Tilitoimisto ja yrittäjä – varo ohjelmistoloukkua!
Useimmista kirjanpito-ohjelmistoista ja palkkaohjelmista käyttäjäyritys saa ladattua itselleen kohtuullisella vaivalla tai jopa sujuvasti kirjanpitoaineiston, kun ohjelmiston käyttö loppuu.
Valitettavasti minulle on tullut viime aikoina tilitoimistoilta yhteydenottoja liittyen useampaan ohjelmistoon. Näistä ohjelmistoista aineiston saa ladattua vain raportti ja tosite kerrallaan, mikä vähänkään suuremmilla aineistoilla ei ole käytännössä realistinen toimintamalli. Näin ollen käyttäjäyritys jää toimittajaloukkuun ohjelmiston arkistopalvelun osalta kuuden vuoden ajaksi.
En usko, että tämä on näiden ohjelmistotoimittajan tietoinen ilkeämielinen ratkaisu. Eurojen nyhtäminen vastahakoisilta poistuneilta asiakkailta ei ole mainittava tulonlähde ja heikentää ohjelmiston mainetta. Puutteiden syynä on uskoakseni se, että asiaa ei tuotekehityksen varhaisvaiheissa ole huomioitu ja toteutus on sitten jäänyt muiden kiireiden jalkoihin. Tiedänkin eräiden ohjelmistotalojen jo ryhtyneen toimiin tilanteen korjaamiseksi.
Data-asetus antaa tilitoimistoille ja loppuasiakasyrityksille lisää oikeuksia ohjelmistoon kertyneeseen dataan. Asetus on kuitenkin tuore ja sen soveltamisesta ei vielä ole kokemuksia. Sen vuoksi asia kannattaa aina varmistaa uutta ohjelmistoa hankittaessa.
Ohjelmistosopimusta solmittaessa yrityksen tai tilitoimiston kannattaa selvittää, millä toimintamallilla, ehdoilla ja kustannuksilla se saa ohjelmiston käytön loputtua mukaansa kirjanpitoaineiston sekä muun tarvitsemansa ohjelmistoon sisältyvän datan. Jos datan saamisessa arvioidaan olevan haasteita, on syytä varmistua, millä hinnalla ohjelmiston saa arkistokäyttöön kuudeksi vuodeksi.
