Tulorekisteri: Muutoksia ilmoittamisessa
Vuodenvaihde tuo perinteisesti tulorekisteriin muutoksia. Esimerkiksi polkupyöräedun ilmoittaminen helpottuu. Muutokset eivät ole niin laajamittaisia kuin ne olivat alussa, mutta jokaisen palkkahallinnon asiantuntijan on hyvä olla perillä siitä, mikä muuttuu.
Kolmeen tulolajiin tulee mahdollisuus vaihtaa vakuuttamistiedon tyyppi, eli eri sosiaalivakuutusmaksujen alaisuuden voi muuttaa tulolajilla:
- 328 Perhehoitajan palkkio
- 341 Työsuhdematkalipun verovapaa osuus
- 363 Polkupyöräedun verovapaa osuus
Näin suosituksi tulleen polkupyöräedunkin ilmoittaminen helpottuu, kun polkupyörä- ja työsuhdematkalippu ilmoitetaan näillä tulolajeilla vuonna 2022 sellaisissa tilanteissa, joissa etu on annettu osana palkkaa (siis sovittua bruttopalkkaa alentamalla). Tällöin verovapaat edut ovat eläke-, työttömyys- ja tapaturmavakuutuksen alainen suoritus. Verovapaat polkupyörä- ja työsuhdematkalippuedut on poikkeuksellisesti ilmoitettu alkuun sijaismaksajan tulolajeilla silloin, kun verovapaa ja sosiaalivakuutusmaksujen alaisuus eivät näiden etujen kohdalla kulkeneetkaan käsikädessä. Muistathan palkkaohjelmassa muuttaa palkkalajien ohjaukset uusille tulolajeille ennen 2022 ilmoitusten antamista.
Autoeduista tulee jatkossa ilmoittaa tulorekisteriin auton päästöarvo, jos verotusarvosta on tehty luontoisetupäätöksen mukaisia vähennyksiä. Vähennykset koskevat nolla- ja vähäpäästöisiä luontoisetuautoja.
Tiukennuksia tulee ilmoitusten teknisiin tarkistussääntöihin, jotta saataisiin jo ilmoitusvaiheessa karsittua virheitä. Tämä on hyvä asia, koska näin ilmoituksen tekijä voi korjata virheen heti eikä se jää takautuvaksi korjaukseksi. Muutoksilla estetään muun muassa takaisinperintään liittyviä virheellisiä päivämääriä sekä rajoitetusti verovelvollisten osalta ennakonpidätys-tulolajin käyttöä.
Hyvänä uudistuksena voi mainita työnantajan erillisilmoituksen tulkinnan siitä, milloin eläkevakuutus on voimassa. Jatkossa voimassaoloon riittää ilmoituskuukauden yksikin päivä, että ilmoituksen saa hyväksytysti lähetettyä.
Apua täsmäyttämisen haasteisiin
Täsmäyttäminen palkkahallinnon ja tulorekisterin kesken on tuonut alusta asti lisätyötä, kun useimmiten palkanlaskennassa se tehdään tulorekisteriaikana joka kuukausi. Haasteita työhön tuo esimerkiksi se, ettei tulonsaajakohtaista raporttia saa kuin kuukauden ajalta, jolloin koko vuoden täsmäyttäminen kerralla ei ole mielekästä.
Raportteihin lisätään ensi vuodelle mahdollisuus tilata ne csv-muodossa, jolloin ne saa suoraan Exceliin. Tämä tuo osaltaan helpotusta tietojen täsmäyttämiseen, kun kaikkia tietoja ei tarvitse erikseen tallentaa. Raporteille on myös lisätty tietoja takaisinperintätilanteissa.
Korjaukset päivittyvät aiempaa nopeammin raporteille – ne näkyvät uudessa raportissa viimeistään kahden tunnin kuluttua ilmoituksen korjaamisesta. Raportti on kuitenkin huomattava tilata uudelleen.
Sähköiseen asiointipalveluun uudistuksia
Verkkolomakkeet muuttuivat jo loppuvuodesta, tarkoituksena helpottaa sähköisessä asiointipalvelussa annettavia ilmoituksia. Useimmiten palvelussa käydään kuitenkin korjaamassa ilmoituksia, jotka on annettu palkkaohjelmasta rajapinnan tai tiedoston lataamisen kautta. Aina korjaaminen ei onnistu esimerkiksi ohjelman ominaisuuksien takia samalla tavalla kuin tiedot perustilanteessa ilmoitetaan.
Palkkatietoilmoitus-lomake on jaettu seitsemään osaan, joten oikean kohdan etsimisen pitäisi sujua nopeammin, kunhan muuttuneeseen lomakkeeseen ensin tutustuu. Yhdellä ilmoituksella annetaan kaikki tulonsaajakohtaiset tiedot, myös kansainvälisiin tilanteisiin liittyvät. Työnantajan erillisilmoitus on jaettu puolestaan neljään osaan. Molemmissa ilmoituslomakkeissa on erillinen esikatseluosio, jossa voi tarkastaa tiedot ennen ilmoituksen toimittamista. Käyttöliittymä näyttää myös entistä paremmin ilmoitusten pakollisuudet ja virheet jo täytön yhteydessä.
