Vastuu asiakkaan tuntemistoimista, kun tilitoimisto toimii alihankkijana osalle asiakkaistaan
Miten kirjanpitäjän tai tilitoimiston tulee toimia täyttääkseen rahanpesulain velvoitteet, kun se tekee taloushallintoa alihankkijana? Entä silloin, kun tilitoimistolla on sekä suoria asiakkuuksia että päämiehen asiakkuuksia alihankkijasuhteessa?
Kun tilitoimistolla ei ole lainkaan omia suoria asiakkuuksia (toimeksiantosopimuksia)
Taloushallintoliiton ja Aluehallintoviraston (AVI) ohjeissa on käsitelty tilannetta, jossa tilitoimistolla ei ole lainkaan omia asiakkaita, vaan toimeksiantosuhde loppuasiakkaan kanssa on päämiehellä. Tällöin alihankkijatilitoimiston ei tarvitse rekisteröityä rahanpesun valvontarekisteriin, vaan rahanpesulain velvoitteet ovat päämiehellä. Asia on ohjeistettu AVIn ohjeessa “Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estäminen – ohje ilmoitusvelvollisille” (ESAVI/17767/2021):
Omalla y-tunnuksellaan laskuttavien alihankkijoiden ei kuitenkaan tarvitse hakeutua valvontarekisteriin, mikäli toimeksianto tehdään ”emoyrityksen” lukuun, eikä alihankkijalla ole omia asiakkaita.
Käytännössä alihankkijatilitoimisto joutuu avustamaan päämiestä tiettyjen rahanpesulain velvoitteiden hoitamisessa. Alihankkijatilitoimistolla on käytännössä paras näkemys asiakkaan toiminnasta ja mahdollisista epäilyttävistä liiketoimista. Alihankkijan ja päämiehen tulee sopia käytännöt näiden säännölliseen läpikäyntiin. Alihankkijatilitoimiston ja/tai päämiehen tulee myös huolehtia siitä, että alihankkijatilitoimiston työntekijät saavat tarvittavan rahanpesun torjuntaan liittyvän koulutuksen. Viime kädessä rahanpesun vastaisten toimien riittävyydestä vastaa aina päämies.
Kun tilitoimistolla on sekä omia suoria asiakkaita, että päämiehen asiakkuuksia alihankkijasuhteessa hoidettavina
On myös varsin yleistä, että tilitoimistolla on omia suoria asiakkuuksia, mutta se saa joitakin asiakkaita hoidettavakseen päämiehensä toimeksiantosopimuksen kautta. Päämies voi olla esimerkiksi kansainvälinen tilintarkastus- tai kirjanpitoketju, joka antaa suomalaisia asiakkaita alihankkijatilitoimistonsa hoidettavaksi. On myös tilanteita, joissa tilitoimisto hoitaa tiettyä osakirjanpitoa kuten palkanlaskentaa päämiestilitoimistonsa alihankkijana, mutta sillä on myös suoria asiakkuuksia, joissa se laskee omien suorien asiakkaiden palkkoja oman toimeksiantosopimuksensa puitteissa.
Näissä ja vastaavissa tilanteissa osin alihankkijana koskevaa tilitoimistoa koskevat yleisellä tasolla kaikki rahanpesulain velvoitteet, kuten valvontarekisteriin ilmoittautuminen ja riskiarvion laadinta.
Alihankintasuhteessa toimeksiantosopimuksen omistava päämiestilitoimisto vastaa ensisijaisesti loppuasiakasyrityksen tuntemistoimista, kuten vastuuhenkilö- ja edunsaajatietojen keräämisestä ja asiakaskohtaisen riskiarvion määrittämisestä. Tässäkin tapauksessa alihankkijatilitoimisto kuitenkin tyypillisesti seuraa asiakkaan toimintaa ja mahdollisia epäilyttäviä liiketoimia. Alihankkijan ja päämiehen tulee sopia käytännöt näiden säännölliseen läpikäyntiin.
Viime kädessä rahanpesun vastaisten toimien riittävyydestä vastaa aina päämies.
Tämä ohjeistus perustuu Taloushallintoliiton Janne Fredmanin ja Aluehallintoviraston Raisa Badialin yhteiseen pohdintaan ja tilannearvioon.
