Koulutuksesta työkaluja asiakkuuden johtamiseen
KLT-kirjanpitäjä Tarja Oksanen ja asiakas, yrittäjä Tuure Reiman löysivät nopeasti yhteisen sävelen. Työkaluja asiakkuuden johtamiseen Oksanen sai Taloushallintoliiton kurssilta Talouden suunnittelu päätöksenteon tukena.
Kun KLT-kirjanpitäjä Tarja Oksanen ja hänen uusi asiakkaansa Tuure Reiman ensimmäisen kerran tapasivat, he tulivat heti hyvin juttuun.
Ensimmäisessä tapaamisessa Oksanen ja Reiman istuivat reilun tunnin ajan pöydän ääressä ja kävivät läpi Reimanin ilmastointialan yrityksen, Ividean, toimintaa.
– Halusin tietysti tietää, mitä yritys tekee, että pystyn perehtymään siihen, Oksanen sanoo.
Se on olennaista, sillä vaikka Oksanen ei ole koskaan asentanut ilmanvaihtokonetta kuten Reimanin yritys päivittäin tekee, hänellä on kuitenkin 30 vuoden kokemus kirjanpidosta. Siinä ajassa on ehtinyt nähdä jos jonkinlaista yritystä ja yrittäjätarinaa ja saada ymmärrystä erilaisten bisnesten toimivuudesta.
Reimania Oksanen kuvailee hyvän asiakkaan prototyypiksi.
– Hän on kiinnostunut yrityksestään. Aina kun häneltä jotain kysyy, saa selvän vastauksen, Oksanen sanoo.
– Olen nähnyt myös tapauksia, joissa yrittäjä sanoo, että tee sinä, minua ei kiinnosta. Jotkut kokevat taloushallinnon taakaksi ja pelkäksi kustannukseksi.
Kun yrittäjä on innostunut ja asioista perillä, kirjanpitäjälläkin on luottavaisempi olo.
– Tuntuu, ettei tee työtä turhaan, kun asiakas osaa arvostaa sitä. Etten puhua palpata tyhjille seinille.
Sähköinen kirjanpito on tullut jäädäkseen
Oksanen ja Reiman antavat haastattelua Jyväskylän keskustan liepeillä sijaitsevan Tilitalo Aaltosen toimipisteen neuvottelutiloissa. Yrityksellä on toimisto myös Jämsässä, jossa Oksanen asuu ja normaalisti myös työskentelee.
Oksanen aloitti Tilitalo Aaltosella vuonna 2017. Samalla hän sai ensikokemuksensa sähköisestä kirjanpidosta. Aiemmissa työpaikoissaan hän oli tehnyt kaiken manuaalisesti.
– Sähköinen kirjanpito helpottaa työtä, vaikka siinä asiat voivat mennä tosi pahasti solmuunkin. Mutta nyt en vaihtaisi enää pois, Oksanen sanoo.
Tilitalo Aaltosella on käytössä Visman Fivaldi -ohjelmisto, jonka kautta Oksasen ja Reimanin välinen yhteydenpito hoituu. Ohjelma oli molemmille uusi, joten he kävivät aluksi aluksi yhdessä läpi, miten se toimii.
Asiakkaalla kasvutavoitteita
Reiman perusti jo vuonna 2007 LVI-alan yrityksen, joka kuitenkin ajautui talousvaikeuksiin 2010-luvun puolivälissä. Vielä suhteellisen kokemattomana yrittäjänä hän oli ajatellut, että tilitoimisto pitäisi hänet mahdollisimman hyvin ajan tasalla yrityksen taloudellisesta tilanteesta.
Toisin kuitenkin kävi.
– Eräs tilinpäätös oli märkä rätti päin naamaa: tappiota tuli reippaasti. Silloin tilitoimiston tärkeys konkretisoitui. Minua olisi pitänyt ravistella jo aiemmin, Reiman kertoo.
Yrityksensä tulevaisuuden kanssa tuskaillessaan Reiman muisti, että eräs yrittäjäkollega oli jo aiemmin tarjonnut hänelle pöytälaatikossa ollutta Ividea-nimistä yritystä. Lopulta Reiman päätti ottaa haasteen vastaan ja lähteä jatkamaan vuonna 2011 perustetun Ividean polkua. Uuden yrityksensä myötä hän päätyi myös Tilitalo Aaltosen asiakkaaksi.
Reimanin liiketoimintaa ja hänen suhdettaan tilitoimistoon määrittää vahvasti hänen yrittäjyyshistoriansa. Hän soimaa itseään edellisen yrityksensä epäonnistumisesta ja kokee, että yrityksen talousvaikeudet johtuivat hänestä itsestään, vaikka asioilla on aina monta puolta. Siksi hän sanoo olevansa nykyään jopa vähän liiankin tarkka rahaliikenteestä ja yrityksensä kuukausituloksesta.
Oksanen taas sanoo, että tällaisessa tilanteessa kirjanpitäjän tehtävä on vain yrittää tsempata yrittäjää ja hoitaa oma työnsä mahdollisimman ammattitaitoisesti ja nopealla aikataululla. Kirjanpitäjä voi luoda mahdollisimman hyvän ilmapiirin yrittää, varsinkin, kun Ividea tavoittelee kasvua.
