Tilitoimiston tehtävienhallinta pandemian jälkeisessä ympäristössä
Moni asia on muuttunut viime vuosina, kun koronaviruspandemia on alkanut vaikuttaa kaikkiin toimialoihin ja liiketoimintakäytäntöihin. Pandemian jälkeisessä ympäristössä taloushallintoalan yrityksien on astuttava nopeasti esiin ja tehtävä muutoksia pysyäkseen elinkelpoisina, järjestäytyneinä ja auttaakseen muita, jotka kamppailevat näiden ongelmien kanssa.
Tilitoimiston, kirjanpitäjän tai palkanlaskijan tulee olla joustava ja mukautua alati muuttuvaan ympäristöön ja uusiin ohjeisiin. Toiminnanohjausohjelmistojen käyttö auttaa mukautumaan ja siirtymään uuteen tapaan menestyä.
Säännöllinen viestintä tuo mielenrauhaa
Kirjanpitäjän työssä on tärkeää olla asiakkaaseen yhteydessä joko puhelimitse, sähköpostitse tai pikaviestinnän avulla. Vaihtelevassa ja epävarmassa pandemian jälkeisessä maailmassa säännöllisellä viestinnällä, joka ylittää perustarpeen, on merkitystä.
Sosiaalisen median aikataulutettu julkaisukalenteri, verkkosivuston ajankohtaiset uutiset ja uudet viestintämenetelmät, kuten nettisivuilla toimivat chat-robotit ja mobiilisovellukset ovat apunasi nykyajan säännöllisen viestinnän toteutumisessa.
Asiakkailla on tänä päivänä tiettyjä odotuksia palvelun laatuun ja tapaan, jolla se toteutetaan. He odottavat, että saavat vahvistuksen tilauksestaan samalla sekunnilla, kun se on tehty ja päivityksen toimituksesta samana päivänä. Tämä pätee myös kirjanpitäjään ja tilitoimistoon. Asiakkaat ovat tottuneet aktiiviseen viestintään, joten on hyvä harkita myös työkaluja vastaamaan kysyntää.
Tyytyväisistä asiakkaista suosittelijoita
Ihmiset ostavat paljon todennäköisemmin tuotteen tai palkkaavat palveluntarjoajan, jos joku, jonka he tuntevat ja johon he luottavat, suosittelee heille sitä. Tilitoimistoa valitsevan asiakkaan ostopäätös perustuu hänen käsitykseensä tilitoimiston hänelle tuottamasta arvosta ja mielikuvista, joita hänellä tilitoimistosta on. Kirsi Orava: Tilitoimisto, erotu joukosta! (Tilitoimistossa, 23.5.2017)
Ei ole epäilystäkään siitä, etteivätkö jotkut tilitoimistot tienaa pelkästään tuotemerkillään. Tämä tapahtuu suosittelujen ja fiksun markkinoinnin ansiosta, joka muuttaa pelkän tyytyväisyyden kannatukseksi. Sitoutuneempaan asiakaskuntaan kannattaa tähdätä. Ole aktiivinen Facebookissa, Linkedinissä ja Googlessa sillä uudet asiakkaat etsivät tilitoimistoa näiden kautta.
Houkuttele uusia asiakkaita
Voi olla vaikea tietää, miten palveluita kannattaa markkinoida, kun päivittäinen toiminta muuttuu niin paljon. Markkinointistrategioiden uudet väylät ja painopisteet ovat järkeviä. Olipa tuote tai palvelu kuinka hyvä tahansa, tärkeintä on edelleen yrityksen kyky saada palvelut kohdeyleisön tietoon.
Suosittuja ja tehokkaita digitaalisen markkinoinnin käytäntöjä ovat muunmuassa:
- Hakukoneoptimointi yrityksen verkkosivustolla ja sen ulkopuolella
- Sisällyttäminen Google My Businessiin ja kaikkiin muihin arvostelusivustoihin
- Opt-in-sähköpostin tilaajaluettelo ja säännöllinen uutiskirje-viestintä
- Sitoutuminen sosiaaliseen mediaan, jota käytetään kohdennetulle markkinalle
- Videosisältö, joka informoi, sitouttaa ja kouluttaa potentiaalisia ja nykyisiä asiakkaita
Luo yksinkertainen ja helppo asiakkaan perehdytysprosessi
Kun tilitoimisto on saanut uuden asiakkaan huomion kiinnitettyä itseensä, perehdyttämisprosessi määrittää sävyn koko asiakassuhteelle.
