Asiakkaana tilitoimistossa

Tilitoimiston käyttö on asioista sopimista. Tilitoimiston asiakkaaksi siirtyminen on helppoa, tilitoimisto hallitsee taloushallinnon kokonaisuuden ja tietää, mistä asioista sovitaan ja missä järjestyksessä. Usein tilitoimisto ehdottaa yrityksellesi sopivaa palvelukokonaisuutta ja tapaa toimia taloushallinnon tehtävien työnjaossa. Jos sähköiset menetelmät eivät vielä ole käytössä taloushallinnossasi, tilitoimiston avulla ne käynnistyvät suunnitelmallisesti. Verkkolaskupalvelut kuuluvat olennaisena osana sähköiseen asioiden hoitoon.

Tilitoimistoilla on käytettävissään Taloushallintoliiton kehittämä sopimusmalli, jossa sopijaosapuolten oikeudet ja velvollisuudet on selkeästi huomioitu ja mallin laajasta palveluvalikoimasta poimitaan palvelut juuri sinun yrityksesi tarpeisiin. Voit tutustua sopimusmallin yleisiin ehtoihin ja tilitoimistojen laajaan palvelujen peruskirjoon sivun alla olevasta linkistä. 

Taloushallinnon ulkoistaminen on helppoa, tilitoimistolla on valmiit rutiinit ja ohjeet, joiden mukaan on toimitaan.

Palvelun hinnoittelu perustuu ostamasi palvelupaketin laajuuteen sekä työn määrään. Kuukausihintasi muodostuu näiden kahden yhdistelmästä ja kasvaa samaa vauhtia liiketoimintasi kanssa.

Miten ostat uutta palvelua?

Alla olevan taloushallinnon ulkoistajan tarkistuslistan avulla varmistat, että osaat pyytää tilitoimistoltasi oikeat palvelukokonaisuudet. Taloushallintoliiton auktorisoima toimisto mm. käyttää sopimusmallia, joka nopeuttaa ja helpottaa palvelun sisällöstä sopimista. Voit valita ensin listalta sellaiset palvelut, jotka ovat yrityksellesi tärkeitä ja käydä sen jälkeen tilitoimiston palvelut läpi listan kanssa.

Tilitoimiston palveluita

Tilinpäätös Tilitoimistojen peruspalvelu, jonka varaan yrityksesi talousohjaus rakentuu.

Verotus Ilmoitukset, maksut ja suunnittelu liittyen arvonlisäverojesi ja muiden yhtiöverojesi suorittamiseen. Yrittäjän verotuksen optimointi eri yhtiömuodoissa.

Yhtiöasiat Yhtiörakenteen ja -järjestyksen suunnittelu sekä hallinto.

Palkanlaskenta Työntekijöidesi ja osakkaidesi palkanmaksun, työnantajasuoritusten ja raportoinnin hoitaminen.

Varastonvalvonta ja -hallinta Vaihtuvan omaisuuden esimerkiksi myytäväksi ostettujen tai valmistuksessa tarvittavien tavaroiden ja raaka-aineiden arvon seuranta ja kirjaaminen.

Analysonti ja ennustaminen Liiketoimintasi avainlukujen seuranta ja ennustaminen myyntisi ja liiketoimintahistoriasi perusteella. Kehitysehdotukset ja varoitukset, jos sovitut raja-arvot ylittyvät.

Verkkolaskut Laskujen ohjaaminen verkkopalveluoperaattoreiden kautta asiakkaillesi.

Myyntilaskujen lähetys Myyntilaskujen tuottaminen ja lähettäminen puolestasi. Kattaa sopimuslaskutuksen ja suoriteperusteisen laskutuksen toimittamiesi tietojen perusteella.

Ostolaskujen kierrätys Vastaanottamiesi laskujen vastaanottaminen, vienti ja arkistointi sähköiseen muotoon ja maksatus. Laskujen tiliöinti ja vienti kirjanpitoon puolestasi.

