Parempi päätöksenteko – Työkaluja kognitiivisen kuormituksen vähentämiseen
Avaan tietokoneen. Sähköpostin. Teamsin. Slackin. Jokaisen sovelluksen Saapuvat-kansion viestien määrä vilahtaa silmieni edessä kymmeniin. Kysymyksiä, jotka odottavat vastaustani. Ongelmia, joihin minulta odotetaan ratkaisua.
On vasta aamu ja stressitasoni pomppaavat sekunneissa pilviin. Työni tuntuu kaikelta muulta kuin kirjoissa hehkutetulta inspiroivalta ja merkitykselliseltä. Tulipalojen sammuttelua, liian nopealta tuntuvaa päätöksentekoa.
Kohtaamme päivittäin tilanteita, jotka vaativat nopeaa reagointia ja pikaisia päätöksiä. Tutkimusten mukaan teemme joka päivä jopa 2 500 – 10 000 päätöstä. Kognitiivinen kuormitus ja tiukat aikataulut vaikuttavat päätöksentekokykyymme ja lisäävät stressiämme. Onneksi on olemassa useita konkreettisia työkaluja ja tekniikoita, jotka auttavat vähentämään mielen kuormitusta ja parantavat työskentelyä ja päätöksentekoa. Tässä artikkelissa käsittelen tekniikoita, joita kannattaa käyttää arjen kiireen tunteen selättämisessä. Pysähdytään ensin siihen, miten toimimme usein ryhmätilanteessa.
Ryhmäajattelu johtaa meitä – pitäisikö meidän olla aloitteellisempia?
Me olemme laumaeläimiä ja meistä todella vain noin viisi prosenttia on aloitteen tekijöitä. Tämä tarkoittaa sitä, että jopa 95 prosenttia ihmisistä on matkijoita eli henkilöitä, jotka toimivat samalla tavalla kuin lauma.
Otetaan esimerkiksi verkkokoulutus. Kouluttaja pyytää kaikkia kirjoittamaan chatiin vastauksen hyvin helppoon kysymykseen. Kysymykseen, johon kuka tahansa osaisi vastata. Mitään ei tapahdu. Paitsi siinä vaiheessa, jos mukana on aloitteen tekijä, joka uskaltautuu kirjoittamaan ensimmäisenä. Kun ensimmäinen on kirjoittanut, myös muut uskaltautuvat vastaamaan. Se, että et tee aloitetta on myös päätös. Mitä, jos olisit seuraavalla kerralla rohkeasti se ensimmäinen?
Sama tilanne toistuu ryhmäajattelussa, kun tulee ottaa vastuuta asioista. Mitä enemmän tilanteessa on ihmisiä, sitä vähemmän kukaan haluaa ottaa vastuuta, ottaa esiin erilaista näkökulmaa ja tehdä päätöksiä. Kaikki ovat samaa mieltä etenemisestä, mutta jos ryhmässä ei päätetä yhdessä kuka tekee, mitä tehdään ja millä aikataululla, mitään ei lopulta tapahdu. Näin ollen päätöksentekotilanteessa tulisivat olla vain henkilöt, joiden läsnäololla on selkeä peruste ja jokaisella on rooli sovitun asian edistämisessä.
Kun paikalla on iso ryhmä ihmisiä ja päätös pitäisi saada aikaiseksi, päätöksentekoa varten voi tehdä toimintasuunnitelman etukäteen. Myös eri henkilöiden rooleja voi kirkastaa ennen päätöksentekoa.
Toimintasuunnitelma voi olla esimerkiksi tällainen:
- Vastuu: Ketkä ovat vastuussa päätöksenteosta?
- Kriteerit: Mitä kriteerejä tulee ottaa huomioon päätöksenteossa?
- Aikataulu: Milloin päätös tulee olla tehtynä?
- Informaatio: Mitä informaatiota tarvitaan päätöksentekoon?
- Syy: Mikä on päätöksen tarkoitus?
- Riippuvuus: Mitä muuta on otettava huomioon ennen päätöksentekoa?
Erilaisia priorisointisointitekniikoita päätöksenteon tueksi
Arjen päätöksentekotilanteessa erilaiset priorisointitekniikat auttavat jäsentämään nopeaa informaatiotulvaa ja keskittymään olennaisiin tavoitteita kohti vieviin tehtäviin ja päätöksiin. Priorisointi on keskeinen taito, kun halutaan vähentää kognitiivista kuormitusta ja tehdä parempia päätöksiä. On olennaista osata erottaa tärkeät ja kiireelliset tehtävät vähemmän tärkeistä.
