Kirjaus

Tositteen pohjalta yrityksen kirjanpitäjä tekee kirjaukset kirjanpitoon. Kirjausten perusteella laaditaan yhtiön tilinpäätös joka sisältää muun muassa tuloslaskelman ja taseen.

Miten kirjaus tehdään

Otetaan esimerkiksi aiemmin kuvattu tosite suursiivouksesta Hirsimäen autokorjaamossa,

Hirsimäen autokorjaamon kirjanpitäjä Markku tekee Mirka-Cleanin myyntilaskun perusteella kirjauksen:

  • jonka kirjauspäivämäärä on helmikuussa 2019. (Se voi olla esimerkiksi 25.2. tai 28.2)
  • Joka saa kirjanpitojärjestelmässä tositenumeron 567 (automaattisesti juokseva numerointi kirjanpitojärjestelmässä). Markku tallentaa kirjanpitojärjestelmään myös Mirka-Cleanin laskunumeron 145 mahdollisia selvityksiä varten.
  • kirjanpidon tileille
    • ostovelat 1240 euroa – tämä maksetaan Mirka-Cleanille eräpäivänä maaliskuussa
    • siivouskulut 1000 euroa – tämä tulee kuluna kirjanpitoon
    • vähennettävä alv 240 euroa – tämän Hirsimäen autokorjaama saa vähentää myynnistä tilittämästään arvonlisäverosta.
  • Käytännössä kirjaukset tehdään kirjanpitojärjestelmässä käytetyille tilinumeroille. Esimerkiksi siivouskulujen tilinumero on Suomessa yleensä 7360.

Missä ajassa kirjaukset täytyy tehdä

Kirjanpidon tietojen pohjalta laaditaan Verohallintoon arvonlisäveroilmoitus, yleensä kuukausittain. Arvonlisäveroilmoittamisen määräajat luovat siis takarajan kirjanpidon kirjausten tekemiselle eli kirjanpidon laadinnalle. Aikarajojen kanssa tulee olla tarkkana, koska Verohallinto määrää myöhästyneistä ilmoituksista myöhästymismaksua.

Sähköinen arvonlisäveroilmoitus on toimitettava Verohallintoon viimeistään kuukauden ja 12 päivän kuluessa kohdekuukauden päättymisestä. Helmikuun kirjanpidon tulee siis olla valmiina huhtikuun 12. päivään mennessä.

Jos yritys on myynyt tavaraa tai palvelua EU-alueelle, sen on tehtävä myös arvonlisäveron yhteenvetoilmoitus. Sen aikataulu on tiukempi kuin arvonlisäveroilmoituksen. Helmikuun EU-myynneistä on tehtävä yhteenvetoilmoitus jo 20. maaliskuuta.

Käteisellä rahalla tapahtuneiden maksujen kirjaukset on tehtävä viipymättä päiväkohtaisesti – käytännössä vähintään viikoittain.

Maksetuista palkoista on tehtävä ilmoitus tulorekisteriin viiden päivän kuluessa maksusta. Verottomista kulukorvauksista kuten päivärahoista ja kilometrikorvauksista tulorekisteri-ilmoitus on tehtävä maksukuukautta seuraavan kuun viides päivä (tässä kuvattu aikataulu perustuu 2019 lokakuussa luonnosvaiheessa olevaan hallituksen esitykseen ja astunee voimaan 2020).

Mitä kirjauksesta seuraa?

Kirjanpitolaki sanoo, että kirjanpito järjestettävä siten, että kirjauksia voidaan tarkastella aikajärjestyksessä ja asiajärjestyksessä. Aikajärjestys tarkoittaa käytännössä kirjausten esittämistä tositenumeron mukaisessa järjestyksessä (joka on käytännössä sama kuin aikajärjestys) ja asiajärjestys niiden esittämistä tilinumeron mukaisessa järjestyksessä. Kun jokaisessa kirjauksessa syötetään aina sekä kirjauksen päivämäärä että tilinumerot, saadaan kirjaukset kirjanpito-ohjelmistosta automaattisesti aika- ja asiajärjestykseen paperille, tiedostoon tai tietokoneen ruudulle. Taloushallinnon slangilla aikajärjestyksessä olevaa listaa sanotaan päiväkirjaksi ja asiajärjestyksessä olevaa pääkirjaksi.

Kirjaukset ovat myös automaattisesti mukana yrityksen raportoinnissa. Yllä olevassa esimerkissä 1000 euroa näkyy tuloslaskelmassa kuluna, 1.240 euroa näkyy yrityksen ostovelkojen seurannassa (ammattislangilla ostoreskontra) ostovelkana kunnes se maksetaan. 240 euroa tulee vähennettäväksi myynnin arvonlisäverosta tammikuulta annettavasta arvonlisäveroilmoituksessa. Ja jos ostolasku on maksamatta tilikauden päättyessä, se näkyy taseen veloissa, lakitermein taseen vastattavaa puolella.

Muuta huomioitavaa kirjausten tekemisessä

Ostolaskujen hyväksyntä

Yritysten kirjanpito voidaan käytännössä organisoida eri tavoilla. Monesti yrityksen ostolaskut ohjataan suoraan tilitoimistoon - verkkolaskuina tai paperilaskuna. Tällöin tilitoimiston kirjanpitäjä ei voi tietää, onko lasku aiheellinen ja saako sen maksaa. Tämän vuoksi tilitoimisto laittaa laskun asiakkaalle asiatarkastusta ja hyväksyntää varten. Tämä hoidetaan yleensä sähköisesti kirjanpito-ohjelmiston ostolaskujen käsittelytoiminnolla.

Jos taas yrittäjä maksaa itse ostolaskunsa, ei mitään erillistä hyväksyntää tarvita. Asiakas toimittaa tilitoimistoon vain aiheelliset laskut, jotka se on maksanut tai aikoo maksaa.

Muistiotositteiden hyväksyntä

Aiemmin kirjoitimme muistiotositteista, jotka siis ovat yrityksen oman kirjanpitäjän tai tilitoimiston laatimia tositteita. Jos muistiotositteissa puhutaan oleellisista euromääristä ja asia ei ole automaattisesti kuukaudesta toiseen toistuva asia, kirjanpitäjä pyytää asiakkaan johdon edustajalta, yleensä toimitusjohtajalta, hyväksymismerkinnän muistiotositteelle. Tämä on tarpeen, koska asialla on usein olennainen merkitys tulokseen, taseeseen tai molempiin.