Budjetointi Yrityksesi tulojen ja menojen arviointi ja budjetin päivittäminen tilikauden aikana.

Raportointi Yrityksesi tunnuslukujen seuranta ja poikkeamien raportointi.

Kassavirtalaskenta Rahaliikenteen ennustaminen, rahoituksen järjestäminen ja saatavien hallinta.

Tuote-, rahoitus- ja investointilaskenta Kannattavuutesi ja investointiesi suunnittelu ja seuranta.

Ulkoistamisen mahdollisuudet ja mitä et voi ulkoistaa?

MILLAISIA MAHDOLLISUUKSIA VALINTAASI LIITTYY?

Suurimpia ulkoistuksen hyötyjäsi on, että saat hyväksi havaitut ja tuotteistetut toimintamallit nopeasti käyttöösi. Aikaasi ei kulu liiketoimintasi kannalta epäolennaisten rutiinien hiomiseen.

  • Vältät yrityksesi perusliiketoimintaan liittymättömät rekrytoinnit. 
  • Voit valita ja kilpailuttaa parhaiten tilanteeseesi sopivat palvelut
  • Saat palvelut valmiina, etkä joudu satsaamaan myöskään järjestelmähankintoihin tai resurssoimaan ja kouluttamaan taloushallinnon järjestelmän pääkäytäjää.
  • Saat valmiita malleja hinnoitteluun, budjetointiin, ulkomaankauppaan tai toimialasi erityisvaatimuksiin.
  • Sähköistät liiketoimintasi hetkessä (esimerkiksi verkkolaskut, raportit, tiliotteet, maksut).

MILLAISIA ONGELMIA ULKOISTAMINEN EI RATKAISE?

Et voi ulkoistaa ongelmia. Se tarkoittaa, että tilitoimisto ei estä myyntisi tai kassavirtasi ehtymistä, jos liiketoiminnassasi on ongelmia. Kannat edelleen suurimman vastuun yrityksen taloudesta. Ilman myyntiä ei tilitoimistokaan pysty toimintaasi vakauttamaan.

Ulkoistaminen ei myöskään tarkoita, että voisit jättää kirjanpitäjän oman onnensa nojaan. Hän tarvitsee aivan yhtä paljon tietoa liiketoiminnastasi ja sopimuksistasi kuin oma työntekijäsikin, jotta osaisi tehdä oikeita päätöksiä ja ehdotuksia liiketoimintasi kehittämisestä.

MILLAISIA TIETOJA SINUN PITÄISI TOIMITTAA KIRJANPITÄJÄLLESI?

Lakisääteinen peruskirjanpito edellyttää, että toimitat kirjanpitäjällesi liiketapahtumia kuvaavien tositteiden lisäksi esimerkiksi tekemäsi sopimukset ja tiedot antamistasi lainojen vakuuksista sekä vastuista ­– esimerkiksi pitkäaikaiset vuokrasopimukset ja takuut – joihin olet sitoutunut. Sovit kirjanpitäjäsi kanssa myös, mitä asioita kirjanpitäjä ottaa hoitaakseen esimerkiksi maksamiseen liittyvissä asioissa. Peruskirjanpitoa laajemmat palvelut edellyttävät usein, että toimitat tilitoimistollesi liiketoimintaasi liittyvää lisätietoa, kuten myyntiennusteen.

Seuraavassa listassa on esimerkkejä tiedoista, joita kirjanpitäjäsi tarvitsee, kun haluat budjetoida, analysoida ja ennustaa liiketoimintaasi:

Osto- ja myyntisopimukset 
Kirjanpitäjäsi osaa ennustaa kassavirtaasi tarkemmin, kun hän tietää millaisia tuloja ja menoja on tulossa. Hän osaa jaksottaa menoja tarkemmin ja varoittaa sinua ajoissa, jos esimerkiksi hankinnat rasittavat liiallisesti yrityksesi kassaa.

