Hyödynnä tehokkaasti tilitoimistotarkastusta
Tilitoimistotarkastus selvittää tilitoimiston nykytilanteen, sparraa ja opastaa eteenpäin. Parhaan hyödyn tarkastuksesta saa, kun yrittäjä valmistautuu siihen hyvin ja keskittyy keskusteluun tarkastajan kanssa.
Turussa toimiva Oy Tainaniemela.fi on yrittäjä Taina Niemelän ja toimitusjohtaja Veli-Matti Lehtisen omistama tilitoimisto. Yrityksessä työskentelee 12 ammattilaista ja se on yksi alan suurimmista toimijoista alueellaan.
Vuosikymmeniä toimineelle tilitoimistolle koitti viime syksynä jälleen kerran tilitoimistotarkastuksen vuoro. Taina Niemelän mielestä se poikkesi selvästi aiemmista tarkastuksista.
– Ennen enemmän tarkastettiin ja kerrottiin, kuinka tulisi toimia – tai siltä se ainakin tuntui. Nyt pääpaino oli lisätä yrittäjän ymmärrystä yrityksestään ja sen toiminnasta. Tarkastusta leimasi hyvä yhteistyöhenki.
– Toki myös oma suhtautumiseni tilitoimistotarkastuksiin on vuosien varrella muuttunut. En enää jännitä niitä niin kuin ennen.
Keskustelua itsearvioinnin pohjalta
Tilitoimistotarkastuksen ennakkovalmistelut sujuivat ongelmitta. Niemelä kävi ensin läpi itsearviointilomakkeen Lehtisen kanssa, sitten koko porukan voimin tarkistettiin Taloushallintoliiton toimintatapasuositukset.
– Yksi rahoitustarkastusviraston vaatima lomake meiltä puuttui, joten sellaisen laadimme. Mihinkään muuhun meidän ei tarkastuksen takia tarvinnut ryhtyä.
– Joistakin itsearviointilomakkeen kohdista ja niiden perusteluista keskustelimme tarkastajien kanssa, mutta mistään emme kinanneet eikä mitään arviointia muutettu. Arvostan tällaista ajatuksenvaihtoa ja kollegoiden kanssa rakentavassa hengessä käytyjä keskusteluja.
Niemelä kiittelee ylipäätään hyvin valmisteltua ja toteutettua tilitoimistotarkastusta. Kaikessa oli selvät sävelet, tarkastus pysyi ajatellussa aikataulussa eikä kenenkään tarvinnut ihmetellä tai odotella mitään.
Missä mennään nyt ja jatkossa?
Niemelä pitää tilitoimistotarkastusta tärkeänä toiminnan mittarina, tilaisuutena itsetutkiskeluun ja tienviittana tulevaisuuteen.
– Tarkastuksessa pystyy peilaamaan, olemmeko ymmärtäneet Taloushallintoliiton pelisäännöt oikein ja samalla tavalla kuin kollegat. Lisäksi tarkastus tarjoaa yrittäjälle hyvän selkänojan ohjeistuksissa omille työntekijöille.
Toisaalta tilitoimistotarkastus mahdollistaa myös toimialan arkea koskevien viestien välittämisen Taloushallintoliitolle.
– Miltä muun muassa tuleva rahanpesulaki ja tietosuoja-asetukset meidän kannaltamme näyttävät? Kuinka ne vaikuttavat arkeemme ja mihin seikkoihin Taloushallintoliiton tulisi niitä koskevissa säännöissä kiinnittää erityistä huomiota, Niemelä toteaa.
Tainaniemela.fi selvisi tilitoimistotarkastuksesta ilman huomautuksia ja suosituksia. Yrittäjä ei silti pidä tarkastusta turhana.
– Ostamme it-palveluita ja tarjoamme asiakkaillemme taloushallintoalan sähköisiä ratkaisuja. Tällaisen toiminnan täytyy olla kaikille jouhevaa, mutta myös tarkasti määriteltyä.
– Etenkin dokumentoinnista ja tietoturvasta löytyy aina parannettavaa.
Tarkastaja pistää peliin kokemuksensa
Toinen Tainaniemela.fi -yrityksen tilitoimistotarkastajista oli tilintarkastusyhteisö NeonAudit Oy:n osakas ja toimitusjohtaja Sari Hakala. Tilitoimistotarkastajana hän aloitti viime syksynä. Nyt tarkastuksia on takana jo kymmenkunta.
– Olen vuodesta 2005 lähtien työskennellyt tilitoimistoissa ja oppinut tuntemaan hyvin sen maailman. Vaikka vuosi sitten päätin keskittyä tilintarkastuksiin, halusin edelleen säilyttää siteet ja tuntuman tilitoimistojen arkeen.