Monet aiemmin mainituista tavoista tukea nykyisiä asiakkaita auttavat myös tutustuttamaan uudet asiakkaat liiketoimintamenetelmiin. Tähän kuuluu viestintäyhteyksien luominen ja pitkäaikaisen aikataulun laatiminen jatkuville tapaamisille. Nämä vaihtelevat suuresti sen mukaan, tarvitseeko asiakas vain veroilmoituksen ennen kevään määräaikaa vai haluaako hän pitkän aikavälin kirjanpitopalveluita.
Vaikka erityispiirteet kattavat monenlaisia asioita, asiakassuhteen vakiinnuttaminen sisältää aina seuraavat asiat:
- Selitetään, mitkä palvelut toimivat asiakkaalle
- Budjetista keskusteleminen ja kustannusten ja maksuprosessin määrittäminen
- Sopimusten allekirjoittaminen ja lupa käyttää taloudellisia ja arkaluonteisia tietoja
- Viestintävälineiden ja odotusten määrittäminen yhteydenpidon osalta
- Asiakkaan tarpeiden, huolenaiheiden ja tavoitteiden ymmärtäminen
- Kaikkien kirjanpitoon ja verotukseen liittyvien oikeudellisten asioiden käsittely
All-in-one -alusta
Kun kaikki uudet tiedot, prosessit ja viestintätyypit ovat kyseessä, yksi ratkaisu on älykäs valinta kaikille alan yrityksille. TaxDomen kaltainen toiminnanohjausohjelmisto auttaa yksinyrittäjiä, yritysjohtajia, pienyritysten omistajia ja tiimipäälliköitä järjestämään tietoja, virtaviivaistamaan prosesseja ja pitämään kaikki tehtäviensä tasalla maksimaalisen tehokkuuden saavuttamiseksi.
TaxDome on yksi Taloushallintoliiton yhteistyöjäsenistä.
Ota käyttöön toiminnanohjausohjelmisto
Tilitoimistojen tehtävänkäsittelyssä on osin samoja piirteitä kuin projektiliiketoiminnan ja tukipalvelun tehtävissä. Tilitoimistoalan kiehtova erityispiirre on toistuvat tehtävät. Toistuvia tehtäviä on toki muillakin toimialoilla, esimerkiksi viestintätoimistoissa ja it-palveluissa, mutta tuskin missään muualla niiden merkitys on yhtä keskeinen kuin tilitoimistoissa. Ja tuskin millään muulla toimialalla niihin liittyy yhtä monipuolisia ja kiehtovan monimutkaisia tarpeita. Janne Fredman: Tehtävänkäsittely tilitoimistoissa (Tilitoimistossa, 17.9.2021).
Jo vuonna 2018, pari vuotta ennen pandemian alkamista, yli neljännes kyselyyn osallistuneista kirjanpitäjistä ilmoitti käyttävänsä toiminnanohjausohjelmistoa säännöllisesti. Nyt kun koronaviruspandemia on ajanut taloushallintoalaa kohti virtuaalisia kokouksia, digitaalista tietojen jakamista ja viestintää sekä etätyötä, tämäntyyppisen ohjelmiston tarve on kasvanut huomattavasti. Yhdelläkään tilitoimistolla tai kirjanpitoalan ammattilaisella, joka haluaa pysyä kilpailukykyisenä, ei ole varaa jättää huomiotta tämäntyyppisen hyödykkeen organisatorista voimaa.
Toistuvien tehtävien automatisointi on hyvä lähtökohta. Se, että saat esimerkiksi lähetettyä asiakkaalle ajoitetun sähköpostin tai reaaliaikaisen viestin automaattisesti, jossa pyydät heiltä tarvittavan kirjanpitoaineiston joka kuukausi helpottaa jo aivan valtavasti työkuormaa.
Ota kaikki hyöty irti parhaista toiminnanohjausohjelmistoista
Mitkä ominaisuudet ovat kaikista tarpeellisimpia tilitoimistoille? Miksi tyytyä useaan eri vaihtoehtoon, kun tarjolla on kaiken kattavia alustoja? Ohjelmistoja, jotka keskittyvät työntekijöiden ja prosessien sisäiseen organisointiin, asiakirjojen hallintaan ja jakamiseen, säilytykseen ja turvallisuuteen, asiakkaiden valvontaan ja viestintään ja paljon muuta. TaxDomesta löytyvät kaikenkokoisille tilitoimistoille suunnattujen ohjelmistojen vaihtoehdot toimivat hyvin myös suurille tilitoimistoille ja yksittäisille kirjanpidon ammattilaisille.
