Vie asiakkaasi rullaavaan ennustamiseen ensi tilikauden alusta
Millaiset ovat taloudellisen ennustamisen mahdollisuudet tilitoimistolle? Lisäarvopalveluna tuotettu mallintaminen on parhaimmillaan ketterää ja vaivatonta ja antaa monia mahdollisuuksia sekä yritykselle että tilitoimistolle vahvistaa liiketoimintaa ja asiakassuhteita.
Taloudellinen ennustaminen on paljon puhuttava aihe suomalaisessa yrityskentässä. Yrittäjät ovat jakautuneet kahteen pääleiriin. Toisissa yrityksissä liiketoimintaa suunnitellaan, seurataan ja ennustetaan rullaavasti yli tilikausirajojen. Toiset yritykset pitävät toiminnan suunnittelua turhana tai ennustamista mahdottomana. Budjetteja saatetaan tehdä, kun ollaan investoimassa ja rahoittaja haluaa nähdä ennusteita. Tällöinkin ennusteet pohjautuvat menneisyyteen ja osumatarkkuus voi olla keskinkertainen. Suomalaisista tilitoimistoistakin vain muutama prosentti tarjoaa ennustamiseen liittyviä talousjohtajapalveluita asiakkailleen.
Mitkä voivat olla syitä siihen, että suomalaiset mikro- ja pk-yritykset eivät ole kiinnostuneita liiketoiminnan suunnittelusta ja taloudellisesta ennustamisesta? Miksi tilitoimistot eivät tarjoa näitä lisäarvopalveluita? Jatkuva ennustaminen voidaan nähdä liian aikaa vievänä, työkaluista tunnetaan parhaiten Excel ja kaavaviidakoiden tekeminen ei tunnu kovin hohdokkaalta. Lisäksi saatetaan epäillä osaamista ja ymmärrystä asiakkaiden liiketoiminnasta, jotta suunnittelu- ja ennustepalveluita voitaisiin tarjota. Tässä artikkelissa käsitellään keinoja näiden haasteiden voittamiseen.
Mistä talouden ennustamisessa on oikeasti kysymys?
Kun puhutaan talouden ennustamisesta ja vieläpä sen tekemisestä rullaavasti, ei puhuta projektiluonteisesta tehtävästä tai useasta siihen liittyvästä palaverista. Silloin puhutaan ketterästä prosessista, josta hyötyvät yrityspäättäjät ja eri sidosryhmät. Mitä ketterään ja rullaavaan ennustamiseen pääseminen sitten oikeasti vaatii? Tässä artikkelissa kuvaan integroituun suunnittelumalliin pohjautuvan tavan tehdä talousennustusta ketterästi.
Ensimmäinen vaihe on yrityksen toiminnan mallintaminen. Silloin selvennetään, että mitä yritys myy, millä hinnalla ja mitä sen tuottaminen vaatii? Integroidussa suunnittelumallissa ajurien avulla rakennetaan myytävän tuotteen tai palveluyksikön ympärille kokonaisuus, jossa huomioidaan työn, raaka-aineiden ja muiden osa-alueitten kustannukset ja maksuehdot. Toiminnan mallintamisen jälkeen saadaan pääpiirteittäin käsitys tuote- tai palveluportfolion kannattavuudesta. Tässä vaiheessa voidaan myös simuloida myynti- ja ostohintojen ja tuoterakenteiden muutoksien vaikutuksia kannattavuuteen.
Tavoitetasoja voidaan luoda useita
Toiminnan mallintamisen jälkeen päästään suunnittelemaan toimintaa. Mietitään, montako mitäkin tuotetta myydään milläkin aikavälillä. Tässä vaiheessa ei ole olemassa yhtä totuutta. Yksikään kahvilayrittäjä ei tiedä, että montako kupillista kahvia myy toukokuun toisena tiistaina. Tästä syystä on tärkeää asettaa tavoitteita. Eri tavoitetasoista voidaankin suunnitella erilaisia skenaarioita. Hyvä tapa onkin suunnitella ainakin tavoitteellinen, varovainen sekä yksi väliskenaario. Lisäksi suunnittelurakenne on tärkeä miettiä huolellisesti ja sen on hyvä olla yhteneväinen esimerkiksi kirjanpidon tulospaikkarakenteen kanssa. Tätä suunnittelua voidaan tehdä sitten rullaavasti, esimerkiksi kvartaali kerrallaan, jolloin suunnitelmaa on aina 12 kuukautta eteenpäin valmiina, yli tilikausirajojen.