Myyntiennuste
Kun kerrot tilitoimistollesi tiedot meneillään olevista myyntiprojekteista, osaa kirjanpitäjäsi suunnitella kanssasi kassavirtaa ja päivittää budjetteja.

Lista asiakkaista
Kun haluat sähköistää osto- tai myyntilaskutuksesi, tarvitsee kirjanpitäjäsi tiedot asiakkaistasi. Jos käytössäsi ei ole muuta listaa, voit toimittaa tilitoimistollesi vanhat osto- ja myyntilaskut, joista kirjanpitäjäsi voi kerätä järjestelmäänsä asiakastietosi.

Tuotantokustannukset
Jos haluat seurata asiakas- tai palvelukannattavuuksiasi, tarvitsee kirjanpitäjäsi tiedot tuotantosi kustannuksista. Jos teet projekteja, voit toimittaa projektin tuntiseurantatiedot. Jos taas kyse on tuotemyynnistä, voi kannattavuuden laskea yksinkertaisimmillaan sisään- ja ulosmyyntihintojen erotuksena.

Keskeiset muutokset liiketoiminnassa
Jos tiedossasi on selkeitä muutoksia liiketoiminnassasi, kuten yrityskauppoja, kerro niistä ajoissa tilitoimistollesi. Näin kirjanpitäjäsi osaa kertoa ja suunnitella kanssasi ajoissa, miten muutoksiin valmistaudutaan ja miten niistä selvitään parhaiten.

Investoinnit
Suuret investoinnin ovat yrityksesi käyttöomaisuutta, joka vähennetään suunnitelman mukaisesti useampien vuosien aikana. Kerro investointitarpeesta kirjanpitäjällesi ajoissa ja pyydä häneltä suunnitelma esimerkiksi rahoitukseen ja poistoihin.

Rekrytoinnit 
Kerro kirjanpitäjällesi rekrytoinneista ja muista olennaisista muutoksista yrityksesi kiinteisiin kuluihin. Tieto auttaa kirjanpitäjääsi selvittämään tarvittavat tiedot ajoissa (esimerkiksi palkanmaksu) ja varautumaan kuluihin kassavirtasuunnittelussa.

Miten mittaat onnistumista

Varmista jo palvelun käynnistysvaiheessa, että käytössäsi on mittarit palvelun laadun seuraamiseen. Yksinkertaisimmillaan palvelukello on mittari, jonka avulla varmistat, että kaikki asiat tapahtuvat ajallaan ja että kirjapitäjäsi on huolehtinut kaikista sovituista asioista.

Esimerkkejä mittareista, joita voit soveltaa oman yrityksesi tarpeisiin:

Ajantasaisuus Toimittiko tilitoimistosi palvelukellossa mainitut asiat määrähetkeen mennessä?

Helppokäyttöisyys Tarjoaako tilitoimistosi käyttöösi selkeät ja ymmärrettävät sähköiset järjestelmät esimerkiksi ostolaskujen hyväksyntään? Saitko helppolukuiset raportit, jotka tiivistävät olennaisen liiketoimintasi kehityksestä ja tuloksesta?

Nopeus Lähtevätkö myyntilaskusi vuorokauden kuluessa siitä, kun olet antanut laskutusluvan?

Automaattisuus Lähtevätkö esimerkiksi jatkuvaan kuukausisopimukseen perustuvat laskusi ajallaan kuun viimeisenä päivänä asiakkaalle?

Tehokkuus Tekikö tilitoimisto työnsä nopeammin kuin olisit itse tehnyt?

Täsmällisyys Huolehtiko kirjanpitäjä puolestasi, että säännölliset kuukausisuoritukset esimerkiksi verottajalle lähtivät varmasti ja että kaikki vuosi-ilmoitukset on tehty?

Kehittyvä palvelu Raportoiko kirjanpitäjäsi keskeiset epäkohdat ja seikat, joihin sinun tulisi yrityksen johtajana erityisesti kiinnittää huomiota? Onko hän ehdottanut mitään kehitystoimenpiteitä tai muutoksia viimeisen vuoden aikana?