– Vaikka olisi kuinka kiire, yritän käydä kuluja läpi, jotta tiedot olisivat mahdollisimman nopeasti valmiina, Oksanen sanoo.
Huomiota myyntisaamisiin
Nykyään Oksanen ja Reiman ovat tiiviisti tekemisissä, välillä jopa päivittäin sähköpostitse tai puhelimitse.
Normaalitilanteessa roolit menevät niin, että Reiman tienaa ja Oksanen tuhlaa. Käytännössä Reiman siis laittaa Oksaselle listan, mitkä laskut on maksettava minäkin päivänä. Reiman seuraa erityisesti palkkakuluja ja kiinteitä kuluja hyvin tarkkaan.
Yhteisenä projektina kaksikolla on tällä hetkellä huomion kiinnittäminen myyntisaamisten kotiuttamiseen. Välillä joidenkin asiakkaiden maksut viipyvät turhan pitkään, mikä aiheuttaa paineita yrittäjän päässä.
Reiman pitää luottamusta ja avoimuutta tärkeinä tekijöinä tilitoimiston asiakkuudessaan. Reimanin ja Oksasen välinen luottamus ja kommunikaation toimivuus on ulkopuolisenkin helppo huomata.
Kurssilta työkaluja budjetointiin
Reimanin yrityksellä on tavoitteellinen kasvustrategia: tällä tilikaudella liikevaihto noussee jo 1,3 miljoonaan euroon. Oksasen mukaan he ovat käyneet Reimanin kanssa aiempaa tarkemmin läpi esimerkiksi kustannuslaskentaa, ja jatkossa on tarkoitus perehtyä syvällisemmin myös budjetointiin.
Oksanen osallistui viime vuonna Taloushallintoliiton koulutukseen Talouden suunnittelu päätöksenteon tukena. Hän opiskeli siellä käytännöllisen työkalun avulla, miten pystyy jatkossa tuottamaan asiakkailleen kuukausikohtaisia kassa-, tulos- ja tase-ennusteita.
– Tällä työkalulla teimme Ividealle kuluvan tilikauden budjetin. Oli erittäin hyödyllistä tehdä tehtävä yhdessä yrittäjän kanssa, Oksanen kertoo.
– Tämän jälkeen on ollut helppoa ja nopeaa tehdä muutoksia tilikauden aikana. Tiedämme jo etukäteen, miten tulos tulee muodostumaan. Kurssille osallistuminen oli erittäin hyödyllistä ja motivoivaa.
Oksanen sanoo silmiensä avautuneen kouluttautumisen ja ammattitaidon ylläpitämisen merkitykseen, kun yrittäjä Tuula Aaltonen kehotti häntä hakeutumaan KLT-koulutukseen.
– Olen innoissani ja iloinen siitä, että yrittäjä arvostaa ja antaa mahdollisuuden kouluttautua. Se antaa motivaatiota työhön, Oksanen sanoo.
Tilitalo Aaltosen työntekijöille on kehityskeskustelujen pohjalta tehty omat koulutusohjelmat. Kaikilla on mahdollisuus kouluttautua oman kiinnostuksensa pohjalta esimerkiksi juuri Taloushallintoliiton järjestämissä koulutuksissa.
Tilitoimiston innostavan ilmapiirin ansiosta myös Reiman on intoutunut käymään toimitusjohtajakoulua.
Palkanlaskija on tiimin kolmas jäsen
Yhtä tärkeässä osassa on toki tiimin kolmaskin jäsen, palkanlaskija Niina Parviainen. Hänkin kehuu Reimania asiakkaana täsmälliseksi.
– On hyvä, että työntekijöiden tiedot ja tunnit ovat minulla ajallaan, niin ehdin tehdä omat hommani.
Parviainen on työskennellyt Tilitalo Aaltosella nelisen vuotta, aluksi harjoittelijana, ja kehuu vilpittömästi työkavereitaan.
– Tänne on sattunut oikeasti hyviä tyyppejä. Vaikka olemme tekemisissä vakavien ja tärkeidenkin asioiden kanssa, huumorimme on hyvin samankaltaista.
Tilitoimistolla iso merkitys yrittäjälle
Tilitoimiston merkitys yrittäjälle on parhaimmillaan paljon suurempi kuin vain numeroiden pyörittely. Kaikkein eniten Reiman on pitänyt siitä, että yhdet ja samat henkilöt, eli Tarja ja Niina hoitavat hänen yrityksensä asioita.
Toisekseen, vaikka Reimanilla on kahdeksan työntekijää, hän on kuitenkin yrityksensä ainoa omistaja. Siksi on tärkeää, että tilitoimistossa on ihmisiä, joille voi puhua kaikenlaisista – myös liiketoimintaan liittymättömistä – asioista.
– Kyllä se on ihan älyttömän merkittävää. Ei tästä hommasta muuten tulisi mitään.
Tilitalo Aaltonen OY
- Perustettu vuonna 1998
- Yrittäjä ja 11 työntekijää
- Liikevaihto noin 750 000 euroa
- Toimipisteet Jyväskylässä ja Jämsässä.
Artikkelin on kirjoittanut Janne Arola.
Artikkeli on julkaistu alun perin Tilitoimistossa-lehdessä nro 1/2020.