Tulorekisteriin tulee käyttöön viestit-toiminnallisuus, joka hyödyntää Suomi.fi-viestejä sekä maksajan että tulonsaajan osalta vuoden alusta alkaen. Viestit näkyvät tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa. Mikäli yritys on ottanut käyttöön Suomi.fi-viestit, saapuneesta yhteydenotosta toimitetaan ilmoitus yrityksen ilmoittamalle yhteyshenkilölle. Yrityksen yhteyshenkilöksi voi valita esimerkiksi tilitoimiston, jolloin tieto tulleesta selvityspyynnöstä tai ohjauksesta tavoittaa asiaa käytännössä hoitavan tahon. Huomioitava on, että Suomi.fi-viestejä hyödyntävät muutkin viranomaiset. Viestit näkyvät asiointipalvelussa arkistointi-kohdassa, jonne myös paperilla toimitetut ilmoituksen tullaan tallentamaan.
Takautuviin korjauksiin ei muutoksia
Tulorekisterin kanssa on nyt eletty pian kolme vuotta. Alussa oltiin jonkin asteisessa kaaoksessa, mutta alun kommelluksista on jo onneksi selvitty. Tällä hetkellä ehkä suurimmat haasteet ovat takautuvissa korjauksissa, joita ei voida ilmoittaa tulorekisteriin niin kuin ne palkanlaskennassa käsitellään.
Palkkahallinnossa tapahtuu koko ajan, kun palkanlaskijan kanssakulkijoita eivät ole vain viranomainen ja työnantajana toimiva yritys, vaan myös yrityksen työntekijät sekä alati muuttuva toimintaympäristö. Palkanlaskijat eivät toki ole täydellisiä ja inhimillisiäkin virheitä sattuu, mutta takautuvia korjauksia voi tulla myös aivan oikein tehdyistä ilmoituksista, kun olosuhteet ovatkin muuttuneet ja maksettuja tuloja voidaan joutua oikaisemaan. Tämä aiheuttaa automaattisesti korjaustarpeen myös tulorekisteriin.
Yhdeksi suurimmista haasteista on moni kokenut sen, ettei miinusmerkkisiä lukuja voida ilmoittaa. Eikä voida jatkossakaan. Myös se, että joudumme korjaamaan mahdollisesti kauaskin taaksepäin, aiheuttaa ongelmia OmaVeron saldoissa ja sen tekemiin kuittauksissa.
Tulorekisteri ei toki ole pelkkiä haasteita!
Tulorekisteri on tuonut hyviäkin asioita ja varmasti tuo niitä vuosien kuluessa yhä enemmän. Tällä hetkellä esimerkiksi perusteeton etu on osoittautunut alun mielikuvaa paremmaksi ratkaisuksi, kun sisäistää eron koodin perusteeton etu ja tulolajin perusteeton etu käytössä ja merkityksessä.
Myös poissaolojen ilmoittaminen on vähitellen alkanut palkita niitä, jotka ovat jaksaneet ne tunnollisesti toimittaa. Erilliset kyselyt ja todistukset palkkatiedoista ovat alkaneet vähentyä. Mutta tässä kohdin tarvitaan myös jämäkkyyttä meiltä palkanlaskijoilta: kun tietää ilmoittaneensa kaiken niin kuin pitääkin ja joku taho haluaa tiedot uudelleen suoraan palkanlaskennasta, ihan vain sen vuoksi että kyseinen yksittäinen henkilö kokee helpommaksi saada tiedon suoraan, tulisi pitäytyä siinä, että tiedot on annettu ja ne tulee noutaa tulorekisteristä. Tässä kuten monessa muussakin asiassa, kun palkanlaskijat tekevät arvokasta työtä kuten pitääkin, tekijän arvo ei nouse ylimääräistä tekemällä.
Oikea-aikainen aineiston toimittaminen
Se, että aineisto palkanlaskentaan toimitetaan sovitusti ja oikeaan aikaan, on tulorekisterin aikakaudella entistäkin tärkeämpää. Kun palkanlaskija saa kaiken tarvitsemansa tiedon ajoissa, se mahdollistaa myös palkanlaskennan ja ilmoitusten tekemisen, paitsi ajallaan, myös oikein. Kaikkea voi toki korjata, mutta koska korjaaminen takautuvasti tuo aina huomattavan määrän lisätyötä siihen verrattuna, että kaikki olisi ollut oikein heti, on tavoiteltava menettely se, että tarpeellinen tieto saadaan ajoissa. Virheellinen ilmoittaminen ja korjauksethan ovat myös määräaikojen ylittyessä sanktioituja.
Kerromme Tulorekisterin muutoksista myös #palkkapodcastissa, kuuntele jakso alta!
Riikka Lehtinen ja Eija Männistö
Henkilöstö- ja palkkahallinnon asiantuntijaryhmä
