jokaisen yrityksen erityistarpeisiin. Silloin voi myös laskuttaa palvelusta hieman enemmän, Majuri sanoo.
– Toki se saattaa karsia joitakin asiakkaita, mutta tosiasiassa silloin pois putoavat huonoimmat asiakkaat, jotka eivät ole valmiita maksamaan henkilökohtaisesta palvelusta, Liikanen toteaa.
Majurin mielestä keskittyminen rajalliseen määrään asiakkaita ja syvempiin asiakassuhteisiin on tärkeää myös työviihtyvyyden ja ajankäytön kannalta.
– Meidän ei ole silloin pakko tappaa itseämme työllä, mutta tulemme kuitenkin kohtuullisesti toimeen. Ja aikaa jää myös omille harrastuksille. Se antaa energiaa tehdä taas töitä, kun niiden aika on.
Työssä riittää aina parannettavaa
Pitkien työpäivien sijaan Profitaksen toimistossa keskitytään työpäivien tehokkuuteen.
– Väitän, että kahdeksassa tunnissa ennättää tehdä lähes samat asiat kuin 12 tunnissa, jos asiat järjestetty oikein. Lisäksi pitkät päivät ja väsymys kertautuvat sitten seuraavina päivinä ja virheiden mahdollisuus kasvaa.
Profitaksessa tehokkuutta on haettu jo pitkään panostamalla taloushallinnon rutiineja nopeuttaviin ohjelmistoihin.
– Olemme opetelleet käyttämään uusia ohjelmistoja ja myös maksaneet koulutuksesta. Kouluttajan tilaaminen päiväksi voi maksaa toista tuhatta euroa, mutta se kannattaa. Kallista ohjelmistoa ei kannata hankkia, ellei osaa käyttää kaikkia hyödyllisiä ominaisuuksia, Majuri sanoo.
Liikasen mielestä oleellista on kyseenalaistaa jatkuvasti omaa toimintaansa ja pohtia aina välillä, tehdäänkö asioita fiksuimmalla tavalla. Hyvähenkisessä tiimissä myös sparrataan toisia näissä asioissa.
Majuri huomauttaa, että taloushallinnon työtapojen järkevöittämistä kannattaa miettiä myös yhdessä asiakkaiden kanssa. Näin on tehty muun muassa hyvinkääläisen ravintolayrittäjän kanssa. Aiemmin vajaan 40 työntekijän palkanlaskenta ja siihen liittyvät ilmoitukset teettivät paljon työtä, kun työtunnit ja erilaiset lisät oli kirjattava kirjanpitoon kullekin kustannuspaikalle manuaalisesti.
Nyt ravintoloissa tehdään työvuorolistat MaraPlan-ohjelmistolla, josta toteutuneet ja esimiehen hyväksymät työtunnit, palkanlisät ja ylityötunnit siirretään sähköisesti Mepco-palkkaohjelmaan.
Profitas tekee palkanlaskennan palkkakausittain ja siirtää tiedot palkkakirjanpitoon. Myös ilmoitukset tulorekisteriin hoituvat parilla napin painalluksella.
– Tämä on vain yksi esimerkki asiasta, jonka tekemistä automaatio ja hyvät ohjelmistot nopeuttavat. Tavoitteena aina on, että tieto syötetään vain kerran tietokantaan. Näin vältetään tuplatyötä ja turhia näppäilyvirheitä.
Jatkuva kouluttautuminen kannattaa
Digitalisaation vauhdikas eteneminen on hyvä esimerkki taloushallinnon toimintaympäristön nopeasta muutoksesta. Mari Liikasen mielestä on tärkeää, että kirjanpitäjä seuraa aikaansa ja päivittää koko ajan ammattitaitoaan.
– Jatkuva kouluttautuminen niin kirjanpidon, palkkahallinnon verotuksen kuin taloushallinnon ohjelmistojenkin osalta on meille tärkeää. Kullekin meistä tulee koulutuspäiviä kymmenkunta vuodessa.
Eija Majurin mielestä itsensä kehittäminen ja koulutuksiin osallistuminen on tärkeää myös työssä jaksamisen kannalta. Asiantuntemuksen karttumisen lisäksi koulutustilaisuudet antavat mahdollisuuden tavata kollegoita ja vaihtaa ajatuksia heidän kanssaan.
– Osallistumme paljon Taloushallintoliiton koulutuksiin, koska niissä käsitellään tilitoimiston kannalta tärkeitä ja ajankohtaisia asioita. Substanssikysymysten lisäksi koulutamme itseämme jatkuvasti myös ohjelmistoasioissa.
Profitas Oy
- perustettu vuonna 2009
- kotipaikka Hyvinkää
- asiakkaita n. 70
- liikevaihto 310 000
- henkilömäärä 3
Artikkelin on kirjoittanut Matti Remes.
Artikkeli on julkaistu alun perin Tilitoimistossa-lehdessä nro 2/2019.
