Ostaisinko henkilöstöhallinnon palveluja?
Tilitoimistot ovat yhä kiinnostuneempia Pk-yrityksille tarjottavista HR-palveluista liiketoimintamahdollisuutena. HR-palvelut lisättiin myös hiljattain omana osionaan tilitoimistoalan palvelujen kaanoniin eli TAL2018-sopimuksen palveluerittelyyn. Toisaalta henkilöstöhallinnon palvelut ovat perinteisempiin taloushallinnon palveluihin verrattuna monelle eksoottinen ja abstrakti aihe; Pohditaan, mitä ne HR-palvelut käytännössä ovat, mitkä ovat tyypillisimpiä ulkoistuksen kohteita Pk-yrityksissä ja mitä palvelujen tuottaminen vaatii? Saadaanko esimerkiksi palkanlaskijasta koulutettua HR-asiantuntija?
Entä miksi ja millaisista lähtökohdista pk-yritys päätyy hankkimaan HR:ää palveluna?
Markkinointiviestintätoimisto Hube Helsinki tuottaa Taloushallintoliitolle sisältöä muun muassa uusille verkkosivuillemme. Yhteisissä palavereissa selvisi, että Hube Helsinki on jo pitkään ostanut osan HR-toiminnoistaan ulkoistettuna palveluna tilitoimistolta. Tässä on siis mainio mahdollisuus kuulla suoraan hevosen suusta, miten 15 hengen yritys näkee ulkoistetut HR-palvelut asiakkaan näkökulmasta. Hube Helsingin toimitusjohtajan Petri Läntisen näkemyksiä ja kokemuksia, olkaa hyvä!
Milloin ja miten huomasitte tarvitsevanne HR-toimintoa?
– Yhtiömme on toiminut nyt kuusi vuotta. Kolmisen vuotta sitten, kun meitä oli kymmenen, aloimme pohtia, että tarvitsemme ammattimaista HR-toimintoa. Olin itse hoitanut oman toimen ohella henkilöstöasiat.
– Henkilöstöasioita hoitavalta toimitusjohtajalta puuttuu yleensä osaamista ja aikaa henkilöstöasioiden hoitamiseen laadukkaasti. Lisäksi henkilöstölle tulisi voida tarjota asiantuntevaa keskustelukumppania ja sparraajaa vaikkapa kompetenssien kehittämiseen.
– Selkeinä tarpeina tunnistettiin yhtiön kasvun tukeminen, henkilöstön työhyvinvointi ja jaksaminen sekä työtyytyväisyys. Asiantuntijapalveluyrityksessä henkilöstön uupuminen tai tyytymättömyys näkyy yleensä välittömästi työn jäljessä. Halusimme myös järjestelmällisyyttä henkilöstön osaamisen kehittämiseen.
Miten päädyitte ulkoistettuun HR-palveluun?
HR-ammattilainen tuo ryhtiä toimintaan ja on vapauttanut meillä johdon omaa työaikaa suunnattomasti.
– Ensin pohdimme oman HR-asiantuntijan palkkaamista. Olimme kuitenkin vain kymmenen hengen yritys ja oli epätodennäköistä, että voisimme tarjota hyvälle asiantuntijalle töitä viitenä päivänä viikossa. Olisimmeko olleet houkutteleva työnantaja HR-ammattilaiselle vaikkapa 60 prosentin työajalla? Totesimme myös, että tarpeemme olivat laajemmat kuin oman henkilön palkkaamisella voisimme realistisesti kattaa. Esimerkiksi HR-järjestelmän hankkiminen ja pystyttäminen ei olisi ollut kustannustehokasta omin voimin.
– Törmäsimme uutiskirjeessä Accountorin HR-palveluun ja pohdimme, miksei henkilöstöhallinnon palvelua voisi ostaa palveluna kuten kirjanpitoa. Selvitimme eri palveluntarjoajavaihtoehtoja. Koimme, että Accountorin palvelu oli selkeästi konseptoitu ja keskeiset aktiviteetit oli jaksotettu havainnollisesti vuosikelloksi. Kehityskeskustelut, henkilöstötutkimukset ja muut keskeiset toimet oli jaksotettu mielekkäästi vuoden ajalle. Palveluun kuuluvasta HR-järjestelmästä löytyivät kaikki tarvittavat elementit kuten esimerkiksi työsopimuspohjat ja työaikakirjanpito.
