Palkanlaskijat ovat maailman kilteimpiä ihmisiä
Huolensa pahoittaja havaitsee kaikenlaisia alansa pikkuongelmia sekä noukkii sopivia keinoja niiden ratkaisemiseen. Vastuu näiden pohdintojen noudattamisesta jää aina lukijalle.
Olipa kerran syksy 2018 ja takatalvi oli tulossa. Palkanlaskijat olivat kuulleet Tulorekisteristä ja sen pitkään suunnitelluista ominaisuuksista. Tulorekisteristä oli kuultu monenlaista hyvää; tuolla järjestelmällä saataisiin tulevaisuudessa kaikki palkkatiedot reaaliaikaisesti, siis niille jotka tarvitsevat palkkatietoja. Kuviteltiin, että palkanlaskennasta tehtävät tulosteet ja raportit hyvin hektisine ajanjaksoineen jäisi unohduksiin. Palkanlaskenta tehtäisiin hieman nykyistä menetelmää tarkemmin ja tuo tieto lähetettäisiin heti eteenpäin. Niin sanotut käyttäjät saisivat tiedon palkanlaskijoiden näpertämistä tiedoista.
Loppuvuosi 2018 käytettiin vielä suunnitteluun ja ajatukset harhailivat vielä siinä, miten homma onnistuisi. Vuoden 2019 lopulla aloiteltiin tulorekisterin käyttöä. Samalla hoidettiin sitten viimeisten eli vuoden 2018 vuosi-ilmoitusten tekoa.
Tulorekisteri onnistuessaan oli ihan OK, mutta sen käyttöönottosuunnitelma ihan päätön. Ensin piti pienyrittäjien palkanlaskijapalvelijoidensa avulla sopeutua järjestelmään. Suuret toimijat, eli eläkevakuutusyhtiöt ja muutkin parempien resurssien toimijat odottelivat sitä, että työnantajat saivat ilmoitettua palkka- ja muut tiedot. Vasta näiden jälkeen tulivat esimerkiksi eläketiedot tulorekisteriin. Positiivista tässä koko systeemissä oli se, että sanktioita ei määrätty, jos palkkojen ilmoittajat epäonnistuivat joiltakin osin työssään. Toki eläkevakuutusyhtiöiden sivuilla oli merkintöjä, että epäonnistuneiden ilmoitusten jälkikäteismaksuista kylläkin rokotetaan maksujen viivästyskorot.
Ohjeet olivat alkuun sekavia ja niitä korjattiin moneen kertaan. Sähköisten järjestelmien liittymäpinnat eivät aina toimineet. Palkanlaskijat eivät millään saaneet työnantajia ymmärtämään, että järjestelmä tietyissä tilanteissa vaatii erilaista tietoa.
Vuosi kului ja asioita opittiin. Suomi.fi-järjestelmää ei saatu kaikille heti käyttöön. Esimerkiksi niille, joilla edustamisoikeus oli kahdella yhdessä, tai sitten niillä muutamilla yhtiömuodoilla, joille nyt yritetään saada oikeudet varsin oudosti toimivan virkailijavaltuutuksen kautta. Ne, joille emme saaneet Tulorekisterin lukuoikeutta, oli ongelmana se, että mahdollisia korjauksia ja tietoja ei muutenkaan saatu tarkistettua. Palkkatodistuksia annettiin vielä lähes koko vuoden ajan, koska todistusten alkamisaikaa ei vielä ollut tulorekisterissä.
Sitten tuli seuraava joulu ja odotettu vuosi 2020. Ikävä kyllä edellisen vuoden lopulla oli jo saatu hieman vihiä siitä, että kaikki ei taidakaan olla niin kuin kuviteltiin. Tosiasiassa osa niistä käyttäjistä, joiden takia tarkkoja päiväyksiä ja lajeja palkkahallintoon luotiin, soittelevat edelleen ja pyytävät palkkatodistuksia ja muita tietoja. Kysyjiä löytyy Kelasta, ay- ja työttömyyskassoista, tapaturmavakuutusyhtiöstä ja muiden etuuksien maksajista.
Palkanlaskijamme keräsivät saamiaan käyttäjien vastauksia kysymykseen, että miksi ette ota tietoa Tulorekisteristä:
- Kyllä meillä on se järjestelmä, mutta se on niin hankala, että on helpompi soittaa.
- Emme me pääse minnekään tietoihin.
- Kyllähän me tarvitsemme päiväkohtaista palkanlaskentatietoa.
- Kaikki eivät merkitse sinne päivämääriä, ja on helpompi soittaa kuin tarkistaa ovatko ne päivämäärät siellä.
- Pahimmillaan soitto menee niin, että kysyttäessa esitetään vain työntekijän nimi. Kun palkanlaskija kysyy, että mistäköhän työnantajasta on kyse, niin ensin eivät tiedä, kunnes huomaavat, että onhan siellä joku yrityksen nimikin. Kysymykseen yrityksen puhelinnumerosta voi vastaus olla että ”katso Googlesta”.
Uskon, että nyt korona-aikana ongelmat ovat suuria ja palkanlaskijat tekevät nyt nuo todistukset. Toivottavasti kuitenkin tämän ajan jälkeen Tulorekisterin hyödyt alkavat näkyä turhan tekemisen vähentämisenä.
Mitä tästä siis opittiin. Oltiin tosi kilttejä ja opeteltiin. Käyttäjät vähät välittävät siitä, että joku on tehnyt paljon työtä. Ensi kerralla kun jotakin uudistusta tulee, niin pitäisikö uhrata jotkut muut kuin yritykset.
Artikkeli on julkaistu alun perin Tilitoimistossa-lehdessä nro 4/2020.
