Voiko verkkolaskua kehittää yrityksen toimintaa parantavaksi datakapseliksi?
Lasku on itsessään yritysten keskeisimpiä liiketoiminnan tositteita, jolla osoitetaan muun muassa kuka kävi kauppaa ja kenen kanssa sekä mistä asiasta. Lasku on toiminut perustana kirjanpidolle jo vuosia. Voisiko verkkolaskua hyödyntää kirjanpidon tositetta laajemmin yritysten taloustiedon datakapselina?
Verkkolasku
- Sähköinen, rakenteinen ja koneluettavassa muodossa oleva lasku. Kansallisesti kehitetty reilun 20 vuoden aikana vastaamaan erilaisten yritysten tarpeita ja vaatimuksia
- Kansainvälinen standardointi tehty EN16931-standardin myötä
- Standardin mukaisia laskuja voivat olla Finvoice 3.0, TEAPPSXML 3.0 sekä Peppol-laskut.
- Standardi määrittelee laskulla olevat pakolliset tietokentät.
Yrityksen digitalous -hankkeessa selvitettiin, millaisia taloushallinnon prosessien hyötyjä digitalisaatiosta on tilitoimistoille. Verkkolasku oli yksi keskeisimmistä, mutta selvityksessä käytiin läpi myös XBRL-raportointia, e-kuittia sekä muita taloushallinnon automatisointiin liittyviä kokonaisuuksia. Tässä artikkelissa käydään läpi hankkeen löydöksiä verkkolaskun käytöstä.
Verkkolaskun osalta selvityksessä ilmeni, että verkkolaskujen tietosisällössä on tilitoimistojen näkökulmasta merkittäviä puutteita. Havainnot vaihtelivat erilaisten käytössä olevien verkkolaskuformaattien eri versioiden keskinäisestä yhteentoimivuudesta aina laskujen tietosisältöjen riittävyydestä tiliöimiseen ja tiliöintien automatisointiin.
Formaattien erot ja haasteet voidaan pitkälti ratkaista ottamalla käyttöön viimeisimmät verkkolaskuformaatit ja ennen kaikkea standardin mukaiset formaatit. Mitä vähemmän formaateissa on hajontaa sisällöllisesti eri tietoelementtien välillä, sitä yhdenmukaisempaa on laskutus ja laskujen vastaanotto. Standardoinnin avulla voidaan myös tehdä entistä tehokkaampia automatisoituja prosesseja ja välttää turhaa manuaalista tarkastus- ja oikaisutyötä.
Toinen keskeinen havainto verkkolaskuista on niissä käytettävän datan laatu. Turhan usein laskut kirjoitetaan ylätasoisesti eli käytetään avoimia tekstikenttiä ilmaisemaan myytyä tuotetta tai palvelua. Tämän seurauksena kirjanpitäjä joutuu arvioimaan laskulta epämääräisiä rivejä, joista on vaikea saada selvyyttä, mihin rivi kirjataan kirjanpidossa. Jos kirjanpitäjälle kirjaaminen voi olla vaikeaa, on se mahdotonta koneille.
Varsinkin tavaramyynnissä pitäisi siirtyä laajemmin käyttämään tavaroita eritteleviä tuotekoodeja, mutta myös palveluille voi määrittää tuotekoodit. Tuotekoodituksia käyttämällä voidaan helpommin siirtyä tulevaisuudessa vaadittaviin vastuullisuustietoihin, kun yksittäiset tuotteet voidaan jäljittää alkutuotantoon saakka. Siihen saakka tuotekoodituksilla voidaan mahdollistaa laskujen tiliöintiautomatiikkaa ja lisäksi tuotteen jatkokäsittelyä esimerkiksi automatisoimalla varastonhallintaa.
Formaattien erot ja haasteet voidaan pitkälti ratkaista ottamalla käyttöön viimeisimmät verkkolaskuformaatit ja ennen kaikkea standardin mukaiset formaatit. Mitä vähemmän formaateissa on hajontaa sisällöllisesti eri tietoelementtien välillä, sitä yhdenmukaisempaa on laskutus ja laskujen vastaanotto.
Verkkolasku on samanlainen ja samansisältöinen kuin paperilasku, mutta verkkolasku voi sisältää merkittävästi enemmän tietoa kuin silmäystävällinen visualisoitu lasku. Kun verkkolasku on vielä standardin mukainen, voidaan varmistua siitä, että erilaiset laskennat ja päivämäärät ovat laskulla oikein eikä laskun rakenteen tarkastusta enää tarvita. Voidaan siis todeta, että on olemassa laskuja, verkkolaskuja ja eurooppalaisen standardin mukaisia verkkolaskuja.
Verkkolaskun rakenteen standardointi vaatii laskutusjärjestelmältä mahdollisesti muutoksia, mutta erilaisten virheiden korjaamiseen käytettävien työtuntien valossa standardin käyttöönotto on yritykselle kannattavaa. Rakenteinen verkkolasku luo pohjan myös yrityksen sisäiselle laskennalle, liittyipä tarve sitten ympäristötietoon tai tuotekohtaiseen hinnoittelulaskentaan. Tulevaisuuden taloushallinnon kannalta standardoitu lasku on ehdoton edellytys, mutta laskun rakenteella päästään vain osin etenemään taloushallinnon digitalisaatiossa.
Toimiiko verkkolasku viranomaisraportoinnin tietolähteenä?