Mitkä asiat haluatte hoitaa itse ja mitkä koette luontevaksi ulkoistaa?
– Me olemme alusta alkaen halunneet hoitaa rekrytoinnit itse. Markkinointiviestintä on toimialana pieni ja henkilökuntaa on vaikea saada muuta kuin verkostojen kautta. Monstereista, oikoteiltä ja vastaavista ei kokeneita viestinnän asiantuntijoita juuri löydy. Hoidamme siis rekrytoinnin melkein loppumetreille itse. Viime vaiheessa otamme HR-asiantuntijan mukaan, esimerkiksi auttamaan arviointien teettämisessä.
– Muuten olemmekin ulkoistaneet lähestulkoon kaiken. Jos ulkoistamaan lähtee, niin miksei sitten ulkoistaisi mahdollisimman kattavasti. Samaa pätee niin HR-palveluihin kuin kirjanpitoon. Aika ajoin pohditaan ja varmistetaan, että palvelu täyttää tarpeemme ja laatu vastaa sovittua. Keskustelemme näistä palveluntarjoajan kanssa neljännesvuosittain ja samalla annamme arviomme saamamme palvelun laadusta.
Mitä näkemyksiä ja suosituksia sinulla on pk-yritysten johdolle kokemustesi perusteella?
– HR-ammattilainen tuo ryhtiä toimintaan ja on vapauttanut meillä johdon omaa työaikaa suunnattomasti. Voimme keskittyä siihen, mikä parhaiten auttaa yrityksemme kasvua, esimerkiksi asiakkuuksien kehittämiseen. Käytännön tuki ongelmallisissa tilanteissa on korostunut parin viime vuoden aikana, koska korona on tuonut haasteita myös henkilöstökysymyksissä.
– HR-palvelut – kuten myös osin taloushallinnon palvelut – ovat pitkälti henkilöstä kiinni. Tämä on avointa ja luottamuksellista keskustelua tilitoimiston asiantuntijan kanssa oli sitten kyse henkilöstö- tai talouskysymyksistä. Meillä on erikseen dedikoitu henkilö, mihin olemme erittäin tyytyväisiä. Myös henkilöstö arvostaa häntä. Hän on mukana viikkopalavereissa ja uusien työntekijöiden perehdyttämisessä, pitää henkilöstölle sparrausvartteja ja auttaa kompetenssien kehittämisessä.
Henkisesti johdolle on tärkeää vapauden tunne, kun asioita on hoitamassa ammattilainen. Esimerkiksi työoikeudellisia kysymyksiä on raskasta seurata ja hoitaa kaiken muun työn ohessa. Vastuukysymykset tuntuvat helpommilta, kun niihin saa asiantuntijan apua.
– Voisin vielä kiteyttää, kun pk-yritys haluaa kehittää henkilöstön hyvinvointia ja järjestelmällistä henkilöstöhallintaa, kannattaa vakavasti pohtia ulkoistettua palvelua. Ainakin meidän kokoisella yritykselle se on toimiva ja kustannustehokas ratkaisu, koska maksamme vain käyttämästämme ajasta. Myös esimerkiksi henkilöstötutkimuksia ja vastaavia pystyy toteuttamaan ketterästi ja kustannustehokkaasti. Yritysjärjestyjäkin uskaltaa harkita luottavaisemmin, kun tietää että on ammattilainen hoitamassa henkilöstön haltuunottoa.
Hube Helsinki Oy
Vuonna 2016 perustettu markkinointiviestinnän toimisto.
Erikoistunut asumista, taloutta, liikkumista, hyvinvointia, sekä eri teollisuuden- ja palvelualoja koskeviin aihepiireihin.
Tällä hetkellä yritys työllistää 15 markkinointiviestinnän ammattilaista, lisäksi verkostoon kuuluu noin 30 sopimussuhteessa olevaa avustajaa.
Yrityksen perustajaosakkaat ovat täysipäiväisesti töissä Hube Helsingissä.