Eisenhower-matriisi on työkalu, joka auttaa jakamaan tehtävät neljään kategoriaan: tärkeät ja kiireelliset, tärkeät mutta ei kiireelliset, ei tärkeät mutta kiireelliset, ja ei tärkeät eikä kiireelliset. Päätöksentekoa vaativat tehtävät voi jakaa matriisin mukaan. Keskittyminen olennaiseen helpottuu ja ylimääräinen ajatustulva vähenee mielessä.
RICE-menetelmä on priorisointikehys, joka auttaa arvioimaan ja järjestämään tehtäviä niiden tärkeyden ja vaikutuksen perusteella. RICE on lyhenne sanoista Reach (Saavutus), Impact (Vaikutus), Confidence (Luottamus) ja Effort (Ponnistus). RICE-menetelmässä jokaiselle tehtävälle lasketaan pistemäärä, jonka pohjalta arvioidaan tehtävän merkitystä.
- Reach (Saavutus): Kuinka moni ihminen hyötyy tehtävästä tietyn ajanjakson aikana? Esimerkiksi käyttäjien tai asiakkaiden määrä.
- Impact (Vaikutus): Mikä on tehtävän vaikutus projektiin tai tavoitteeseen? Vaikutus arvioidaan asteikolla, esimerkiksi 0,25 (minimaalinen), 0,5 (matala), 1 (kohtalainen), 2 (korkea), 3 (valtava).
- Confidence (Luottamus): Kuinka varma olet arvioistasi Reachin, Impactin ja Effortin suhteen? Tämä ilmaistaan prosentteina, esimerkiksi 80 prosenttia.
- Effort (Ponnistus): Kuinka paljon aikaa ja resursseja tehtävä vaatii? Tämä mitataan yleensä henkilötyökuukausina tai -tunteina.
RICE-pistemäärä lasketaan seuraavalla kaavalla:
RICE-pistemäärä = Reach × Impact × Confidence / Effort
Kun olet laskenut RICE-pistemäärät kaikille tehtäville, voit priorisoida ne pistemäärän mukaan: mitä korkeampi pistemäärä, sitä korkeampi prioriteetti tehtävällä on.
Kanban on visuaalinen menetelmä, joka auttaa hallitsemaan työtehtäviä ja niiden etenemistä. Voit käyttää fyysistä taulua tai digitaalista työkalua, kuten Trelloa tai Teamsin sisään upotettua Planneria. Lisää tauluun sarakkeet aloittamatta, työn alla ja valmis.
Jaa tehtävät visuaalisiin sarakkeisiin ja siirrä niitä sarakkeesta toiseen työn edetessä.
Rajoita kerralla työn alla olevien tehtävien määrää parantaaksesi keskittymistä ja tehokkuutta. Näin saat kokonaiskuvan työn alla olevista tehtävistä ja varmistat, että tehtävät ja päätökset eivät jää roikkumaan, vaan asiat etenevät suunnitellusti.
Pomodoro-tekniikka auttaa parantamaan keskittymistä ja hallitsemaan aikaa. Pomodoro-tekniikassa työskennellään esimerkiksi 25 minuutin jaksoissa, joita seuraa viiden minuutin tauko. Neljän jakson jälkeen pidetään pidempi tauko. Jaksojen aikana ei vilkuilla sähköpostiin, Teamsiin tai sosiaalisen median kanaviin vaan fokus pidetään tehtävässä, joka on työn alla. Sähköpostin tai Teamsin voi myös sulkea tai hiljentää Pomodoro-jakson ajaksi. Voit lisätä Pomodoro-tekniikan tueksi Ivy Lee -menetelmän.
Ivy Lee -menetelmä on päivittäinen rutiini, joka auttaa keskittymään yhteen tehtävään kerrallaan ja selkeyttämään, mitä täytyy tehdä ja missä järjestyksessä.
- Kirjoita jokaisen työpäivän lopussa ylös kuusi tärkeintä tehtävää, jotka sinun täytyy tehdä seuraavana päivänä. Älä kirjoita ylös enempää kuin kuusi tehtävää.
- Priorisoi nämä kuusi tehtävää niiden todellisen tärkeyden mukaan.
- Kun saavut seuraavana päivänä töihin, keskity vain ensimmäiseen tehtävään. Työskentele kunnes ensimmäinen tehtävä on valmis ennen kuin siirryt seuraavaan.
- Lähesty loppuja tehtäviä samalla tavalla. Päivän lopussa siirrä kaikki keskeneräiset tehtävät uuteen kuuden tehtävän listaan seuraavaa päivää varten.
- Toista prosessi jokaisena työpäivänä.
Lopuksi kannustan vielä palauttamaan mieleen Pareto-periaatteen. Pareto-periaate, joka tunnetaan myös nimellä 80/20-sääntö, tarkoittaa, että 80 prosenttia tuloksista tulee 20 prosentin ponnistuksista. Periaate kannustaa keskittymään niihin tehtäviin, joilla on suurin vaikutus.