Tärkeintä viestintää asiakkaiden kanssa on se, että asiakkaat saavat tietoja ja päivityksiä haluamallaan tavalla. Mikään ei tee tätä helpommaksi kuin oma asiakasportaali ja siihen liittyvä sovellus, jota voidaan käyttää kaikilla mobiililaitteilla ja älypuhelimilla. Tämä on yksi tärkeimmistä ominaisuuksista, joita jokainen tilitoimisto ja kirjanpitäjä tarvitsee.
TaxDomessa asiakasviestintä on keskiössä. TaxDome sisältää asiakasviestintään sopivan alustan, joten viestinvaihto voidaan suorittaa turvallisesti TaxDomen oman ympäristön sisällä. Myös verkkosivut kuuluvat peruspakettiin ja niitä voidaan muokata helppokäyttöisellä graafisella editorilla.
TaxDomen kautta voidaan toimittaa myös materiaalia. Esimerkiksi puuttuvien kuittien toimitukseen (tai puuttuvien kuittien listauksen) voi olla mielekästä käyttää sähköpostin sijaan omaa viestikanavaa asiakaan ja tilitoimiston kirjanpitäjän välillä. Tällöin myös toimituksen yhteydessä viesti asiakaan vastauksesta materiaaleineen saapuu suoraan prioriteettilistalla kärkeen eikä huku muiden viestien joukkoon.
Asiakas- tai asiakassuhteiden hallintaportaali sopii erinomaisesti sekä pitkäaikaisille että uusille asiakkaille. Sen avulla yritykset voivat luokitella ja erottaa toisistaan ammattisuhteen eri vaiheissa olevat henkilöt. Tämä toiminnanohjausalustan toiminnallisuus antaa mahdollisuuden tietää aina tarkalleen, kuka tarvitsee mitä ja milloin. Organisointi parantaa asiakastyytyväisyyttä.
Pandemian mahdollisesti aiheuttaman työntekijämäärän vähenemisen ja rahan säästämisen vuoksi tehtävien automatisointi on erittäin järkevää minkä tahansa tilitoimiston kannalta. Nämä toiminnot auttavat luomaan tehokkaampia prosesseja esimerkiksi perehdyttämiseen, viestintään, toistuviin tehtäviin – kuten kuukausittaiseen kirjanpitoon – ja muistutuksiin.
Tiedostojen luominen, muokkaaminen ja turvallinen tiedostojenhallinta
Kirjanpitoon ja palkanlaskentaan liittyy valtava määrä asiakirjoja. Paperisten asiakirjojen käsittelyn aika on suurimmaksi osaksi ohi. Tämä pätee erityisesti pandemian jälkeisessä maailmassa, jossa digitaalinen käyttö ja etäviestintä ovat korvanneet henkilökohtaiset tapaamiset. Siksi parhaissa ohjelmistoissa on oltava turvallinen tapa käsitellä ja luoda asiakirjoja sekä järjestelmä, jossa on rajaton pilvitallennus kaikkien asiakirjojen turvallisuuden takaamiseksi.
Integraatiot taloushallinnon ohjelmistojen kanssa
Vaikka asiakkaat hakevat yritykseltä apua veroilmoituksen tekemiseen ja muissa taloushallinnon kirjanpito- ja käsittelypalveluissa, suuri osa heistä käyttää suosittuja taloushallinnon ohjelmistoja. Kyky järjestää tietoja useista lähteistä helpottaa paljon sujuvampaa prosessia, jossa tiedonsiirron virheriski on mahdollisimman pieni. Näitä voivat olla esimerkiksi Fennoa, Netvisor, Maestro, Heeros, Lemonsoft, Procountor jne.
Vielä parempi on mahdollisuus integroida muita suosittuja ohjelmia taloushallinnon ohjelmistoon. Kuvittele, miten kätevää on reaaliaikainen yhteys luottokorttimaksuprosessoreihin, kuten Stripeen, ja sähköpostipalvelimiin, kuten Gmailiin, Outlookiin ja Yahooseen. Integroinnit valtavaan luetteloon ulkoisia sovelluksia Zapierin kautta räjäyttävät toiminnallisuuden uskomattomiin ulottuvuuksiin.