Verkkolaskun soveltuvuutta viranomaisraportoinnin tiedonlähteeksi testattiin Yrityksen digitalous -hankkeen kokeilussa, johon osallistuivat Tilastokeskus, Valtiokonttori ja Verohallinto sekä kokeilukumppaneina Tietoevry Finland Oy ja Posti Messaging Oy. Kokeilussa käytettiin kokeilukumppaneiden asiakkaiden suostumuksella saatua aitoa verkkolaskuaineistoa, josta oli suodatettu pois sellaiset tietokentät, joita ei tarvita viranomaisraportoinnissa.
Kokeilun tavoitteena oli selvittää verkkolaskuilta saatavien tietojen hyödyntämismahdollisuuksia ja testata viranomaisen näkökulmasta, voiko verkkolaskudatalla korvata yritysten viranomaisraportointia muun muassa Tilastokeskuksen lomaketiedonkeruuta sekä helpottaa yritysten alv-raportointia.
Kokeilun havainnot olivat samansuuntaisia kuin tilitoimistoille tehdyssä selvityksessä. Laskujen tietosisältö on riittämätöntä tunnistamaan riittävällä tarkkuudella myydyt tuotteet ja palvelut. Laskuilla käytetään kyllä tuotekoodeja, mutta koodit ovat laskuttajan tai laskuttajan laskutusjärjestelmän luomia, minkä seurauksena niiden hyödyntäminen esimerkiksi Tilastokeskuksen tarpeisiin on hankalaa.
Verohallinnon tarpeisiin standardin mukaiset laskut ovat riittäviä, kiitos laskujen validoinnin. Kokeiluaineiston perusteella alv-laskentaa voitaisiin tehdä verkkolaskuilta, mutta isossa mittakaavassa on tärkeää varmistaa laskujen tietosisältöjen yhteneväisyys ja luotettavuus käyttämällä kokonaisuudessaan standardin mukaisia laskuja. Positiivisena havaintona kokeiluaineistot todistivat, että laskut liikkuvat myös Suomen rajojen yli, mikä on erinomainen lisähyöty rakenteisten laskujen käytössä niin yritysten kuin Verohallinnonkin näkökulmasta. Tehty kokeilu osoittaa, että ollaan hyvässä lähtötilanteessa, jos tietoja raportoidaan tulevaisuudessa liiketoimikohtaisesti Euroopan komission direktiivin muutosehdotuksen (ViDA) mukaisesti.
Verkkolaskuvisio 2030
Yrityksen digitalous -hankkeessa tehtiin analyysi verkkolaskutuksen nykytilasta ja kehitystarpeista haastattelemalla laajamittaisesti erilaisia yrityksiä. Yhdessä Tieken ylläpitämän Verkkolaskufoorumin kanssa päätettiin luoda yhteinen visio verkkolaskutuksen tulevaisuuskuvasta vuoteen 2030. Visio jakaantuu kolmeen keskeiseen osa-alueeseen:
- Kaikki organisaatioiden väliset laskut ovat standardin mukaisia verkkolaskuja 2030
- Kaikki liiketoimintasanomat kulkevat sähköisesti 2030
- Verkkolasku toimii merkittävänä datalähteenä
Vision tavoitteet ovat linjassa markkinoiden yhteisten tarpeiden kanssa. Määrätietoisella kehittämistyöllä voimme varmistaa suomalaisten yritysten kilpailukyvyn myös tulevaisuuden tarpeisiin sekä raportointivelvoitteisiin nähden. Kehitystyötä tehdään pienin askelin ratkaisten yhden ongelman kerrallaan, aktiivisesti eri sidosryhmiä tiedottaen ja hyviä käytäntöjä jakaen.
Kohti datarikkaampaa tulevaisuutta
Kaikkien kokeilujen ja selvitysten lopputulema on vaatimus paremmasta datasta laskuilla. Taloushallinnon digitalisaatio lähteesiitä, että y ritykset ottavat käyttöön taloushallintoon sekä laskutukseen sähköisiä välineitä ja siirtävät taloustietojaan myös ruutuvihkoista tietojärjestelmiin. Mahdollisuudet saavuttaa merkittävää hyötyä toiminnallisesti ovat paljon suuremmat kuin niihin tarvittavat investoinnit. Verkkolaskujen osuus yritysten välisestä laskutuksesta on jo yli 90 prosentin luokkaa, joten hankalin askel eli prosessimuutos on yrityksissä jo otettu.
Seuraava tavoite on ratkaista standardin mukaisen laskutuksen haasteet muun muassa koontilaskutuksen osalta sekä muut meille kansallisesti kehittyneet sähköisen laskun käyttötapaukset sisältäen perinnän tositteet ja kuluttajalaskutuksen. Laadukkaalla ja turvallisella datalla edistetään järjestelmissä tapahtuvaa automaatiota ja luodaan uusia mahdollisuuksia erilaisille automaatiotuotteille kuten tekoälylle. Samalla edistetään laskun sisältöön kohdistuvia kehitystarpeita, jolloin verkkolaskusta tulee enemmän kuin kirjanpidon tosite: siitä tulee jokaisen yrityksen toimintaa parantava datakapseli, joka tukee laajasti kaikkia prosessivaiheita sekä myös tulevia raportointivaatimuksia.
Artikkelin kirjoittaja Tomi Rusi työskentelee asiantuntijana Valtiokonttorin Digitalous-yksikössä. Hänen vastuualueenaan ovat erityisesti verkkolaskuihin liittyvät tehtävät.
Lisätietoa verkkolaskun perustiedoista (Yrityksen digitalous -hankkeen verkkosivut)
Tomi Rusin blogikirjoitus verkkolaskukokeilusta (Yrityksen digitalous -hankkeen verkkosivut)