Tärkeä osa suunnittelua on kiinteiden kulujen suunnittelu. Myös kiinteiden kulujen suunnittelu on syytä ulottaa toimenpidetasolle, jolloin jokaisen suunnitellun euron taustalla on toimenpide ja kulun aiheuttaja. Toimitilakulut voivat koostua toimitilan vuokrasta, sähköstä ja vaikkapa jätehuollosta. Markkinointikuluihin saattaa liittyä mainoskuluja medialta, Googlelta tai erilaisista sosiaalisista medioista. Kun nämäkin kulut suunnitellaan yksilöiden, saavutetaan johtamisen kannalta oivia työkaluja sekä myös valtuutuksia toimia näiden suunniteltujen toimenpiteiden puitteissa. Tämä puolestaan tarkentaa ennustetta, kun toimenpiteitä voidaan muuttaa tilanteen mukaan.
Rahoitus osana suunnitelmaa tukee yrityksen päätöksentekoa
Olennainen osa liiketoiminnan suunnittelua ovat myös investoinnit ja rahoitus. Kun investoinnit ja rahoitus kytketään osaksi suunnitelmaa, voidaan niiden vaikutuksia tulokseen, taseeseen ja kassavirtaan simuloida reaaliaikaisesti. Näin ollen suunnittelu ja ennuste tukee päätöksentekoa myös näillä osa-alueilla, kun tiedetään, miten ne vaikuttavat yrityksen talouteen.
Kun suunnitelma on tehty ja jokaisen suunnitellun euron taustalla on myytyjä tuotteita, ostettuja raaka-aineita ja tuotettuja työtunteja, pystytään ennustetta päivittämään täysin reaaliaikaisesti sitä mukaa, kun tuotteita tarjotaan, tilataan ja toimitetaan. Nykyaikaisiin ennustejärjestelmiin voidaan myös rakentaa integraatioita muista liiketoimintaa tukevista järjestelmistä kuten asiakkaan hallinta (CRM), toiminnanohjaus (ERP), työajanseuranta sekä muut mahdolliset järjestelmät, jotka tuottavat toiminnan kannalta oleellista dataa.
Nykyisin datan roolin kasvaessa ja määrän lisääntyessä onkin tärkeää mallintaa ja etsiä toiminnan kannalta olennainen tieto ja keskittyä ainoastaan sen keräämiseen ja analysointiin, jolloin resursseja ei huku turhaan. Tiedolla johtaminen on nykyisin trendikäs termi ja siitä puhutaan lähes jokaisessa yrityksessä. Termistä on tärkeää muistaa, että siihen liittyy kaksi osaa; tieto ja johtaminen. Nykyisin törmätään useasti siihen, että yrityksissä keskitytään ainoastaan tietoon ja sen tuottamiseen, mutta unohdetaan se tärkein eli johtaminen. Oikein mallinnetussa liiketoiminnassa ennuste syntyykin todella ketterästi. Tällöin yrityspäättäjät voivat keskittyä olennaiseen eli toimenpiteiden tekemiseen ja jalkauttamiseen, millä raportoinnin esiintuomat ongelmat korjataan ja toimintaa tehostetaan.
Millaisia hyötyjä talouden ennustamisella on mahdollista saada?
Kun yritys mallintaa oman toimintansa, suunnittelee ja ennustaa sitä prosessinomaisesti, siitä on yritykselle useita hyötyjä. Itse olen ollut mukana luomassa ennustemalleja, joiden seurauksena yritysten kannattavuudet ovat parantuneet useilla prosenttiyksiköillä. Nämä vaikutukset löytyvät yllä kuvaamani prosessin jokaisesta vaiheesta. Parantunut tuoteportfolion hallinta ja tuotteiden tuotantotavat parantavat yritysten myyntikatteita. Lisäksi toimenpidetasolle viety kiinteiden kulujen suunnittelu auttaa löytämään turhat kulun lähteet ja lisäämään positiivisia vaikutuksia viimeiselle riville.