Kun osaat tunnistaa ja priorisoida ne 20 prosenttia tehtävistä, projekteista tai asiakkaista, jotka tuottavat 80 prosenttia tuloksista, säästät omaa aikaasi sekä vähennät stressin ja kiireen tunnetta. Käytännössä siis optimoimalla työtapojasi voit saavuttaa parempia tuloksia vähemmällä vaivalla.
Jokaisen tapamme taustalla toimii kehämalli
Miten sitten pääsemme eroon aamun viestitulvan aiheuttamasta ahdistuksesta, kun jokaisen uuden tekniikankin opettelu vaatii aikaa ja energiaa? Pieni pysähtyminen ja oman toiminnan tarkastelu on tässä tilanteessa suureksi avuksi.
Aluksi on hyvä ymmärtää, että nykyiset tapamme toimivat kaiken toimintamme taustalla. Tapojemme ansiosta pystymme käsittelemään niin monia päätöksiä lähes automaattisesti päivän aikana. Jokainen olemassa oleva tapamme noudattaa kehämallia (tapojen silmukka): ärsyke/vihje – rutiini – palkinto. On helpompi muuttaa olemassa olevia tapojamme kuin luoda täysin uusia. Nykyisiä tapojamme muuttamalla saamme kevyemmin tuloksia. On hyvä vaikuttaa vain ärsyke – rutiini – palkinto -kehän keskimmäiseen osaan eli rutiiniin koskematta ärsykkeeseen tai palkintoon.
Kun otat uutta priorisointitekniikkaa haltuun, keskity siis muuttamaan olemassa olevaa rutiinia.
Otetaan esimerkki. Oletetaan, että sinulla on tapa tarkistaa sähköpostisi heti, kun heräät aamulla. Tapa noudattaa ärsyke – rutiini – palkinto -kehämallia seuraavasti:
- Ärsyke: Heräät ja otat puhelimen käteen.
- Rutiini: Tarkistat sähköpostisi.
- Palkinto: Saat tunteen, että olet ajan tasalla ja hallitset tilannetta.
Nyt haluat parantaa tuottavuuttasi ottamalla käyttöön Ivy Lee -priorisointimenetelmän. Voit muuttaa olemassa olevaa rutiiniasi seuraavasti:
- Ärsyke: Heräät ja otat puhelimen käteen.
- Uusi rutiini: Sen sijaan, että tarkistat sähköpostisi, katsot edellisenä iltana kirjoittamasi kuuden tärkeimmän tehtävän listan.
- Palkinto: Saat saman tunteen hallinnasta, mutta nyt tiedät myös, mitkä tehtävät ovat päivän aikana tärkeimpiä ja voit aloittaa niiden suorittamisen välittömästi.
Tällä tavalla et muuta ärsykettä (puhelimen ottaminen käteen herätessä) tai palkintoa (hallinnan tunne), vaan keskityt muuttamaan itse rutiinia (sähköpostin tarkistamisesta tehtävälistan katsomiseen). Näin otat uuden priorisointitekniikan käyttöön vaivattomasti, koska muutoksen tekeminen olemassa olevaan tapaan on helpompaa kuin täysin uuden tavan luominen. Lisäksi poistat aamun informaatiotuskan, joka tulee pikaviestinkanavista tulevista pyynnöistä ja toiveista. Sähköpostit ja muut viestit ehdit käsittelemään niille varattuna aikana myöhemmin.
Pysähdy nyt pohtimaan aamun tapojasi. Millaisia ärsyke – rutiini – palkinto -kehämalleja löydät toiminnastasi? Ja miten tapasi vaikuttavat päätöksentekoon, työskentelyyn tai lopputuloksiin?
Kirjavinkit kesälukemiseksi:
Riabacke Ari & Mona: Päätöksenteko – uskalla tehdä toisin
Duhigg Charles: Tapojen voima – Miksi käyttäydymme niin kuin käyttäydymme?
Kirjoja on lainattu myös artikkelissa.
Kirjoitussarjan tekijä Linda Paasikallio on liiketoiminnan kehittämisen ammattilainen, joka on työskennellyt verkkokoulutuksen ja mikro-oppimisen edistämisessä Suomessa kansainvälisen koulutusyhtiön maajohtajana. Hänellä on vuosien kokemus talousammattilaisten rekrytoinneista sekä IT- ja talousalan koulutusohjelmien kehittämisestä. Nykyään yrittäjänä Linda keskittyy yritysten arvokkaimman voimavaran – ihmisten – kehittämiseen, integroimalla henkilöstön osaamisen johtaminen tiiviisti osaksi liiketoiminnan strategiaa.