– Tilitoimistotarkastajana saan sekä ylläpidettyä että hyödynnettyä kokemustani. Pysyn perillä tulorekisterin kaltaisista uudistuksista ja pystyn samalla sparraamaan muita.
Tilitoimistoille tarkastus tarjoaa Hakalan mielestä tilaisuuden pysähtyä hetkeksi miettimään omaa toimintaansa. Jo itsearviointilomakkeen täyttäminen pakottaa irrottautumaan arjesta.
Vahvuudet ja kehityskohteet esille
Itsearvionnin pohjalta Hakala ja hänen tarkastajakollegansa koettavat kussakin tarkastuskohteessa etsiä toiminnan kehityskohteita.
– Itsearviointi ja koko tilitoimistotarkastus on oikeastaan työkalu tilitoimistolle. Se selvittää nykytilanteen ja auttaa määrittämään tulevaisuuden suuntaviivoja. Parhaimmillaan hyvin keskustelunomainen tilitoimistotarkastus opastaa ja tukee yrittäjää, joka usein yksin joutuu pohtimaan ja punnitsemaan toimintaansa.
Hakala korostaa, ettei tilitoimistotarkastuksen tarkoitus ole osoitella sormella uuttakaan yrittäjää.
– Tarkastuksen myötä niin uudet kuin vanhat toimistot voi tulla tietoisiksi omista vahvuuksistaan ja kehityskohteistaan. Eikä kaikessa tarvitse olla täydellinen, vaan riittävällä tasolla.
Näin tilitoimistotarkastus toimii
Taloushallintoliiton tilitoimistotarkastukset ovat sekä paljon vartijoita että opastuksia eteenpäin.
Tarkastustoiminnan avulla varmistetaan, että kaikilla jäsentilitoimistoilla on hyvät edellytykset hoitaa toimeksiannot, ja että ne noudattavat hyvää tilitoimistotapaa. Tarkastuksen avulla voidaan myös ohjata ja kannustaa jäsenyritystä kehittämään liiketoimintaansa.
Tilitoimistotarkastus tehdään haettaessa Taloushallintoliiton jäsenyyttä, viiden vuoden välein jäsenyyden aikana, sekä muulloin, mikäli siihen katsotaan olevan erityistä tarvetta esimerkiksi asiakasvalitusten vuoksi.
Tilitoimistotarkastukset organisoi ja niiden sisältöä kehittää Taloushallintoliitossa toimiva tarkastuslautakunta. Tarkastajat ovat hyvämaineisia ja kokeneita alan ammattilaisia, usein tilintarkastajia ja entisiä tilitoimistoyrittäjiä.
– Teemme vuosittain noin 150 tilitoimistotarkastusta, jotka painottuvat syksyyn, kertoo Taloushallintoliiton jäsenpalvelujohtaja Ari Lahdenkauppi.
Taloushallintoliitto ilmoittaa ainakin pari viikkoa etukäteen jäsenyritykselle tilitoimistotarkastuksesta, tarkastuksen mahdollisen painopistealueen ja valitun tarkastajan. Yli 14 työntekijän yrityksissä tarvitaan kaksi tarkastajaa.
Tarkastaja sopii tarkastusajankohdan tarkastettavan kohteen kanssa. Tarkastus kestää enintään yhden päivän.
Tarkastettavan tulee varautua esittämään tilitoimiston tilinpäätös ja vakavaraisuus, tekniikka, menetelmät ja dokumentointi, henkilöstö ja sen ammatillinen jatkokoulutus sekä asiakaskirjanpitoa, -tilinpäätöksiä, veroilmoituksia ja muita asiakastoimeksiantojen asiakirjoja.
Ennen tarkastusta jäsenyritys saa täytettäväksi Taloushallintoliiton TAL-STA-toimialastandardiin perustuvan itsearviointilomakkeen ja tietoturvalomakkeen.
Tarkastus sisältää johdon haastattelun, henkilöstön haastattelut sekä asiakastoimeksiantojen tarkastukset.
Tarkastuspäivän päätteeksi tarkastaja antaa kohteelle suullisen palautteen sekä itsearviointilomakkeen pohjalta tekemänsä tarkastusraportin. Tarkastuslautakunta saa käsiteltäväkseen yhteenvedon tarkastajan havainnoista.
– Raporttiin tarkastaja merkitsee huomautuksia korjattavista seikoista ja suosituksia vaikkapa dokumentoinnin kehittämiseksi. Tarkastustoiminnasta jäsentilitoimistot puolestaan voivat antaa meille nimettömästi palautetta, Lahdenkauppi sanoo.
- Lue myös artikkeli syksyn 2018 tarkastuksista.
Artikkelin on kirjoittanut Vesa Ville Mattila.
Artikkeli on julkaistu alun perin Tilitoimistossa-lehdessä nro 2/2019.