Tulos ja kannattavuus eivät ole ainoita asioita, jotka paranevat oikeanlaisen ennusteprosessin seurauksena. Kassavirran vaikutuksia pystytään simuloimaan tarkasti. On esimerkkejä, jossa syklisessä liiketoiminnassa olevat yritykset ovat pystyneet simuloimaan omaa rahoitustilannettaan sesongin alkaessa, kun raaka-aineita hankitaan etupainotteisesti. Rahan riittämättömyys on tunnistettu hyvissä ajoin, jolloin on voitu välttyä kalliilta hätälainoilta ja ollaan pystytty simuloimaan asiakkaiden ja toimittajien maksuehdoilla ja löytämään tarpeelliset keinot neuvottelemalla lainarahan sijaan.
Lisäksi tuotteiden, raaka-aineiden ja resurssien menekeistä on mahdollista ajaa raporttia. Näiden avulla voidaan tehostaa varaston kiertoa, ostojen tehokkuutta ja antaa myynnille selkeitä tavoitteita. Myös suhde toimittajiin ja asiakkaisiin paranee, kun omista suunnitelmista ja volyymeistä voidaan viestiä etukäteen ja luotettavasti.
Hyvin toteutettu tuotantolähtöinen talousennuste parantaa myös henkilöstön talousosaamista ja innostumista. Talouteen vaikuttavien päätösten tekemiseen saadaan uudenlaista intoa, kun nähdään ennusteesta ja etukäteissimulaatioista, että miten erilaiset päätökset vaikuttavat yrityksen kassavirtaan ja viimeiseen riviin.
Aloita sinäkin suunnittelu ja rullaava ennustaminen seuraavan tilikauden alusta
Kynnys aloittamiselle ei ole korkea. Nykyaikaiset työkalut ovat käyttöönotoltaan kevyitä. Asiakkaiden käyttöönotot koulutuksen jälkeen on mahdollista hoitaa muutamassa tunnissa. Toisaalta, mikäli käyttöönotto ulotetaan kattavammaksi, jossa asiantuntija neuvoo ja hakee aktiivisesti kehityskohteita asiakkaan liiketoiminnasta, on se tilitoimistollekin kannattavaa liiketoimintaa. Se on veloituksiltaan eritasoista kuin perinteiset lisätyöt, joita tilitoimistot laskuttavat asiakkailtaan. Parhaimmillaan suunnittelun ympärille toteutetuista projekteista voidaan laskuttaa tuhansia euroja.
Suunnittelupalveluiden tarjoaminen lisäksi parantaa kirjanpitäjän ymmärrystä asiakkaan liiketoiminnasta, kun ollaan mukana suunnittelemassa ja mallintamassa toimintaa. Tilitoimiston liikevaihto kasvaa uusien palveluiden seurauksena ja asiakastyytyväisyys myös kirjanpidon osalta paranee. Lisäksi asiakkaan kehittyvä liiketoiminta tuo euroja tilitoimiston perusliiketoimintaan asiakkaiden kasvaessa ja kannattavuuden parantuessa.
Aloittamista ei tarvitse myöskään pelätä osaamisen tai ymmärryksen vuoksi. Suomen Taloushallintoliitto ry järjestää kattavaa koulutusta koskien liiketoiminnan suunnittelua ja sisäistä laskentaa. Tälläkin hetkellä on ilmoittautuminen menossa Diffo Solutions Oy:n ja Taloushallintoliiton yhteiseen koulutukseen, joka pureutuu tämän artikkelin aiheisiin tarkemmin.
Artikkelin on kirjoittanut Timo Pernu, toimitusjohtaja, Diffo Solutions Oy.
Artikkeli on julkaistu alun perin Tilitoimistossa-lehdessä nro 5/2019.
Tilaa Taloushallintoliiton uutiskirje
Tilaamalla uutiskirjeemme saat taloushallintoalaa koskevan uusimman tiedon ensimmäisten joukossa suoraan sähköpostiisi. Lisäksi saat tiedon esimerkiksi uusimmista koulutuksistamme ja tapahtumistamme. Tutustu uutiskirjevalikoimaamme!